2017年12月28日下午兩點(diǎn)，廣州珠江鋼琴集團(tuán)股份有限公司荔灣老廠區(qū)迎來(lái)了熱鬧。本來(lái)，生產(chǎn)人員和設(shè)備都已經(jīng)搬遷到增城新廠區(qū)，荔灣老廠區(qū)基本半空，但這一天在老廠區(qū)會(huì)議室舉辦了珠江鋼琴綜合知識(shí)管理系統(tǒng)的正式上線培訓(xùn)，集團(tuán)組織了包括各職能部門(mén)資料員、各分支企業(yè)的檔案管理負(fù)責(zé)人、檔案相關(guān)管理人員共60余人共同參與此次系統(tǒng)上線培訓(xùn)活動(dòng)。

       檔案是企業(yè)內(nèi)部最為規(guī)范的知識(shí)，為企業(yè)存在留下歷史依據(jù)，檔案管理工作不僅能維護(hù)歷史真實(shí)面貌，還是組織管理工作的一部分，是提高組織工作質(zhì)量和工作效率的基礎(chǔ)，更是衡量一個(gè)組織管理水平的重要尺度。因此，做好檔案管理工作對(duì)一個(gè)組織的健康發(fā)展至關(guān)重要。珠江鋼琴深深明白這一點(diǎn)，所以一向非常重視檔案的管理與利用。珠江鋼琴擁有專用的檔案庫(kù)房，并配備了相應(yīng)的檔案管理人員，對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行了有序化管理，并嚴(yán)格進(jìn)行檔案的出入口管理，有效實(shí)現(xiàn)維護(hù)歷史面貌的目的。

       但是，隨著管理與信息技術(shù)日新月異，如今僅把檔案有序化地封存在檔案室已不能滿足企業(yè)的日常需要。檔案可供日后重復(fù)利用，是企業(yè)作歷史借鑒及功能改善的重要材料。因此，如何讓檔案更好、更便捷地發(fā)揮共享、利用的功能已成為當(dāng)今成功企業(yè)的必修課。

       廣東紹林科技開(kāi)發(fā)有限公司有幸中標(biāo)成為軟件服務(wù)提供商，為珠江鋼琴提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理解決方案。歷經(jīng)了接近三個(gè)月的系統(tǒng)實(shí)施，珠江鋼琴對(duì)紹林科技開(kāi)發(fā)的會(huì)博通綜合知識(shí)管理系統(tǒng)進(jìn)行了從初步到深入的了解，不僅規(guī)劃了綜合檔案的管理，還將證照管理、知識(shí)內(nèi)容管理等方面都納入了系統(tǒng)的管理范疇。

       這一次培訓(xùn)工作，正是珠江鋼琴實(shí)施紹林科技提供的全企業(yè)協(xié)同化檔案管理解決方案的開(kāi)端。在會(huì)博通綜合知識(shí)管理系統(tǒng)下，各職能部門(mén)不僅可以在系統(tǒng)中管理部門(mén)內(nèi)的文檔，在需要?dú)w檔時(shí)，還可利用系統(tǒng)形成歸檔移交清單，快捷地實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案在檔案室的歸檔；檔案管理員可根據(jù)清單，直接在系統(tǒng)上進(jìn)行歸檔編輯操作。如此一來(lái)，完美地解決了由檔案管理處理習(xí)慣導(dǎo)致的檔案資料收集不完全、歸檔工作量突增、歷史資料丟失等情況，實(shí)現(xiàn)了關(guān)鍵文檔從形成、共享、利用到歸檔的全生命周期管理，聯(lián)合整個(gè)集團(tuán)參與文檔管理工作，用最少的成本完美實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化工作。

       培訓(xùn)會(huì)后，紹林科技還演示了系統(tǒng)的新功能——流程化歸檔。珠江鋼琴肯定了這種方式的可行性，表示今后可對(duì)科技等類型檔案實(shí)施。雙方還對(duì)下屬單位啟用檔案管理軟件的具體實(shí)施工作進(jìn)行了探討。未來(lái)，珠江鋼琴將建成一套以數(shù)據(jù)和電子文檔為依托、經(jīng)集成與處理的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)各類檔案的檢索、查詢，由此實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)、高效、科學(xué)地管理集團(tuán)公司及其下屬企業(yè)所有檔案的目的。