會博通檔案管理系統(tǒng)升級之「智能輔助」
2022/6/21 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
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什么樣的工具能稱為智能化工具？這是一個比較寬泛的問題，見仁見智，有回答說要包括人工智能、大數(shù)據(jù)應(yīng)用；也有回答說，需要具備AR增強現(xiàn)實功能；還有回答說需要實現(xiàn)全流程的自動化。
對于會博通來說，全流程自動化是檔案管理系統(tǒng)智能化升級的重中之重。
會博通用將近兩年的時間，對11559個程序文件進行優(yōu)化調(diào)整，實現(xiàn)了輔助文件編號編制、編號自動查重、身份信息讀取、歸檔工作量統(tǒng)計的自動化操作，再一次提升了檔案管理系統(tǒng)用戶的工作效率。
01輔助文件編號編制
為了更好輔助紅頭文件編制，會博通檔案管理系統(tǒng)為用戶提供“套紅”功能。即：用戶可直接通過系統(tǒng)發(fā)起文件審核，若審核通過，可直接利用系統(tǒng)當(dāng)中的“套紅”功能，一鍵添加紅頭模板。文件編號就包含在紅頭模板當(dāng)中，編號可自動生成并自動延續(xù)。用戶不用擔(dān)心漏編或誤編，造成文件混亂。
02檔號自動查重
會博通檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了檔號自動查重功能，在實際執(zhí)行中，只要檔案編號出現(xiàn)重復(fù)，系統(tǒng)就會自動跳出提醒框,詢問操作者：檔案重復(fù)，是否繼續(xù)？用戶可以有效避免因粗心而造成的誤操作。
03身份證信息讀取
這一身份證讀取方式，可以讓檔案管理員告別手輸?shù)姆爆?，快速完成檔案的資料的查找，極大的提高了檔案工作的效率。
04歸檔工作量統(tǒng)計
您知道，您一年歸檔了多少份檔案嗎？在會博通檔案管理系統(tǒng)中，您可以隨時查看，當(dāng)下的檔案歸檔成果。統(tǒng)計維度涵蓋類型、分布、年度、報表等，豐富多元，滿足不同的業(yè)務(wù)應(yīng)用需求。
歸檔工作量統(tǒng)計功能，內(nèi)置于會博通管理系統(tǒng)軟件當(dāng)中，您在使用系統(tǒng)的過程當(dāng)中，只需做好檔案的分類和存儲，系統(tǒng)就會自動統(tǒng)計各類數(shù)據(jù)，幫助您全方位掌控檔案數(shù)據(jù)量，有效量化檔案管理工作。
自動化操作更省心！會博通檔案管理系統(tǒng)以輔助文件編號編制、檔號自動查重、身份證信息讀取、歸檔工作量統(tǒng)計4個維度幫助用戶們提升檔案工作效率。目前，全流程自動化在檔案管理系統(tǒng)已融入各企事業(yè)單位檔案管理流程應(yīng)用，成為高效檔案工作重要功能加持。
對于會博通來說，全流程自動化是檔案管理系統(tǒng)智能化升級的重中之重。
會博通用將近兩年的時間，對11559個程序文件進行優(yōu)化調(diào)整，實現(xiàn)了輔助文件編號編制、編號自動查重、身份信息讀取、歸檔工作量統(tǒng)計的自動化操作，再一次提升了檔案管理系統(tǒng)用戶的工作效率。
01輔助文件編號編制
您有沒有注意，政府企業(yè)文書下發(fā)的紅頭文件，都會帶有一個編號。這個編號是為規(guī)范規(guī)章、法定制定程度而設(shè)的。國務(wù)院就曾頒布《規(guī)章制定程序條例》，許多部門也制定了本部門的規(guī)章制定辦法。
為了更好輔助紅頭文件編制，會博通檔案管理系統(tǒng)為用戶提供“套紅”功能。即：用戶可直接通過系統(tǒng)發(fā)起文件審核，若審核通過，可直接利用系統(tǒng)當(dāng)中的“套紅”功能，一鍵添加紅頭模板。文件編號就包含在紅頭模板當(dāng)中，編號可自動生成并自動延續(xù)。用戶不用擔(dān)心漏編或誤編，造成文件混亂。
02檔號自動查重
所謂檔號，指的是檔案的一個編號，包括全宗號、類別號、案卷目錄號、案卷號、件號、頁號等。通常來說檔案號具有唯一性，科學(xué)編制檔號，有利于檔案的管理和利用。
會博通檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了檔號自動查重功能，在實際執(zhí)行中，只要檔案編號出現(xiàn)重復(fù)，系統(tǒng)就會自動跳出提醒框,詢問操作者：檔案重復(fù)，是否繼續(xù)？用戶可以有效避免因粗心而造成的誤操作。
03身份證信息讀取
與公交卡、公司門卡類似，會博通檔案管理系統(tǒng)，在聯(lián)通身份證閱讀器后，可自動將用戶身份證號讀取到系統(tǒng)當(dāng)中，從而輔助完成線下實體檔案的快速申請、借閱。
這一身份證讀取方式，可以讓檔案管理員告別手輸?shù)姆爆?，快速完成檔案的資料的查找，極大的提高了檔案工作的效率。
04歸檔工作量統(tǒng)計
您知道，您一年歸檔了多少份檔案嗎？在會博通檔案管理系統(tǒng)中，您可以隨時查看，當(dāng)下的檔案歸檔成果。統(tǒng)計維度涵蓋類型、分布、年度、報表等，豐富多元，滿足不同的業(yè)務(wù)應(yīng)用需求。
歸檔工作量統(tǒng)計功能，內(nèi)置于會博通管理系統(tǒng)軟件當(dāng)中，您在使用系統(tǒng)的過程當(dāng)中，只需做好檔案的分類和存儲，系統(tǒng)就會自動統(tǒng)計各類數(shù)據(jù)，幫助您全方位掌控檔案數(shù)據(jù)量，有效量化檔案管理工作。
自動化操作更省心！會博通檔案管理系統(tǒng)以輔助文件編號編制、檔號自動查重、身份證信息讀取、歸檔工作量統(tǒng)計4個維度幫助用戶們提升檔案工作效率。目前，全流程自動化在檔案管理系統(tǒng)已融入各企事業(yè)單位檔案管理流程應(yīng)用，成為高效檔案工作重要功能加持。
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