為使企業(yè)退休人員檔案整理工作規(guī)范化，便于檔案的保管和利用，現(xiàn)就企業(yè)退休人員檔案整理工作要求作如下說(shuō)明：

 一、企業(yè)退休人員檔案的內(nèi)容和分類

企業(yè)整理退休人員檔案時(shí)，應(yīng)本著完整、條理、真實(shí)的原則，按檔案內(nèi)容將其分為以下四類：

 (一)招工、退休材料：包括招工（入伍）審批表、病退材料、退休申請(qǐng)表、公示結(jié)果、退休審批表等；

（二）工資待遇材料：包括轉(zhuǎn)正定級(jí)、升級(jí)、調(diào)資等

各種工資變動(dòng)審批表和解決待遇問(wèn)題審批材料，保險(xiǎn)福利待遇核定等材料；

（三）加入黨團(tuán)材料：包括中國(guó)共產(chǎn)黨入黨申請(qǐng)書(shū)、入黨志愿書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、中國(guó)共產(chǎn)黨黨員登記表，黨紀(jì)處分材料，入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)、入團(tuán)志愿書(shū)、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料，加入民主黨派的有關(guān)材料；

（四）其他材料：不屬于上述三類的材料一律歸入此類（整理時(shí)應(yīng)按原檔案管理分類排序歸類）。

 二、企業(yè)退休人員檔案卷內(nèi)文件目錄的登記

目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，目錄登記要求清晰、確切、精煉，目錄應(yīng)放在檔案首頁(yè)，包括以下內(nèi)容：

1．類號(hào)和順序號(hào)（如第一類第一份，在目錄應(yīng)登記為“一、1”，以此類推）；

2．材料名稱（有題名一般要登記全稱，無(wú)題名或題名不準(zhǔn)確重?cái)M題名，題名稱較長(zhǎng)可以用規(guī)范簡(jiǎn)稱縮寫(xiě)，但應(yīng)準(zhǔn)確反映材料的主要內(nèi)容）；

3．材料制成的時(shí)間（材料制成時(shí)間要填全年月日，一般采用落款時(shí)間）；

4．材料的份數(shù)，頁(yè)碼的計(jì)算登記。材料份數(shù)應(yīng)以每個(gè)完整材料為一份；材料頁(yè)數(shù)的計(jì)算，每面為一頁(yè)，無(wú)內(nèi)容的頁(yè)面不計(jì)算頁(yè)數(shù)，并按頁(yè)碼數(shù)如數(shù)填寫(xiě)，封面封底及襯紙后空白頁(yè)不計(jì)算頁(yè)數(shù)，封二或封三的填寫(xiě)說(shuō)明不算頁(yè)數(shù)。

書(shū)寫(xiě)目錄時(shí)，應(yīng)在每類目錄之后，留出適量的空格，供補(bǔ)充材料使用。

 三、企業(yè)退休人員檔案整理要求

1．排序：在具體整理檔案時(shí)，所有材料按檔案形成時(shí)間的先后排序。并在每份材料第一頁(yè)的右上角編上類號(hào)和順序號(hào)（此編號(hào)與目錄編號(hào)要一致，具體格式為：類號(hào)—順序號(hào)，如第二類第三份材料的編號(hào)格式為2—3）

2．技術(shù)加工：對(duì)招工（入伍）登記表、退休審批表、工資待遇等重要材料，有用紙不規(guī)則、破損、卷角和折皺等情況的，要進(jìn)行剪裁、裱糊、包邊等技術(shù)加工，以延長(zhǎng)檔案文件材料的保存壽命。

文件材料上有大頭針、曲別針、訂書(shū)針等金屬物品，要去除，防止銹蝕。

 四、企業(yè)退休人員檔案的裝訂

在裝訂退休人員檔案時(shí)，用白色卡線裝訂，長(zhǎng)度要適中。裝訂時(shí)，將全卷材料卷面向下，把卡線對(duì)折，然后將折點(diǎn)當(dāng)穿頭，由卷面中眼穿至卷底，最后將已穿過(guò)卷底上下兩線頭，同時(shí)朝卷底中眼的折頭帶孔中對(duì)穿打結(jié)。

 五、檔案的編號(hào)及檔案盒脊背的填寫(xiě)

（一）檔案的編號(hào)

1．檔案編號(hào)的構(gòu)成：檔號(hào)由社保個(gè)人編號(hào)、單位社保編碼、案卷順序號(hào)三級(jí)代碼構(gòu)成。①社保個(gè)人編號(hào)（填寫(xiě)社保個(gè)人編號(hào)后8位阿拉伯?dāng)?shù)字），以職工退休待遇審批表個(gè)人編號(hào)為準(zhǔn)；②單位社保編碼（6位阿拉伯?dāng)?shù)字），以職工退休待遇審批表單位編碼為準(zhǔn)；③案卷順序號(hào)（單位移交退休人員編號(hào)），此號(hào)到移交市檔案館時(shí)統(tǒng)一編制。

2．檔案編號(hào)的要求：①確保唯一性，一人一檔，一檔一號(hào)，不得重復(fù)；②用耐久字跡（炭素、籃黑墨水等）規(guī)范填寫(xiě)在檔案盒脊背的指定位置。

（二）檔案盒脊背的填寫(xiě)

橫向填寫(xiě)檔號(hào)，豎向填寫(xiě)單位名稱，原工作單位可用雕刻的印章加蓋，填寫(xiě)時(shí)要求字跡清晰耐久、書(shū)寫(xiě)端正、整齊美觀。

示例：

（三）檔案盒封面填寫(xiě)個(gè)人身份證號(hào)碼

 六、使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的目錄、封皮和檔案盒

企業(yè)整理退休人員檔案所需的目錄、封皮和檔案盒由市檔案局統(tǒng)一印制，各參保單位和個(gè)人需要時(shí)向市檔案局購(gòu)買。

 七、對(duì)已整理好的檔案的處理

已按人事檔案整理標(biāo)準(zhǔn)將退休人員檔案分十類整理好的企業(yè)，只需按四類重新填寫(xiě)一份目錄，并注明在原目錄中的對(duì)應(yīng)位置，檔案材料可不再重新整理裝訂。

來(lái)源：市檔案局