電子檔案管理系統(tǒng)中必不可少的統(tǒng)計(jì)功能，你用上了嗎？
電子檔案太多，一個(gè)個(gè)手動(dòng)統(tǒng)計(jì)費(fèi)時(shí)又費(fèi)力？月/年度檔案存儲(chǔ)、利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表，還要自己設(shè)計(jì)？為解決檔案統(tǒng)計(jì)難的問題，各企事業(yè)單位紛紛上線電子檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理員得以擺脫繁重、重復(fù)的機(jī)械式統(tǒng)計(jì)工作。
早在2021年3月份，國家市場監(jiān)督管理總局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布的《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）,對(duì)電子檔案管理自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)功能，就提出過2個(gè)明確要求：
其一是，系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案數(shù)量與存儲(chǔ)容量的統(tǒng)計(jì)功能，可按照答案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
市面上的檔案管理軟件，是否符合國家對(duì)于檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化要求？就會(huì)博通電子檔案管理系統(tǒng)而言，我們?cè)?8年產(chǎn)品剛面市的時(shí)候，就匹配了簡單的檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)功能。經(jīng)過三十多年的發(fā)展，如今已經(jīng)形成了集類型、分布、年度、報(bào)表等不同形式于一體的檔案統(tǒng)計(jì)功能。
1.檔案類型分布統(tǒng)計(jì)
按類型劃分統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，可以是電子檔案、實(shí)體檔案；也可以是音頻、視頻、圖片、文檔等。類型可自定義。
2.檔案年度分布統(tǒng)計(jì)
利用年度分布統(tǒng)計(jì)，檔案管理員可直觀掌握不同年度檔案統(tǒng)計(jì)狀況。
3.檔案保管期限統(tǒng)計(jì)
利用檔案保管期限分布統(tǒng)計(jì)，管理員可便捷掌握檔案保管期限分布情況。
4.檔案密集分布統(tǒng)計(jì)
利用檔案密集分布統(tǒng)計(jì)，檔案管理員可快速了解檔案的保密級(jí)別占比。
除可視化統(tǒng)計(jì)圖表之外，為方便您進(jìn)行總結(jié)、匯報(bào)，會(huì)博通電子檔案管理系統(tǒng)也同步提供表格統(tǒng)計(jì)功能。比如檔案工作匯總表、數(shù)字檔案統(tǒng)計(jì)表、個(gè)人工作量統(tǒng)計(jì)表、臺(tái)賬表等。表格支持一鍵導(dǎo)出。
以上統(tǒng)計(jì)功能內(nèi)置于會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)軟件當(dāng)中。您在使用系統(tǒng)時(shí)，只需做好檔案的分類和存儲(chǔ)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)各類數(shù)據(jù)，幫助您全方位掌握本單位的檔案數(shù)據(jù)量，有效量化檔案管理工作。
前行不輟、未來可期，會(huì)博通將繼續(xù)深入各行業(yè)檔案管理應(yīng)用，研創(chuàng)與各業(yè)務(wù)場景相結(jié)合的電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)功能，以及優(yōu)質(zhì)的系統(tǒng)應(yīng)用，打造數(shù)字經(jīng)濟(jì)新動(dòng)能，助力企事業(yè)單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
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