網(wǎng)絡時代企事業(yè)單位建設檔案管理系統(tǒng)必備6大功能 

眾所周知，檔案管理一直是企事業(yè)單位、組織機構管理不可或缺的重要組成部分，央企、國企、政務機構尤其重要。那么在這個經(jīng)濟、科技、網(wǎng)絡飛速發(fā)展的時代，如何建設檔案管理系統(tǒng)才能滿足單位的需求呢？網(wǎng)絡時代企事業(yè)單位建設檔案管理系統(tǒng)需要哪些功能呢？

紹林科技作為我國最早的一家高科技軟件企業(yè)，1988年已開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品會博通，亦是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應商之一。在過去30年，我們一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，不斷升級，為打造組織知識生態(tài)鏈而努力，現(xiàn)在已經(jīng)成為經(jīng)國家認證雙軟企業(yè)，國家重點支持的高新技術企業(yè)。會博通在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。曾為南方電網(wǎng)、中國銀行、農(nóng)業(yè)銀行、中國電信、日立電梯、佛山人大、中糧集團、珠江鋼琴等企事業(yè)單位部署綜合檔案管理系統(tǒng)，提供檔案管理信息化建設方案。下面就由會博通綜合檔案管理系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理分享《網(wǎng)絡時代企事業(yè)單位建設檔案管理系統(tǒng)必備功能》供大家參考：

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理指出：網(wǎng)絡時代企事業(yè)單位的檔案管理的信息化建設不僅是時代的需要，更是企業(yè)發(fā)展的需要，建設檔案管理系統(tǒng)應該實現(xiàn)兩個目的：

一、檔案有序化管理：

網(wǎng)絡時代企事業(yè)單位建設檔案管理系統(tǒng)需要提供可自由定義檔案分類、結構分類與屬性分類等功能。要滿足業(yè)務檔案實現(xiàn)個性化，實體與電子檔案有序化管理。

二、檔案管理規(guī)范化：

網(wǎng)絡時代企事業(yè)單位建設檔案管理系統(tǒng)須提供細粒化依權限管理功能，不同崗位、不同職責的用戶，在使用系統(tǒng)過程中按其權限實現(xiàn)檔案錄入、移交、查閱與借還，自由定義專業(yè)檔案業(yè)務的協(xié)作方式，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理指出：網(wǎng)絡時代企事業(yè)單位建設檔案管理系統(tǒng)必備六大功能：

1、檔案收集：

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)支持多全宗管理模式，提供屬性新建、掃描新建、網(wǎng)頁新建、批量新建等多種檔案錄入功能。應支持Excel表格導入形成案卷與卷內(nèi)目錄以及數(shù)字文件的根據(jù)題名、檔號、順序號等對應信息批量對應上傳的功能，并提供電子案卷的可流程化處理功能，可實現(xiàn)分布式或集中式的檔案整理需求；

2、規(guī)范檔案管理：

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)符合國家標準，且滿足綜合性檔案的集中存儲、集中應用，可對檔案門類以及屬性字段進行自定義創(chuàng)建，滿足單位管理文書檔案、會計檔案等十大類檔案資料的需求，并支持干部人事檔案管理功能，全面管理單位涉及的所有檔案門類。擁有從檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計、編研、過期檔案處的檔案全生命周期管理體系與對應的管理功能，并對檔案的出入庫，包括原件與數(shù)字文件的借閱與歸還的申請與登記功能，并可實時統(tǒng)計檔案資料的利用情況、借用熱度等數(shù)據(jù)；

3、檔案整理：

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)支持符合國家標準的檔案封面、背脊、目錄、備考表等的套打功能，每次打印均可在不影響表格模板原格式的基礎上套取打印模板并調(diào)整打印格式；

4、檔案安全管理：

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)具有完善的安全機制，靈活的權限設置和多級管理方式。采用基于角色的安全控制方法和細粒度的權限控制，可針對用戶進行功能授權、角色授權和管理范圍授權?；跈n案管理規(guī)范的安全控制策略，如密級、單位、門類、有效期、權限、內(nèi)容等。用戶只有通過身份、權限驗證，才能使用與自己權限相對應的功能；文件在網(wǎng)絡傳輸過程中是加密傳輸；對用戶的登錄和操作都有完整的日志記載；

5、檔案檢索查詢：

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)支持關鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、類自然語言搜索以及組合條件搜索等多種檢索方式，并且檢索結果須根據(jù)工作職能與授權決定；

6、檔案統(tǒng)計：

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)可對庫存檔案的綜合情況實現(xiàn)可視化直觀展現(xiàn)，并可根據(jù)檔案種類、檔案保管期限、檔案密級、數(shù)字檔案不同維度進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，并且，在每一個檔案管理分類的屬性頁面中，都帶有自定義統(tǒng)計功能。

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