會博通綜合知識管理系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理指出：數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型設(shè)計(jì)功能架構(gòu)，應(yīng)能集成管理各門類數(shù)字檔案資源，具備收集、元數(shù)據(jù)捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計(jì)、備份、災(zāi)難恢復(fù)、用戶管理、權(quán)限管理等基本功能，為電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全提供首要保障，并達(dá)到靈活擴(kuò)展、簡單易用的基本要求。其具體功能需求可參見《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》。

1、檔案門類管理

數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)以國家或地方制定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為基礎(chǔ)，具有管理文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業(yè)等各門類電子檔案和輔助管理實(shí)體檔案資料的功能，且具備靈活的可擴(kuò)展功能，包括檔案資料門類的擴(kuò)展管理、分類方案的擴(kuò)展管理、適當(dāng)?shù)脑獢?shù)據(jù)方案擴(kuò)展管理、電子檔案移交包制作的擴(kuò)展管理等。

1.1 電子檔案門類的擴(kuò)展管理

應(yīng)能依據(jù)已經(jīng)實(shí)施的元數(shù)據(jù)方案擴(kuò)展管理新增電子檔案門類，且具備新增門類歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的捕獲、登記以及電子檔案的分類、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢索、利用、鑒定、處置、統(tǒng)計(jì)、移交、審計(jì)、用戶管理等一系列功能。

1.2 實(shí)體檔案門類的擴(kuò)展管理

應(yīng)能擴(kuò)展管理新增的實(shí)體檔案門類，且具備新增實(shí)體檔案門類的分類、編目、著錄、檢索、利用、鑒定、處置、統(tǒng)計(jì)、移交、審計(jì)、用戶管理等一系列功能。

1.3 分類方案的擴(kuò)展管理

應(yīng)能靈活配置各門類檔案資料分類方案，支持對檔案門類、年度、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限等著錄項(xiàng)值域的擴(kuò)展定義，尤其是多級機(jī)構(gòu)或問題分類方案的擴(kuò)展配置。

1.4 元數(shù)據(jù)方案的擴(kuò)展管理

應(yīng)能適度擴(kuò)展設(shè)置電子檔案管理所需的元數(shù)據(jù)元素；應(yīng)能根據(jù)同級國家綜合檔案館的要求，配置生成基于可擴(kuò)展標(biāo)記語言（XML）格式的電子檔案及其元數(shù)據(jù)移交數(shù)據(jù)包。

2、檔案接收采集功能   

數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)能以在線或離線方式自動或半自動接收、采集形成于不同環(huán)境的，經(jīng)過系統(tǒng)整理的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)，登記歸檔電子文件，并通過計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)等關(guān)鍵指針建立二者間的關(guān)聯(lián)。

2.1 文書類電子文件的接收采集

應(yīng)能自動接收并登記形成于辦公自動化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文書類電子文件及其相對應(yīng)的元數(shù)據(jù)，采集形成于機(jī)關(guān)各職能部門的非公文類電子文件，分類、有序地存儲電子文件及其組件，保證關(guān)于同一事由的往來文件及其組件完整并相互關(guān)聯(lián)。

2.2 聲像類電子文件的采集

應(yīng)支持電子文件形成部門或檔案部門上傳或掛接照片、錄音、錄像等聲像類電子文件，自動提取形成時間和背景、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)。

2.3 科技和專業(yè)類電子文件的接收采集

各種科技、專業(yè)類電子文件的接收采集功能可參照4.2.1執(zhí)行。有其他專門規(guī)定的，從其規(guī)定。

3、檔案分類編目

數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)支持電子文件的分類、編目、命名和存儲，完成電子文件的歸檔保存，輔助完成紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體歸檔文件的分類、編目工作。

3.1 分類組織

應(yīng)能以自動或半自動化方式為各門類電子文件或傳統(tǒng)載體歸檔文件的年度、機(jī)構(gòu)或問題、項(xiàng)目代號、案卷號、件號、保管期限等分類項(xiàng)賦值，調(diào)整其排列順序，從而完成電子文件或輔助完成傳統(tǒng)載體歸檔文件的分類組織，維護(hù)關(guān)于同一事由的往來文件、組件的完整性和相互間的有機(jī)關(guān)聯(lián)。

