繁忙的企業(yè)辦公室里,似乎總會(huì)有那么幾堆“無(wú)處安放”的文件:這份是收集起來(lái)等掃描的,那份是掃描后準(zhǔn)備交檔案員的……一看如亂麻,一翻如山崩,太!亂!了!
且慢,讓我們重啟一下,來(lái)捋順——檔案從收集、數(shù)字化上傳到移交的流程!
首先,應(yīng)用會(huì)博通掃描機(jī)器人“龜仔”,公司可以無(wú)需設(shè)置專人進(jìn)行掃描,員工自行登錄“龜仔”程序,就可以快速掃描紙質(zhì)文件,將文件數(shù)字化上傳到系統(tǒng)中。
員工上傳的電子文件,會(huì)直接傳輸?shù)綍?huì)博通系統(tǒng),儲(chǔ)存至管理員預(yù)設(shè)的目錄內(nèi)。除了員工本人和管理員,其他人都無(wú)法查看,避免了公用電腦的泄密風(fēng)險(xiǎn)。
對(duì)于掃描后的紙質(zhì)文件,我們可以在“龜仔”旁放一個(gè)文件盒,員工掃描后將紙質(zhì)文件放入盒子內(nèi)保存即可。如果是涉密文件,可以設(shè)置專門的保密柜來(lái)存放。
同時(shí),管理員可以每周或每隔固定時(shí)間,就到辦公室收走已掃描的紙質(zhì)文件資料,移交到公司的檔案室。這樣無(wú)論是管理員,還是員工,都無(wú)需為了交收文件而頻繁跑腿。
由于所有文件都已通過(guò)“龜仔”數(shù)字化上傳,管理員可以在會(huì)博通系統(tǒng)上,集中對(duì)收集的文件進(jìn)行管理,如批量下載或?qū)С觯蜻M(jìn)行歸檔、鑒定等流程。
有了“龜仔”,全員參與收集、集中進(jìn)行管理,文檔數(shù)字化管理更高效了!
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