2020年HR須知人事檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題匯總

眾所周知，在我國(guó)，人事檔案對(duì)于用人單位和職工都具有十分重要的作用,人事檔案記錄了一個(gè)人的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、事務(wù)能力、政治面貌、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等多類重要信息，如實(shí)的反映個(gè)人的人生狀態(tài)。人事檔案的管理可以提高企業(yè)、單位的人力資源利用率，對(duì)于用人單位了解員工和制定用人計(jì)劃具有重要意義。但是，由于不少單位，還在采用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，甚至有的單位不重視人事檔案管理，導(dǎo)致人事檔案管理混亂。那么人事檔案管理混亂會(huì)造成怎樣的后果？

紹林科技作為我國(guó)早期高科技軟件企業(yè)，1988年已開(kāi)發(fā)出我國(guó)第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品會(huì)博通，亦是我國(guó)最早的知識(shí)與內(nèi)容管理軟件開(kāi)發(fā)與供應(yīng)商之一。在過(guò)去30年，他們一直潛心研發(fā)綜合知識(shí)管理系統(tǒng)，不斷升級(jí)，為打造組織知識(shí)生態(tài)鏈而努力，現(xiàn)在已經(jīng)成為經(jīng)國(guó)家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國(guó)家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)。會(huì)博通在知識(shí)管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動(dòng)化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。曾為南方電網(wǎng)、中國(guó)銀行、農(nóng)業(yè)銀行、中國(guó)電信、日立電梯、佛山人大、中糧集團(tuán)、珠江鋼琴等黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位部署綜合檔案管理系統(tǒng)，提供檔案管理信息化建設(shè)方案，促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新、提高效率。下面就有會(huì)博通人事檔案管理資深產(chǎn)品經(jīng)理分享人事檔案管理的幾個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題，以助于用人單位避免人事檔案管理混亂造成沒(méi)必要的損失。

傳統(tǒng)人事檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題：

在實(shí)際工作中，因?yàn)檫^(guò)去與現(xiàn)在對(duì)人事檔案管理方式不同，人事檔案管理重視程度不同，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式往往造成大量的人事檔案電子化及信息傳遞的脫節(jié)，導(dǎo)致部分人事檔案的缺失或信息不準(zhǔn)確。這種情況成為目前人事檔案管理的最大問(wèn)題。

一、傳統(tǒng)的人事檔案管理機(jī)制不健全，人事資料真實(shí)性、完整性難以保證。很多單位雖然都有專門(mén)的人事檔案管理部門(mén)，但是部門(mén)內(nèi)部的管理方式并不完善，部門(mén)外部的配套管理制度也不健全。

二、傳統(tǒng)人事檔案管理方式落后，利用率不高。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式都缺乏技術(shù)性，依舊采用原有的人力管理模式，這種管理模式在單位需要查取人員信息時(shí)需要翻閱大量的資料，再一次次的檢索、查閱，最終找出正確的人提取正確的信息，這種方式極其不便，且與現(xiàn)代化飛速發(fā)展的科技脫軌，大大降低了人力資源的利用率，阻礙了人力資源的有效分配。

三、傳統(tǒng)人事檔案管理方式有待提升。對(duì)于個(gè)人和單位來(lái)說(shuō)，檔案原件是極其重要的，因而人事資源保管是檔案管理工作的重中之重。

在現(xiàn)代化的信息社會(huì)中，采用電子信息化的人事資源管理方式是無(wú)法避免的，現(xiàn)代社會(huì)信息量的大量提高導(dǎo)致原本的管理方式出現(xiàn)很多無(wú)法填補(bǔ)的漏洞，只有借用現(xiàn)代化的管理方式才能很好地跟上時(shí)代的步伐，例如，會(huì)博通綜合人事檔案管理系統(tǒng)，不是一個(gè)單純的人事資源管理平臺(tái)，他屬于一個(gè)系統(tǒng)化的知識(shí)管理體系，在人事檔案管理方面，具有高效員工檔案存儲(chǔ)、歸檔、分類、查詢、備份等一系列自動(dòng)化管理方案。借助會(huì)博通這一套嶄新的人力資源管理體系，能夠通過(guò)內(nèi)部查詢及時(shí)有效的調(diào)取員工信息，提高人力資源利用率，有效切實(shí)的分配人力資源，同時(shí)會(huì)自動(dòng)備份人事資源，很難造成資源丟失，最終對(duì)企業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)存也是一個(gè)好的方面。

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