隨著我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度增快，各類經(jīng)濟(jì)活動也在逐漸增加，因此，在這一過程中出現(xiàn)的信息量也呈現(xiàn)出不斷增加的發(fā)展趨勢，紙質(zhì)檔案和傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會企業(yè)發(fā)展的需要。“互聯(lián)網(wǎng)＋”屬于時代發(fā)展的重要特征，也是世界發(fā)展的主要潮流和趨勢。

根據(jù)當(dāng)前的時代特征和檔案管理工作具體實施的情況，“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理模式，使得傳統(tǒng)檔案管理的工作模式得到改變，有效提升了檔案管理的工作效率與準(zhǔn)確度。

公司簡介

河北訊騰工程項目管理有限公司（以下簡稱：迅騰）成立于2013年3月，注冊資金300萬元，于2014年2月26日取得政府采購代理資質(zhì)，2015年8月14日取得中央投資項目招標(biāo)代理預(yù)備級資格。

業(yè)務(wù)范圍

自成立以來，迅騰在政府采購、交通、水利、教育、農(nóng)業(yè)等多個行業(yè)積極開展采購招標(biāo)工作，業(yè)務(wù)區(qū)域以河北省為主，包括保定市、高碑店市、定興縣等多個市縣，業(yè)務(wù)種類包括工程、貨物、服務(wù)等多種類型。

迅騰所面臨的項目檔案管理問題

隨著企業(yè)的發(fā)展，迅騰所承接的業(yè)務(wù)也越來越多，從而產(chǎn)生的項目檔案資料也隨之增加。

在項目檔案資料增加的過程中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理出現(xiàn)的問題也越來越多，慢慢地降低了檔案管理的工作效率。所以這次迅騰借力會博通知識管理系統(tǒng)，驅(qū)動企業(yè)實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理模式，打造“數(shù)字化”項目檔案管理平臺。

迅騰工程項目招標(biāo)管理系統(tǒng)的特色

一、標(biāo)準(zhǔn)化的項目檔案的形成

按傳統(tǒng)檔案管理方式，管理項目檔案的時候，由于涉及的人員、部門較多，大家的管理標(biāo)準(zhǔn)不一，項目檔案信息將會有所缺失。

會博通打造的迅騰管理平臺，可以提供自定義的標(biāo)準(zhǔn)化分類功能（如某項目包括：前期準(zhǔn)備資料、項目實施資料、竣工驗收資料等分類），當(dāng)制訂了標(biāo)準(zhǔn)的分類以后，管理人員就可以直接按這個分類模版新建及管理檔案。同時，在新建項目檔案的時候，可按照業(yè)務(wù)需要，自由定義該項目檔案的信息屬性，設(shè)定選填/必填，或者設(shè)置編號方式等，標(biāo)準(zhǔn)化項目檔案的信息管理：

二、提醒功能

由于項目在每個階段都有特定的時間點和特定的人來完成，但在紙質(zhì)項目檔案管理過程中，由于項目檔案的數(shù)量眾多，管理人員可能很難對每份檔案的信息都完全掌握好，任務(wù)也不太好進(jìn)行分派，容易遺忘階段性的工作實施。

平臺提供關(guān)鍵節(jié)點的提醒功能，在項目層面可以根據(jù)不同的管理節(jié)點，設(shè)置對應(yīng)的提醒人、提醒內(nèi)容和提醒時間，平臺就會在對應(yīng)的時間點提醒實施者進(jìn)行業(yè)務(wù)跟進(jìn)。

三、自定義檔案搜索統(tǒng)計

以往紙質(zhì)檔案管理，企業(yè)如想要在海量的項目檔案中找到符合某些條件的檔案，往往需要多方面配合才能完成，這樣做既耽誤了員工的時間，也耗費了企業(yè)的成本。

而根據(jù)平臺提供的自定義搜索條件功能，迅騰可以預(yù)先設(shè)置好常用的搜索條件，例如：設(shè)定按當(dāng)月開標(biāo)、按項目區(qū)域、按招標(biāo)單位、按招標(biāo)方式等條件，找出相關(guān)項目并進(jìn)行簡單統(tǒng)計匯總，能有效支撐業(yè)務(wù)的開展。

四、線上、線下的借還體系

在項目進(jìn)行過程中，人員繁雜，紙質(zhì)檔案查、借閱頻繁，項目檔案不知去向的事情經(jīng)常發(fā)生，導(dǎo)致公司蒙受損失和陷入困擾。

根據(jù)平臺提供的借還體系，迅騰員工想要借用某項目檔案資料的時候，可以在平臺上發(fā)起借用流程，審批通過后，員工可以自行選擇線上或線下使用資料，并且平臺也會自動保留借用的信息，為以后的項目檔案管理提供證據(jù)，基本杜絕紙質(zhì)檔案不知所蹤的情況發(fā)生。

五、提供專家?guī)?/span>

迅騰的業(yè)務(wù)涉及行業(yè)較多，專家資源對其尤為重要，所以平臺提供的專家?guī)旃δ埽瑤推浞诸悆Υ嫘袠I(yè)專家信息，方便有需要時提取資料。例如：當(dāng)迅騰的工作人員想要找尋某個行業(yè)高級職稱且有20年經(jīng)驗的專家時，可以快速獲取符合條件的專家列表。

迅騰項目檔案管理的價值

河北訊騰工程項目管理有限公司借力信息技術(shù)，將檔案管理系統(tǒng)融入公司日常的項目管理工作中，實現(xiàn)項目檔案管理“標(biāo)準(zhǔn)化”、“數(shù)字化“及”智能化“。

1、標(biāo)準(zhǔn)化：標(biāo)準(zhǔn)化的分類和屬性管理，每一種類型的項目都可以制訂一套標(biāo)準(zhǔn)的分類及屬性設(shè)定，幫助迅騰公司實施標(biāo)準(zhǔn)化的項目信息及檔案管理。

2、數(shù)字化：實現(xiàn)了項目檔案的數(shù)字化管理，以及一套安全有序的借還管理方法，管控了項目檔案的安全應(yīng)用。

3、智能化：可自定義的搜索類型可以拿來支撐業(yè)務(wù)，如：獲取每月需要開標(biāo)的項目等等。除滿足對業(yè)務(wù)的需求外，還可以在關(guān)鍵節(jié)點中添加提醒，幫助項目經(jīng)理及時跟進(jìn)業(yè)務(wù)。同時，專家?guī)鞄椭鷮＜颐浄珠T別類存儲，便于提取利用。

總體來說，迅騰攜會博通，不僅響應(yīng)國家號召，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，還支撐日常的業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化與智能化管理，大大提高了管理效率。