【案例】知行良知與會博通攜手，實現(xiàn)文件檔案知識一體化管理
2023/1/12 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 984
企業(yè)內(nèi)部的檔案能有多少？人事部門有人事檔案，行政部門有行政檔案、研發(fā)部門有研發(fā)檔案……統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好各種檔案，需要進行文件檔案知識一體化管理。知行良知實業(yè)股份有限公司在面對海量內(nèi)部檔案管理難題時，使用會博通，科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)地對內(nèi)部文件、檔案、知識等各種資料，進行數(shù)字化管理。
01客戶簡介
“知行良知實業(yè)股份有限公司”，簡稱知行股份，是我國西南地區(qū)一家知名的新三板上市公司，其經(jīng)營目標(biāo)是：做最專業(yè)的瀝青路面營造商。
知行股份致力于為客戶提供各類“高端、智能”的路面系統(tǒng)解決方案，立志于做全國路面行業(yè)發(fā)展的引領(lǐng)者。知行股份的創(chuàng)始人劉永偉先生，軍人出身，任職過國企高管，為人低調(diào)、謙和，卻又堅韌果斷，屬于實踐經(jīng)驗豐富的專家型企業(yè)家。
知行股份從創(chuàng)始人、高管、各部門主管到全體員工，在重視路面技術(shù)創(chuàng)新的同時，也非常重視信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用，較早引入了致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)和印章管理等系統(tǒng)。最近，又與紹林科技合作，引入會博通知識管理系統(tǒng)軟件，并定制與相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)了文件、檔案、知識的一體化管理，消除了信息孤島，使企業(yè)的信息化更上一層樓。
02客戶痛點
1）已有系統(tǒng)眾多，需要充分考慮到不同平臺之間的運營成本，需要簡化經(jīng)營；
2）檔案比較分散，不利于管理，需要統(tǒng)籌接收各個平臺檔案；
3）檔案類型比較雜，需要進行檔案的合理分類；
4）檔案載體比較多，為方便管理，既要考慮到電子檔案管理，也要考慮到實體檔案管理；
5）考慮到檔案的安全性，需要滿足檔案安全利用需求；
6）公司內(nèi)部有較多的協(xié)作需求，需要滿足流程化協(xié)作的功能；
7）公司檔案有下載和分享的需要，在此基礎(chǔ)上需要手動添加水印，比較麻煩；
8）此前檔案檢索都是靠人工，匹配系統(tǒng)后，要求能進行秒級檢索，以便檔案快速利用。
02會博通文件檔案知識一體化管理系統(tǒng)：科學(xué)管控企業(yè)所有材料
1）定制開發(fā)，實現(xiàn)致遠(yuǎn)OA到會博通系統(tǒng)的單點登錄與用戶同步：知行股份委托紹林科技，專門開發(fā)了與致遠(yuǎn)OA的接口，用戶登錄致遠(yuǎn)OA，即可點擊相應(yīng)按鈕，單點登錄到會博通系統(tǒng)，避免了重復(fù)輸入賬號密碼的麻煩。紹林科技專門為知行股份開發(fā)了用戶同步功能，致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)中現(xiàn)有的組織架構(gòu)與用戶，可以自動同步到會博通系統(tǒng)中，并且可跟隨致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)中用戶的增加刪改自動進行同步更新，保證了企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)與系統(tǒng)用戶結(jié)構(gòu)的一致性，也避免了用戶信息的重復(fù)創(chuàng)建，大大提高了工作效率，節(jié)省了管理成本。
2）定制開發(fā)，實現(xiàn)歸檔文件的跨系統(tǒng)自動接收：紹林科技為知行股份定制開發(fā)了專門的服務(wù)程序，能定時從致遠(yuǎn)OA、章管家、印章衛(wèi)士三套系統(tǒng)中，按照預(yù)先設(shè)定的規(guī)則定期抓取已定稿的文件數(shù)據(jù)。包括元數(shù)據(jù)(檔案著錄項)和文件內(nèi)容，自動轉(zhuǎn)存到會博通系統(tǒng)中。從而實現(xiàn)了會博通系統(tǒng)與致遠(yuǎn)OA、章管家、印章衛(wèi)士的無縫銜接，實現(xiàn)了跨系統(tǒng)的文件自動接收，也使知行股份的檔案管理工作接續(xù)到了文件形成時，大大提高了檔案管理的及時性和工作效率。
3）會博通強大的自定義能力，實現(xiàn)綜合檔案的集中統(tǒng)一管理：知行股份將檔案分為十大類，即：一、行政管理檔案；二、黨群工作檔案；三、人力資源檔案；四、財務(wù)會計檔案；五、工程項目檔案；六、經(jīng)營銷售檔案；七、固定資產(chǎn)檔案；八、企業(yè)資質(zhì)檔案；九、科技研發(fā)檔案；十、信息化系統(tǒng)檔案。利用會博通的分類自定義功能，可以輕松地定義完成各類檔案的分類架構(gòu)，并且可以根據(jù)各類檔案的特點，自定義檔案的著錄項目（元數(shù)據(jù)），從而實現(xiàn)綜合檔案的集中統(tǒng)一管理。
