此前，會博通綜合知識管理系統(tǒng)中標(biāo)《廣州珠江鋼琴集團(tuán)股份有限公司檔案管理系統(tǒng)項目》，會博通將作為整個珠江鋼琴集團(tuán)及其相關(guān)企業(yè)的綜合性檔案管理系統(tǒng)，協(xié)作珠江鋼琴更好地在現(xiàn)階段的檔案管理慣例與流程上達(dá)到優(yōu)化升級，順利讓集團(tuán)的檔案管理從主要針對實體檔案，注重維護(hù)歷史面貌作用的檔案管理模式，過渡到檔案的信息化管理，建設(shè)一套能為整個集團(tuán)公司及其所屬分支企業(yè)協(xié)同工作的檔案管理系統(tǒng)，集成實體檔案與數(shù)字化檔案管理，注重檔案可為生產(chǎn)經(jīng)營活動提供重復(fù)利用的管理模式，實現(xiàn)全面、科學(xué)地管理集團(tuán)公司所有檔案的目的。

經(jīng)過項目啟動會議決定，決定利用會博通對檔案的全生命周期管理方法，實施各個職能部門通過會博通分布式管理文件資料，再由檔案室集中實現(xiàn)檔案管理的模式，從檔案的采集形成、集中管理、共享利用到其生命消亡實現(xiàn)全面管理，打破了歷來檔案工作繁重造成的難以開展、歸檔資料及檔案處理工序復(fù)雜及數(shù)字化工作的沉重壓力等問題，合理利用公司資源，有效結(jié)合信息化技術(shù)，真正實現(xiàn)檔案管理作為維護(hù)歷史面貌以及提供歷史借鑒的重要材料特性。

會博通項目實施團(tuán)隊通過調(diào)研，為珠江鋼琴制定了《系統(tǒng)客戶化部署實施方案》，確立創(chuàng)建對應(yīng)的檔案管理全宗、公司層面的管理架構(gòu)（綜合檔案管理、綜合知識管理、證照管理等）、職能部門層面的管理分類，并通過組織架構(gòu)的虛擬化，實現(xiàn)了與用戶現(xiàn)實的職責(zé)職能一致的系統(tǒng)應(yīng)用權(quán)限，方便用戶加入到檔案管理的協(xié)作模式中去。