2023年9月8日下午3點(diǎn)，會(huì)博通33周年優(yōu)惠活動(dòng)之制造業(yè)檔案管理系統(tǒng)專(zhuān)場(chǎng)直播，順利開(kāi)播。本次直播當(dāng)中，我們跟大家分享了在制造行業(yè)當(dāng)中檔案管理普遍存在的6個(gè)痛點(diǎn)，及其解決方案，跟大家進(jìn)一步拆解了南京天加的客戶(hù)案例，內(nèi)容量很大，干貨滿(mǎn)滿(mǎn)，錯(cuò)過(guò)的小伙伴直呼可惜！

應(yīng)客戶(hù)朋友們的需求，小編將部分直播內(nèi)容整理如下。

01制造業(yè)檔案管理系統(tǒng)的6大痛點(diǎn)和解決方案

痛點(diǎn)1：檔案管理流程繁瑣且不完善，周期長(zhǎng)、工作量大，容易導(dǎo)致管理成本過(guò)高。

針對(duì)這個(gè)痛點(diǎn)，會(huì)博通制造業(yè)檔案管理系統(tǒng)支持多人協(xié)同，可多人參與檔案的錄入、掃描、上傳、及時(shí)形成電子檔案并移交歸檔?？梢詫⒐芾矸绞街踩氲綐I(yè)務(wù)端，化整為零。為了做好多人協(xié)同，我們今年也推出了檔案管理機(jī)器人。

檔案管理機(jī)器人由愛(ài)普生掃描儀和會(huì)博通文件檔案知識(shí)一體化管理系統(tǒng)智慧集成。通過(guò)檔案管理機(jī)器人的輔助，一個(gè)專(zhuān)職或兼職的文檔管理員，即可承擔(dān)起整個(gè)單位的文件與檔案管理職責(zé)，并且，可通過(guò)配置一定數(shù)量的智能掃描工作臺(tái)，讓單位全員可以及時(shí)、方便、高效的將文件與檔案數(shù)字化并上傳系統(tǒng)。

痛點(diǎn)2：檔案管理分散、人員流動(dòng)大、收集困難，檔案完整性得不到保障，且傳統(tǒng)硬盤(pán)存儲(chǔ)方式丟失率高。

針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，我們提供了一個(gè)集中管理的解決方案。我們建立了統(tǒng)一的歸檔平臺(tái)，歸檔的范圍涵蓋文書(shū)、科研、產(chǎn)品、基建、會(huì)計(jì)、人事等各類(lèi)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用管理，如產(chǎn)品創(chuàng)意、研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、售后過(guò)程中的成果文件，均可實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品全生命周期的集中統(tǒng)一管理。

痛點(diǎn)3：系統(tǒng)集成要求高，不同類(lèi)型檔案使用獨(dú)立系統(tǒng)管理，容易造成信息孤島。

會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)可以跟很多第三方系統(tǒng)打通信息傳輸?shù)慕涌?，?shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄、組織架構(gòu)同步等功能。這些第三方系統(tǒng)包括但不限于泛微、致遠(yuǎn)、藍(lán)凌等OA系統(tǒng)；SAP、金蝶、用友等ERP系統(tǒng)；稅務(wù)、銀行、淘寶、京東等財(cái)務(wù)系統(tǒng)；微信、釘釘、云之家等即時(shí)通訊工具。

痛點(diǎn)4：經(jīng)營(yíng)、設(shè)計(jì)、制造等檔案保密程度高、管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)。

針對(duì)這一個(gè)痛難點(diǎn)，我們?yōu)榇蠹遗渲昧税ㄓ脩?hù)行為監(jiān)控、痕跡可查、依權(quán)限管理、嚴(yán)密地防擴(kuò)散機(jī)制等。會(huì)博通系統(tǒng)利用用戶(hù)登錄監(jiān)控、應(yīng)用操作行為監(jiān)控、工作流程監(jiān)控、類(lèi)似于黑匣子的操作痕跡記錄、監(jiān)控信息統(tǒng)計(jì)與分析多種方式，實(shí)時(shí)保障文檔的安全。只要在系統(tǒng)當(dāng)中瀏覽過(guò)企業(yè)文檔資料，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)保存其瀏覽記錄，一旦發(fā)現(xiàn)哪個(gè)文檔資料出現(xiàn)泄露，通過(guò)痕跡可尋即可找到對(duì)應(yīng)的責(zé)任人，幫助企業(yè)快速找到泄密者。

痛點(diǎn)5：檔案管理專(zhuān)業(yè)程度低，管理不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化程度低。

針對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)度的問(wèn)題，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)提供的是可與國(guó)家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及制造業(yè)制度合一的檔案管理平臺(tái)，同時(shí)也可以由用戶(hù)自定義檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。具體地來(lái)說(shuō)，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)符合中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)保密法、電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求、電子文件歸檔與管理規(guī)范、企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定、科學(xué)技術(shù)檔案工作條例、檔案行業(yè)網(wǎng)絡(luò)與信息安全信息通報(bào)工作規(guī)范等等。

痛點(diǎn)6：檔案數(shù)量龐大，查找、利用不便，檔案的利用價(jià)值難以提升。

針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，會(huì)博通為的大家提供了面向用戶(hù)服務(wù)的利用體系，用戶(hù)可自行在系統(tǒng)中依權(quán)限查閱檔案資料，如果有需要也可以按照需要勾選發(fā)起借閱、借用流程，管理節(jié)點(diǎn)自動(dòng)提醒、自動(dòng)記錄，隨時(shí)查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。

