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效率革新加速!會博通檔案管理系統(tǒng)助力佛山公控集團打造數(shù)字檔案中心

2022/2/25 0:00:00       來源:        作者:小博       瀏覽量:  369

佛山市公用事業(yè)控股有限公司,簡稱公控公司,成立于2006年,是經(jīng)佛山市人民政府出資成立,由佛山市國資委監(jiān)管的國有控股有限責任公司,在“2021年佛山市百強企業(yè)”中位列上榜佛山國企第1名,總榜單第14名。



作為佛山市國有企業(yè)的排頭兵,公控公司核心業(yè)務(wù)聚焦水、電、氣、環(huán)保(固廢)、智能制造五大核心主業(yè),形成了涵蓋綜合能源、大數(shù)據(jù)服務(wù)、供應(yīng)鏈貿(mào)易的產(chǎn)業(yè)發(fā)展格局,持續(xù)為社會經(jīng)濟發(fā)展、貢獻公控力量。

公控公司堅持創(chuàng)新發(fā)展,十分重視信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用,為更好聯(lián)通業(yè)務(wù)協(xié)作,引入了致遠OA系統(tǒng)。最近,又與紹林科技達成項目合作,引入會博通檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的全生命周期管理,讓企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展得以長足的積淀!

打通單點登錄功能,免登錄訪問數(shù)字檔案室


應(yīng)公控公司委托,紹林科技通過集成開發(fā)、參數(shù)配置、安全保障等技術(shù)方式,打通會博通檔案管理系統(tǒng)與致遠OA的“單點登錄”功能。公控公司員工登錄致遠OA,即可點擊相應(yīng)按鈕,單點登錄到數(shù)字檔案室,避免了重復輸入賬號密碼的麻煩。 


(系統(tǒng)集成邏輯圖)

開通用戶同步功能,無需重復構(gòu)建用戶信息 


紹林科技為公控公司開發(fā)了用戶同步功能,致遠OA系統(tǒng)中現(xiàn)有的組織架構(gòu)與用戶,可以自動同步到會博通檔案管理系統(tǒng)中,并且可跟隨致遠OA系統(tǒng)中用戶的增加、刪改,自動進行同步更新,保證了企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)與系統(tǒng)用戶結(jié)構(gòu)的一致性,也避免了用戶信息的重復創(chuàng)建,大大提高了工作效率,節(jié)省了管理成本。



(自動同步OA組織框架)

歸檔文件跨系統(tǒng)自動接收,檔案管理及時高效


紹林科技為公控公司定制開發(fā)了專門的服務(wù)程序,能定時從致遠OA系統(tǒng)中,按照預先設(shè)定的規(guī)則定期抓取已定稿的文件數(shù)據(jù)。包括元數(shù)據(jù)(檔案著錄項)和文件內(nèi)容,自動轉(zhuǎn)存到數(shù)字檔案室中,實現(xiàn)了跨系統(tǒng)的文件自動接收,也使公控公司的檔案管理工作接續(xù)到了文件形成時,大大提高了檔案管理的及時性和工作效率。


(輔助自動歸檔)

消息跨系統(tǒng)實時同步,待辦事項及時觸達


應(yīng)公控公司一體化待辦審批需求,紹林科技將數(shù)字檔案室中的流程信息,全部同步至致遠OA系統(tǒng)消息中。通過OA系統(tǒng),公控公司員工點擊OA待辦詳情,便可跳轉(zhuǎn)至數(shù)字檔案室審批流程,無需在多套系統(tǒng)之間切換,審批工作更快捷,實現(xiàn)了溝通與協(xié)作的數(shù)字化,助力管理者高效決策。

檔案搜索穿透附件,返回最佳段落并高亮顯示


紹林科技為公控公司數(shù)字檔案室定制開發(fā)了穿透附件的檔案搜索功能。根據(jù)關(guān)聯(lián)詞,公控公司員工可對檔案正文,表單、附件、審批記錄等關(guān)聯(lián)文檔進行全方位搜索,并匹配最佳段落,進行高亮顯示,信息搜索更為全面和精準,最大程度提高員工檔案搜索效率。

多維度授權(quán)體系,檔案借還安全可控


于大型國企而言,信息安全高于一切。為確保數(shù)據(jù)安全,避免檔案外泄,紹林科技與公控公司依據(jù)員工工作職能,搭建一套多維度的授權(quán)體系,依據(jù)權(quán)限返回搜索調(diào)閱內(nèi)容,實現(xiàn)企業(yè)檔案線上、線下、以及線上線下相結(jié)合的全方位檔案安全管控體系。

(數(shù)字化借還審批流程)

未來,公控公司將以“資本運作、并購重組、新興產(chǎn)業(yè)培育、自主創(chuàng)新”作為戰(zhàn)略發(fā)展的四大抓手,致力于打造粵港澳大灣區(qū)內(nèi)具有較強實力和較大影響力的國有資本投資和資本運營公司,躍升“中國企業(yè)500強”之列。

紹林科技將結(jié)合公控公司發(fā)展需求,充分發(fā)揮我們在文件、檔案、知識一體化管理系統(tǒng)上的先進技術(shù)及強大的開放能力,持續(xù)探索數(shù)字檔案室創(chuàng)新應(yīng)用,進一步為公控公司文件、檔案信息流轉(zhuǎn),優(yōu)化業(yè)務(wù)流程提供助力。



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