3.2 歸檔存儲

應(yīng)能統(tǒng)籌電子文件和傳統(tǒng)載體歸檔文件，根據(jù)分類結(jié)果自動賦予檔號，完成歸檔過程。應(yīng)能依據(jù)檔號各構(gòu)成項(xiàng)自動、逐級建立并命名文件夾，分類存儲電子檔案，并采用檔號自動為電子檔案命名；應(yīng)使用第三方權(quán)威機(jī)構(gòu)提供的技術(shù)手段，在適當(dāng)時間生成電子檔案原文的固化信息，提供驗(yàn)證途徑。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本的上傳、掛接和存儲功能需求可參照執(zhí)行。

3.3 編目著錄

應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)，支持各門類電子檔案題名、責(zé)任者、文件編號、時間、保管期限等元數(shù)據(jù)的著錄，自動編制電子檔案案卷級、文件級電子目錄。應(yīng)能根據(jù)電子檔案著錄的不同要求，提供必要的著錄窗口，為著錄者提供下拉菜單、攜帶錄入以及日歷、時間軸等自動化著錄工具，提升著錄方式的自動化程度；應(yīng)能自動核驗(yàn)著錄信息的完整性、規(guī)范性和有效性，并提示修改、校正，應(yīng)支持在權(quán)限許可范圍內(nèi)的元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)的增加、修改、刪除等。

4、檢索利用

數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)以權(quán)限管理為基礎(chǔ)，支持多途徑、多角度且易用的檢索和利用方式，應(yīng)能滿足用戶各類查檔需求。

4.1 檔案檢索

應(yīng)能提供多種類型的檢索方式，包括：不設(shè)定檢索字段的簡單檢索，選定多項(xiàng)檢索字段及其邏輯關(guān)系的高級檢索，模糊檢索和精確檢索，跨檔案門類檢索，全文檢索等。應(yīng)支持用戶根據(jù)需要設(shè)定任意檢索條件查找其權(quán)限許可范圍內(nèi)的數(shù)字檔案資源，并能在檢索結(jié)果中作更精確查找。

4.2 檔案利用

應(yīng)支持用戶在權(quán)限許可范圍內(nèi)在線查看、打印目錄數(shù)據(jù)或原文，如有必要，應(yīng)能限制用戶對電子檔案或傳統(tǒng)載體數(shù)字副本組件或具體頁面的可閱讀范圍；應(yīng)能對數(shù)字檔案資源的下載進(jìn)行審批、添加數(shù)字水印和授權(quán)閱讀時間等，應(yīng)支持實(shí)體檔案借閱的申請、審批、登記、歸還等。

4.3 檔案編研

應(yīng)支持用戶開展檔案編研工作，授權(quán)用戶能建立編研計(jì)劃、分配工作任務(wù)、建立編研素材庫、復(fù)制粘貼數(shù)字檔案內(nèi)容信息、審核編研文稿、發(fā)布或下載編研成果等。

5 鑒定統(tǒng)計(jì)

數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)具備各門類檔案資料的鑒定處置功能，應(yīng)具備對各種檔案資料以及相關(guān)業(yè)務(wù)情況的統(tǒng)計(jì)管理功能。

5.1 鑒定處置

應(yīng)支持各種類型的檔案鑒定任務(wù)，包括檔案密級或保管期限變更，檔案續(xù)存、銷毀、移交等，應(yīng)支持檔案管理人員依據(jù)書面鑒定報告，通過直接修改密級、保管期限等著錄字段，執(zhí)行銷毀、移交功能，完成檔案鑒定處置任務(wù)；或根據(jù)實(shí)際需求，具備鑒定處置工作流功能，應(yīng)能支持鑒定審批流程的配置、實(shí)施，包括發(fā)起鑒定任務(wù)、實(shí)施鑒定、審批鑒定意見、觸發(fā)處置功能等；應(yīng)留存銷毀記錄，包括銷毀授權(quán)、銷毀內(nèi)容、銷毀執(zhí)行人、銷毀時間等；應(yīng)能生成符合《電子檔案移交與接收辦法》及同級國家綜合檔案館要求的電子檔案移交數(shù)據(jù)包。

