企業(yè)人事檔案如何管理？三招實(shí)現(xiàn)“智慧化”

受疫情影響，人事變動(dòng)、招聘難成為當(dāng)前大部分企業(yè)面臨的難題。非常時(shí)期，作為HR的你，一定深有體會，只要你在人力資源部門，就無法避免處理成堆的人事檔案資料。若在一個(gè)沒有搭建人事檔案管理系統(tǒng)的企業(yè)就職，紙質(zhì)文件檔案管理工作任務(wù)更是繁重不堪，沉重，同時(shí)難以調(diào)用的紙質(zhì)材料，占用空間大，使企業(yè)耗費(fèi)了更多額外的成本。紙質(zhì)檔案的保存也有可能因?yàn)闀r(shí)間或者環(huán)境造成一定的損壞，很難避免資料缺失的隱患。

會博通從1988年開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來，就是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商。歷經(jīng)30年，會博通一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，打造組織知識生態(tài)鏈，已經(jīng)成為經(jīng)國家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)?，F(xiàn)在會博通已經(jīng)在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動(dòng)化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。

據(jù)會博通市場調(diào)研顧問介紹，今年來愈來愈多的企業(yè)開始引入無紙化辦公，而數(shù)據(jù)龐大的人事檔案成為企業(yè)首要數(shù)字化管理的核心資源。受疫情影響，會博通的人事檔案管理業(yè)務(wù)咨詢量更是數(shù)倍增長。無疑，搭建企業(yè)專屬的人事電子檔案管理系統(tǒng)是幫助企業(yè)解決紙質(zhì)人事檔案管理問題最為有效和快捷的方法。

企業(yè)如何建立人事檔案管理系統(tǒng)，小編就會博通產(chǎn)品資深產(chǎn)品經(jīng)理介紹內(nèi)容，整理分享幾個(gè)方法供大家參考。

一、 人事檔案資料要健全

人事檔案資料的收集和整理，是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗(yàn)一名HR的基本功是否扎實(shí)的重要指標(biāo)。一般情況下，這些資料應(yīng)該包括：

基本個(gè)人信息：姓名、學(xué)歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息；

入職后工號、稱職、入職日期、勞動(dòng)合同、五險(xiǎn)一金及薪酬?duì)顩r等信息；

入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息；

工作中的獎(jiǎng)懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息。

要確?？梢哉莆諉T工從進(jìn)入公司到現(xiàn)在的整個(gè)發(fā)展過程，如有沒有晉升、獎(jiǎng)罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓(xùn)等。

二、 挑選一個(gè)靠譜好用的人事檔案管理系統(tǒng)

想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯(cuò)。此時(shí)，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

首先，安全性是第一要點(diǎn)。人事檔案既是員工個(gè)人的私密信息，同時(shí)也是企業(yè)的機(jī)密資源，一旦泄露會使員工個(gè)人和企業(yè)的利益受到侵害。

其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強(qiáng)大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關(guān)注的要點(diǎn)，這就是“好用”的重要性。

會博通檔案管理系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理指出：一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應(yīng)該具備智能化和延展性兩個(gè)特點(diǎn)。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準(zhǔn)地查找、調(diào)用員工檔案。而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當(dāng)下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。

三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理

一般而言，當(dāng)原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子檔案庫進(jìn)行儲存，那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時(shí)間進(jìn)行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問題，如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄，那就要進(jìn)行妥善的銷毀和粉碎，確保信息不會對外泄露。當(dāng)然，如果這些原始的紙質(zhì)檔案，與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構(gòu)成重復(fù)或者替代的記錄，那我們?nèi)孕枰咨频貎Υ婧眠@些紙質(zhì)資料。

以上就是搭建人事檔案系統(tǒng)的一些建議。數(shù)字化儲存企業(yè)的檔案資料，可以真正有效地簡化人事管理的工作，極大地提高工作效率，為企業(yè)及員工帶來價(jià)值，讓企業(yè)人事檔案管理實(shí)現(xiàn)智慧化。

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