隨著國(guó)內(nèi)煤炭行業(yè)信息化建設(shè)與應(yīng)用規(guī)模增長(zhǎng)，煤業(yè)檔案信息化建設(shè)復(fù)雜性也隨之增大，因此，關(guān)聯(lián)機(jī)構(gòu)也提出需要借助智能化的系統(tǒng)為企業(yè)的信息化建設(shè)提供先進(jìn)合理的思路，改變?nèi)碌臋n案管理模式，掌握檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，而會(huì)博通煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)則可以為煤炭行業(yè)解決一系列問題，因?yàn)楫a(chǎn)品核心功能強(qiáng)大、底層架構(gòu)完美，為煤業(yè)的信息化建設(shè)提供新的能量。

一、煤業(yè)檔案管理存在的問題

1. 檔案數(shù)量龐大、單一化

  煤炭檔案包括礦井開采、運(yùn)輸、銷售等多個(gè)方面，那么產(chǎn)生的煤炭檔案種類與數(shù)量也非常巨大的，這些檔案的管理對(duì)于企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。由于檔案的種類多、數(shù)量龐大，往往容易出現(xiàn)檔案分散、混亂等問題，進(jìn)而影響企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)。

2、檔案管理缺乏安全性

  傳統(tǒng)的煤業(yè)檔案管理方式，不但工作周期較為長(zhǎng)，管理成本高的弊端，而且容易導(dǎo)致重要性檔案丟失，另外安全性也是無(wú)法得到保障，容易導(dǎo)致信息泄露，資料外泄造成企業(yè)的損失。

3、檔案管理混亂、難以查找

  隨著時(shí)間的推移，時(shí)間的積累，各單位、各部門產(chǎn)生的種類煤炭檔案數(shù)量增加，煤炭檔案管理也變得越來(lái)越混亂。那么管理人員難以找到自己需要的檔案，并且不同的辦公室與機(jī)構(gòu)之間共享檔案的困難，這都是問題所在。

4、難以有效保障檔案的質(zhì)量與完整性。

  傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式效率低，而且容易丟失、損毀、翻拍等，難以有效保障檔案的質(zhì)量與完整性。

5、 管理流程不熟悉，易出錯(cuò)

  部分檔案管理人員對(duì)于檔案管理流程不熟悉，容易導(dǎo)致檔案信息的錯(cuò)誤錄入以及數(shù)據(jù)不安全等問題。

6、傳統(tǒng)的手動(dòng)操作非常繁瑣

  公司需要向主管部門提交各種統(tǒng)計(jì)資料，比如獲獎(jiǎng)情況、評(píng)優(yōu)情況等，傳統(tǒng)的手動(dòng)操作非常繁瑣。

會(huì)博通煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)解決方案，我們可以從以下幾方面入手：

  1. 引入煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)：引入檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該是信息化建設(shè)的核心。通過采用檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，即將文件、文字、圖片等材料數(shù)字化，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、整理、檢索和傳遞。傳統(tǒng)的人工處理速度慢，而數(shù)字化處理后，工作效率大大提高，檢索及管理數(shù)據(jù)也變得更簡(jiǎn)單快捷。

  2. 設(shè)立檔案整理制度：檔案管理的準(zhǔn)確性是非常重要的，需要在這方面制定有關(guān)檔案整理、入庫(kù)等流程和規(guī)章制度，并將規(guī)章制度貫穿到日常工作中。要求從檔案的起始記錄到最終記錄，都需要有完整的步驟和相應(yīng)的標(biāo)記記錄，這樣不僅可以保證檔案的完整性，而且可以有效地防止數(shù)據(jù)安全問題。

  3. 指定專人負(fù)責(zé)：企業(yè)需要指定專人來(lái)負(fù)責(zé)煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)，復(fù)核管理人員的工作流程，核對(duì)插入數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整，是否及時(shí)更新文檔。同時(shí)，依據(jù)現(xiàn)有的信息化程序，負(fù)責(zé)人還應(yīng)承擔(dān)制定文件的策略，包括記錄越來(lái)越龐大和涉及多種類型檔案的情況。

  4. 完善安全措施：檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全性十分重要，應(yīng)該引入加密技術(shù)，確保未經(jīng)授權(quán)的用戶不能訪問相關(guān)數(shù)據(jù)，同時(shí)采用備份技術(shù)以防止數(shù)據(jù)被損壞或意外刪除。這樣才能有效避免檔案損失、泄露等問題。為避免系統(tǒng)被黑客攻擊，在安全方面還應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全方面的保障措施。

會(huì)博通煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)功能：

  檔案設(shè)置：檔案分類、案卷、借閱流程等的無(wú)編碼方式定制；

  檔案采集：各類文書、科技檔案的整理錄入；

  案卷管理：組卷、拆卷、案卷注銷、恢復(fù)等操作；

  檔案銷毀：過期或不符合規(guī)定的文件的注銷、銷毀；檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案進(jìn)行多維度的查詢統(tǒng)計(jì)

  自動(dòng)歸檔：辦公系統(tǒng)知識(shí)、公文、流程審批等文檔自動(dòng)歸檔進(jìn)入檔案管理子系統(tǒng)；

  檔案借閱：普通用戶可以對(duì)瀏覽器范圍內(nèi)的文件借閱，借閱流程可以有管理員自定義；

  檔案檢索：對(duì)檔案文件的分權(quán)限檢索；

  其他功能：庫(kù)房管理、檔案利用、檔案編研、檔案移交、檔案編目、檔案閱覽、檔案下載、檔案套打等等。

煤業(yè)檔案管理信息化建設(shè)后的實(shí)現(xiàn)效果：

  1. 檔案及信息管理效率得到提高。通過建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，管理工作流程得到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，文檔分門別類、明確可見，數(shù)據(jù)化管理獲得極大便利；

  2. 信息安全和保密得到更進(jìn)一步的保障。利用系統(tǒng)的加密技術(shù)、備份技術(shù)，公司以及職員數(shù)據(jù)的安全性和保密性得到保障。

  3. 公司形象和競(jìng)爭(zhēng)力得到提升。建設(shè)會(huì)博通煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)挖掘及數(shù)據(jù)分析工具，有利于為公司管理和決策提供更加全面、有效的信息和支持，提高了公司的形象和競(jìng)爭(zhēng)力。

建設(shè)過程中，需要注意的是：

  1、各個(gè)部門、人員的配合。煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)是一項(xiàng)全公司的工作，需要每個(gè)部門、人員一同配合完成，確保系統(tǒng)的信息錄入、分類等方面的工作縱向順暢、橫向協(xié)調(diào)一致。

  2、考慮到實(shí)現(xiàn)效果。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，管理人員在日常工作中不僅可以直觀地查看、篩選檔案信息，而且可以利用檔案管理平臺(tái)上的數(shù)據(jù)分析工具進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘等高級(jí)分析操作。這大大提高了檔案管理的效率，并為公司管理和管理決策提供了新的思路。

  3、系統(tǒng)升級(jí)。社會(huì)進(jìn)步日新月異，技術(shù)更新飛速，因此煤業(yè)檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)也需要不斷的升級(jí)，才能更好地滿足工作的需要，更好地促進(jìn)公司的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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