02南京天加環(huán)境科技有限公司案例分享

南京天加是創(chuàng)始于1991年的企業(yè)，是集研發(fā)、制造、銷(xiāo)售、服務(wù)于一體的潔凈環(huán)境及熱能利用的專(zhuān)業(yè)化公司，擁有南京、天津、廣州、成都、吉隆坡5大基地，70多個(gè)銷(xiāo)售和服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)。產(chǎn)品線(xiàn)包括潔凈單元、新風(fēng)除霾機(jī)、潔凈空氣處理機(jī)、模塊機(jī)、多聯(lián)機(jī)、螺桿機(jī)、離心機(jī)，ORC低溫余熱發(fā)電系統(tǒng)等。

天加屬于比較大型的制造型企業(yè)，2021年年中財(cái)經(jīng)中心梳理公司基礎(chǔ)資料，共統(tǒng)計(jì)到2019種各類(lèi)檔案文件，種類(lèi)繁多。公司相關(guān)資質(zhì)，其他榮譽(yù)資料也分散在各處，合同保管在多個(gè)不同的部門(mén)，沒(méi)有統(tǒng)一歸口的檔案部門(mén)及檔案系統(tǒng)。

各類(lèi)資料文件零散分散在各部門(mén)，有可能造成重要合同，重要文件的丟失，不利于公司知識(shí)的積累，也不利于各類(lèi)文檔的有效利用。歸結(jié)起來(lái)，它們的4大痛點(diǎn)包括檔案分散、收集工作麻煩、檔案制度確實(shí)、資質(zhì)證照到期無(wú)提醒。

基于這樣的一個(gè)背景，會(huì)博通為天加建立了面向全體員工的檔案“服務(wù)”中心。整個(gè)的服務(wù)包括4個(gè)方面：

1)將泛微 OA 系統(tǒng)、每刻系統(tǒng)、CRM 系統(tǒng)、SRM 系統(tǒng)等中的需要?dú)w檔的文檔數(shù)據(jù)，導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中，實(shí)施歸檔及相關(guān)管理。從電子目錄+紙質(zhì)檔案的管理模式，升級(jí)為紙質(zhì)+電子檔案雙套制管理模式。

2)實(shí)現(xiàn)文件從起草、發(fā)布、歸檔，到檔案借還、銷(xiāo)毀等的文檔一體化管理。

3)實(shí)現(xiàn)公司蓋章的流程及蓋章文件歸檔。

4)建設(shè)內(nèi)部數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)面向單位內(nèi)部用戶(hù)服務(wù)的檔案管理模式。

在檔案管理實(shí)時(shí)的過(guò)程中，會(huì)博通做了很多大量的工作，比如說(shuō)檔案歸檔范圍的調(diào)研和收集。在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程當(dāng)中，經(jīng)過(guò)梳理，我們將天加的檔案劃分為了多個(gè)部門(mén)板塊和檔案門(mén)類(lèi)，共200多項(xiàng)小項(xiàng)的檔案歸檔范圍。

會(huì)博通還為南京天加提供了定制化的功能，比如壓縮包預(yù)覽功能。功能設(shè)置完成之后，用戶(hù)登錄系統(tǒng)可預(yù)覽壓縮包目錄文件、預(yù)覽文件、支持RAR和ZIP文件，直接下載壓縮內(nèi)文件、支持帶密碼的壓縮包；比如單點(diǎn)登錄功能。功能布設(shè)完成后，天加的系統(tǒng)用戶(hù)可以通過(guò)單點(diǎn)登錄到會(huì)博通。同時(shí)我們也對(duì)初始檔號(hào)的生成策略進(jìn)行了演變。

更多南京天加的內(nèi)容，我們?cè)谕诘奈恼庐?dāng)中也有介紹。文章的題目是：《南京天加攜手會(huì)博通：產(chǎn)品制造檔案管理，可以這樣做》，感興趣的朋友們可以點(diǎn)擊了解。

03會(huì)博通服務(wù)過(guò)不同體量的制造型企業(yè)

除天加之外，會(huì)博通服務(wù)過(guò)很多制造型企業(yè)，比如：日立電梯（中國(guó)）有限公司、廣州珠江鋼琴集團(tuán)股份有限公司、廣州智能裝備產(chǎn)業(yè)集團(tuán)有限公司、天能電池集團(tuán)股份有限公司、廈門(mén)鎢業(yè)股份有限公司、廣州廣日股份有限公司、天津微納芯科技有限公司、廣州萬(wàn)寶集團(tuán)有限公司、新天科技股份有限公司、江蘇卓高新材料有限公司、佛山市北川電子科技有限公司等。

會(huì)博通系統(tǒng)實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)非常豐富，在我們33周年優(yōu)惠活動(dòng)期間，我們開(kāi)放了檔案管理體系建設(shè)免費(fèi)咨詢(xún)服務(wù)。有想要了解的朋友們，可以隨時(shí)咨詢(xún)我們的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。

04寫(xiě)在最后

 以上就是制造業(yè)檔案管理軟件專(zhuān)場(chǎng)直播的部分內(nèi)容整理，感謝大家看到這里，我們下一場(chǎng)的直播是工程檔案管理痛點(diǎn)與解決方案的專(zhuān)場(chǎng)，時(shí)間定在2023年9月15號(hào)，也歡迎大家預(yù)約觀看。在直播間觀看比內(nèi)容整理更為豐富哦！

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