檔案管理機(jī)器人有什么用？
機(jī)器人的概念大家都不陌生。機(jī)器人是一種能夠執(zhí)行特定任務(wù)的機(jī)械裝置。它們通常具備感知、決策和執(zhí)行的能力，可以自主地完成工作，而無需人類的直接干預(yù)。機(jī)器人可以根據(jù)預(yù)先設(shè)定的程序或通過學(xué)習(xí)和適應(yīng)來執(zhí)行任務(wù)。如今會(huì)博通和愛普生中國，聯(lián)合研制了檔案管理機(jī)器人，讓檔案管理工作更高效、更便捷。
01檔案管理機(jī)器人可以將文件資料快速數(shù)字化
檔案機(jī)器人配備有掃描儀，通過掃描儀，可以將紙質(zhì)文件快速電子化。檔案管理機(jī)器人采用的是愛普生掃描儀。愛普生成立于1942年5月，總部位于日本，是一家數(shù)碼影像領(lǐng)域的全球領(lǐng)先企業(yè)。愛普生掃描儀，擁有自動(dòng)雙面高速掃描、自動(dòng)糾偏/圖像處理、自動(dòng)形成雙層PDF的特性，可以輔助用戶快速將文件資料數(shù)字化。
02檔案管理機(jī)器人可以快速收集文檔資料
檔案管理機(jī)器人可根據(jù)業(yè)務(wù)需求包含多個(gè)“文檔錄入小分身”，每一個(gè)小分身可放置在文檔資料產(chǎn)出的地方，實(shí)現(xiàn)文檔資料當(dāng)即產(chǎn)出當(dāng)即數(shù)字化的結(jié)果。比如，對于某些必須要以紙質(zhì)形式存在的法律文件或合同，某些要求以紙質(zhì)形式提交特定的表格或申請文件；某些需要進(jìn)行線下簽名或蓋章等形式授權(quán)的文件，均可以隨時(shí)隨地通過“文檔錄入小分身”敏捷數(shù)字化。
03檔案管理機(jī)器人可以推動(dòng)文檔資料的合規(guī)化管理
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人緊貼“三合一”制度要求，將國家和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范融合在軟件當(dāng)中，讓用戶使用會(huì)博通，就能夠非常簡單的進(jìn)行規(guī)范化的檔案管理。會(huì)博通檔案管理機(jī)器人的合規(guī)化包括標(biāo)準(zhǔn)化檔案結(jié)構(gòu)管理，即用戶在新建分類時(shí)可獲取按照上級單位要求制定的分類模板，并把分下下所管理的檔案著錄屬性以及檔案表格等一并繼成。新建后即可按照上級單位規(guī)定的檔案管理規(guī)則，標(biāo)準(zhǔn)化地完成檔案的全生命周期管理工作。
04檔案管理機(jī)器人具有強(qiáng)安全強(qiáng)監(jiān)管的特性
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人擁有四大安全策略，分別是登錄安全、利用安全、存儲安全與痕跡可尋，可對從用戶登錄系統(tǒng)到瀏覽的全“旅程”進(jìn)行監(jiān)控，有效保障檔案安全。
第一是登錄安全：會(huì)博通系統(tǒng)通過錯(cuò)密鎖定、強(qiáng)制復(fù)雜密碼、機(jī)器指紋登錄，驗(yàn)證碼登錄、賬密加密傳輸、支持SSL網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)等技術(shù)手段，給企業(yè)文檔資料管理系統(tǒng)安上了一個(gè)密不透風(fēng)的“大門”，任何和文檔資料無關(guān)的人員都無法通過大門的考驗(yàn)，接觸到企業(yè)核心的文檔資料。
第二是利用安全：會(huì)博通采用與用戶工作職能相適應(yīng)的權(quán)限體系進(jìn)行多維度授權(quán)，系統(tǒng)可以區(qū)分閱讀條目與內(nèi)容權(quán)限，區(qū)分自己創(chuàng)建與他人創(chuàng)建的知識的權(quán)限，使用者可以不用通過下載即可預(yù)覽文檔資料，每個(gè)文件在傳輸?shù)倪^程中會(huì)被打上防擴(kuò)散水印，確保文件的使用安全。
第三是存儲安全：會(huì)博通支持?jǐn)?shù)據(jù)庫存儲和文件服務(wù)器存儲；支持本地、網(wǎng)絡(luò)和FTP存儲；支持分布式分區(qū)存儲；支持病毒掃描與加密存儲，嚴(yán)防SQL注入和禁止惡意程序上傳。會(huì)博通系統(tǒng)的多種存儲方式就是為了全方位保障企業(yè)文檔資料多途徑有地可存。會(huì)博通還會(huì)自動(dòng)識別惡意軟件，一旦系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)惡意軟件的上傳，隨即便會(huì)打開保護(hù)模式阻斷惡意軟件的上傳和擴(kuò)散。
第四是痕跡可循：會(huì)博通系統(tǒng)利用用戶登錄監(jiān)控、應(yīng)用操作行為監(jiān)控、工作流程監(jiān)控、類似于黑匣子的操作痕跡記錄、監(jiān)控信息統(tǒng)計(jì)與分析多種方式，實(shí)時(shí)保障文檔的安全。只要在系統(tǒng)當(dāng)初瀏覽過企業(yè)文檔資料，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)保存其瀏覽記錄，一旦發(fā)現(xiàn)哪個(gè)文檔資料出現(xiàn)泄露，通過痕跡可尋即可找到對應(yīng)的責(zé)任人，幫助企業(yè)快速找到泄密者。
05檔案管理機(jī)器人提供登記與統(tǒng)計(jì)的功能
倘若組織用戶想要使用某份文件、檔案或知識，可直接跟檔案管理員聯(lián)系，由其進(jìn)行登記并借出。登記功能可以詳細(xì)記錄文件檔案的流向，避免檔案泄露，確保檔案安全。此外，會(huì)博通還提供了檔案統(tǒng)計(jì)的功能，通過該功能用戶可以對一個(gè)時(shí)間段的資料情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以充分了解檔案資料的詳細(xì)工作情況以及組織的運(yùn)轉(zhuǎn)情況。
會(huì)博通檔案管理機(jī)器人可以說是貫穿了文檔的全生命周期管理。從文檔生成之后的數(shù)字化、到數(shù)字化之后的存儲、管理、利用等等都可以在檔案管理機(jī)器人上進(jìn)行操作，可以說是在“無紙化”辦公的模式下，最大化保障組織利益的工具體系。
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