企業(yè)部署文檔管理系統(tǒng)：提高軟實力，管理更高效

眾所周知，企業(yè)文檔資料承載著企業(yè)發(fā)展記憶、經(jīng)驗以及成果。很多企業(yè)的管理還停留在個人或部門層面，企業(yè)的重要文檔往往會因為員工的離職而丟失，也可能會因為文檔使用不規(guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴散導(dǎo)致嚴重的損失。

會博通從1988年開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來，就是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商。歷經(jīng)30年，會博通一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，打造組織知識生態(tài)鏈，已經(jīng)成為經(jīng)國家認證雙軟企業(yè)，國家重點支持的高新技術(shù)企業(yè)?，F(xiàn)在會博通已經(jīng)在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。會博通綜合文檔管理系統(tǒng)專門給企業(yè)提供文檔管理信息化解決方案，主要解決兩個方面的問題：1、如何將文檔管理融入員工的實際工作中；2、如何有序化、規(guī)范化管理文檔。

1、如何將文檔管理融入到員工實際的工作中

會博通綜合文檔管理系統(tǒng)為企業(yè)提供文檔從創(chuàng)建、協(xié)作、歸檔到再利用的全生命周期管理，員工在文檔創(chuàng)建之初就利用系統(tǒng)創(chuàng)建文檔，并可啟動對文檔的協(xié)同工作（如編輯、校對、變更、審批等），形成成果文檔后，可把成果文檔，以及形成成果文檔的管理痕跡（協(xié)同痕跡），一并分類保存到對應(yīng)的文檔分類中，從而在企業(yè)層面完成了文檔的集中統(tǒng)一管理。不管是合同、方案、報價、案例等等，各種類型的文檔都可以采用以上的閉環(huán)管理模式，幫助企業(yè)通過文檔鏈來管控供應(yīng)鏈、業(yè)務(wù)鏈，將文檔轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的核心競爭力！

2、企業(yè)怎樣有序化、規(guī)范化的管理文檔

一般企業(yè)對于文檔管理的誤區(qū)還留在文檔的存儲與備份層面，除了這兩方面問題，企業(yè)文檔管理但還會出現(xiàn)查找困難、借還不知去向、變更版本混亂、權(quán)限不清導(dǎo)致惡意擴散等管理問題。會博通綜合文檔管理系統(tǒng)，一直都在研究文檔管理方面的痛點，并提出完善的解決方案：

分類與屬性自定義

眾所周知，每個企業(yè)對于文檔的使用場景都是不一樣，所以導(dǎo)致有多種分類方法，有些企業(yè)以部門為單位分類，有些企業(yè)以文檔類型來分類。往往企業(yè)文檔管理的規(guī)范性在于，可以對文檔資料標注定義其性質(zhì)和屬性，如發(fā)證機關(guān)、有效期等證照屬性；合同金額、甲乙丙方等合同屬性等。會博通綜合文檔管理系統(tǒng)提供分類與屬性自定義功能，可滿足企業(yè)管理不同類型、不同性質(zhì)文檔內(nèi)容的自定義需求。

管理權(quán)限

會博通綜合文檔管理系統(tǒng)的授權(quán)體系是針對具體用戶或組織實現(xiàn)的，可授予該用戶/組織在某一文檔分類中可訪問文檔的密級，以及對這些文檔資料的使用權(quán)限，包括：條目（元數(shù)據(jù)）閱讀、內(nèi)容閱讀以及增、刪、改等，并可對本人和他人創(chuàng)建的文件進行區(qū)別授權(quán)。

搜索平臺

會博通綜合文檔管理系統(tǒng)搜索平臺支持關(guān)鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索，搜索結(jié)果受權(quán)限控制，幫助用戶更快、更精準地找到所需要的文檔資料。

標準化借、還管理

會博通綜合文檔管理系統(tǒng)根據(jù)各個分支機構(gòu)、不同部門，眾多文檔使用人員，管理文檔按實際管理規(guī)定，密級匹配制定標準借閱、借用、復(fù)印標準化流程。

版本管理與變更

會博通綜合文檔管理系統(tǒng)，文檔變更采用標準化的管理流程，實現(xiàn)新版本替換老版本，老版本存放在歷史版本中，以便于追溯。對于企業(yè)文檔變更、過期處理，系統(tǒng)可以設(shè)定周期性的提醒事項，避免出現(xiàn)過期不得而知等問題。

會博通綜合文檔管理系統(tǒng)幫助企業(yè)搭建適合企業(yè)的文檔管理體系，讓企業(yè)員工充分有效地利用企業(yè)內(nèi)部文檔的價值，從而促進企業(yè)的文檔管理走向系統(tǒng)化、科學化、規(guī)范化，提升企業(yè)綜合競爭力。

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