5.2 統(tǒng)計(jì)報告

應(yīng)支持實(shí)體檔案、數(shù)字檔案資源室藏量的統(tǒng)計(jì)，應(yīng)能靈活設(shè)定統(tǒng)計(jì)條件，包括：檔案門類、保管期限、格式、大小、時間長度、類、卷、件、存儲載體等；應(yīng)支持檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，包括：利用檔案的職能部門及人次、利用實(shí)體檔案和數(shù)字檔案門類及數(shù)量、數(shù)字檔案下載瀏覽量等；應(yīng)能按照統(tǒng)計(jì)年報要求，通過統(tǒng)計(jì)報表、柱圖、餅圖或曲線等各類方式顯示、打印統(tǒng)計(jì)報告。

6 系統(tǒng)管理

數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)具備審計(jì)跟蹤、用戶與權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、參數(shù)設(shè)置等基本系統(tǒng)管理功能。

6.1 審計(jì)跟蹤

應(yīng)具備日志功能，用于記錄、審計(jì)各類管理、操作行為。應(yīng)能記錄管理員、各類用戶的行為信息，包括登錄數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)、實(shí)施檔案門類管理、編輯元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)、處置電子檔案等各種操作行為；應(yīng)能記錄非授權(quán)用戶試圖登錄或操作的行為；應(yīng)能記錄登錄或操作失敗的有關(guān)信息；應(yīng)具備日志檢索、輸出、導(dǎo)出等管理功能。

6.2 用戶與權(quán)限管理

應(yīng)能配置三員管理用戶組，支持靈活的用戶組、用戶注冊、賦權(quán)、編輯、刪除、遷移等操作；應(yīng)具備完善的功能權(quán)限與數(shù)據(jù)權(quán)限，能夠靈活賦權(quán)或關(guān)閉權(quán)限，并具有可擴(kuò)展性；應(yīng)支持用戶口令管理，包括口令強(qiáng)度、找回口令、口令重置、關(guān)閉口令等功能。

6.3 數(shù)據(jù)維護(hù)

應(yīng)具備基本的數(shù)據(jù)維護(hù)功能，應(yīng)支持多種通用格式的元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的自動備份與恢復(fù)，以及數(shù)字檔案資源的刪除與回收等。

6.4 參數(shù)設(shè)置

應(yīng)支持全宗信息配置與編輯，可為各門類數(shù)字檔案資源配置檔號構(gòu)成規(guī)則，通過數(shù)據(jù)字典管理功能在允許范圍內(nèi)配置元數(shù)據(jù)值域，應(yīng)支持電子檔案原文存儲路徑的配置，以及各種報表格式的編輯、修改等。

7、技術(shù)文檔管理

根據(jù)數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方式的不同，應(yīng)收集保存必要的應(yīng)用軟件文檔，為系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行、維護(hù)等提供保障。采用開發(fā)方式建設(shè)的應(yīng)用軟件，應(yīng)收集保存功能規(guī)格設(shè)計(jì)說明書、詳細(xì)設(shè)計(jì)書、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)書、技術(shù)報告、用戶手冊等文檔，文檔編制應(yīng)符合《計(jì)算機(jī)軟件文檔編制規(guī)范》（GB/T 8567-2006）的相關(guān)要求。采購商品化的應(yīng)用軟件時，至少應(yīng)收集保存數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)文檔、用戶手冊等。

8、測評鑒定

以開發(fā)方式建設(shè)數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)的，推薦進(jìn)行應(yīng)用軟件的測評?？蛇x擇第三方權(quán)威檢測機(jī)構(gòu)根據(jù)招投標(biāo)文件及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對應(yīng)用軟件進(jìn)行功能性檢測并出具檢測報告，在測評合格的基礎(chǔ)上，組織數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方、承建方、監(jiān)理方、同級檔案行政管理部門進(jìn)行項(xiàng)目的鑒定驗(yàn)收。

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