4）實現(xiàn)實體檔案與數(shù)字化電子檔案的集成統(tǒng)一管理：會博通系統(tǒng)的檔案管理特性，對于同一份檔案，既可以存儲其數(shù)字化電子文檔，也可以記錄實體檔案的存放位置。用戶依權(quán)限查找到相應(yīng)的檔案時，可以在線閱讀電子文檔，也可以了解實體檔案的存放位置和狀態(tài)，以便提交借閱、借用申請。
5）與組織職能及職責(zé)相適應(yīng)的權(quán)限管理，既符合檔案保密規(guī)定，又滿足工作所需：會博通系統(tǒng)提供了與組織的職能和崗位職責(zé)相適應(yīng)的多維度權(quán)限管理能力。會博通的授權(quán)對象可以是模塊和管理對象。因為管理對象是一個帶層級的知識框架，即分類框架，所以權(quán)限又具有依知識框架的層級向下進行繼承的特性。
6）會博通內(nèi)嵌流程引擎，全面實現(xiàn)文檔管理與利用的流程化、無紙化：會博通內(nèi)嵌的流程管理功能，通過自己獨有的一種郵件——“流程郵件”來進行工作流程的運作和管理。用戶可根據(jù)自己的工作需要，直接套用預(yù)先設(shè)計好的流程模板來實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程，也可根據(jù)自己的需要來任意設(shè)計與調(diào)整流程。流程中還可以包含子流程，表單功能完全符合中國組織機構(gòu)的習(xí)慣與特點。
7）可選擇的安全機制和獨具特色的防擴散水印，避免檔案利用過程中的擴散風(fēng)險：會博通采用了全面而又靈活的安全策略，SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等，都可以方便地應(yīng)用于會博通系統(tǒng)，用戶可根據(jù)需求打造適合于自己需要的安全管理體系。會博通提供了類似于黑匣子的痕跡管理以及用戶操作與應(yīng)用的全面監(jiān)控功能。
8）會博通知識搜索引擎，依權(quán)限快速獲取知識并返回最佳匹配段落：會博通為知行股份提供了一個功能更完備的知識內(nèi)容搜索工具——知識搜索平臺，也稱“工作搜索”。其含義是根據(jù)操作者的職能權(quán)限和工作需要來實現(xiàn)搜索。并且，對于搜索出的文件檔案知識，操作者還具備與職能權(quán)限相匹配的管理功能。
01客戶簡介
“知行良知實業(yè)股份有限公司”，簡稱知行股份，是我國西南地區(qū)一家知名的新三板上市公司，其經(jīng)營目標(biāo)是：做最專業(yè)的瀝青路面營造商。
知行股份致力于為客戶提供各類“高端、智能”的路面系統(tǒng)解決方案，立志于做全國路面行業(yè)發(fā)展的引領(lǐng)者。知行股份的創(chuàng)始人劉永偉先生，軍人出身，任職過國企高管，為人低調(diào)、謙和，卻又堅韌果斷，屬于實踐經(jīng)驗豐富的專家型企業(yè)家。
知行股份從創(chuàng)始人、高管、各部門主管到全體員工，在重視路面技術(shù)創(chuàng)新的同時，也非常重視信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用，較早引入了致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)和印章管理等系統(tǒng)。最近，又與紹林科技合作，引入會博通知識管理系統(tǒng)軟件，并定制與相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)了文件、檔案、知識的一體化管理，消除了信息孤島，使企業(yè)的信息化更上一層樓。
02客戶痛點
1）已有系統(tǒng)眾多，需要充分考慮到不同平臺之間的運營成本，需要簡化經(jīng)營；
2）檔案比較分散，不利于管理，需要統(tǒng)籌接收各個平臺檔案；
3）檔案類型比較雜，需要進行檔案的合理分類；
4）檔案載體比較多，為方便管理，既要考慮到電子檔案管理，也要考慮到實體檔案管理；
5）考慮到檔案的安全性，需要滿足檔案安全利用需求；
6）公司內(nèi)部有較多的協(xié)作需求，需要滿足流程化協(xié)作的功能；
7）公司檔案有下載和分享的需要，在此基礎(chǔ)上需要手動添加水印，比較麻煩；
8）此前檔案檢索都是靠人工，匹配系統(tǒng)后，要求能進行秒級檢索，以便檔案快速利用。
02會博通文件檔案知識一體化管理系統(tǒng)：科學(xué)管控企業(yè)所有材料
1）定制開發(fā)，實現(xiàn)致遠(yuǎn)OA到會博通系統(tǒng)的單點登錄與用戶同步：知行股份委托紹林科技，專門開發(fā)了與致遠(yuǎn)OA的接口，用戶登錄致遠(yuǎn)OA，即可點擊相應(yīng)按鈕，單點登錄到會博通系統(tǒng)，避免了重復(fù)輸入賬號密碼的麻煩。紹林科技專門為知行股份開發(fā)了用戶同步功能，致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)中現(xiàn)有的組織架構(gòu)與用戶，可以自動同步到會博通系統(tǒng)中，并且可跟隨致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)中用戶的增加刪改自動進行同步更新，保證了企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)與系統(tǒng)用戶結(jié)構(gòu)的一致性，也避免了用戶信息的重復(fù)創(chuàng)建，大大提高了工作效率，節(jié)省了管理成本。
2）定制開發(fā)，實現(xiàn)歸檔文件的跨系統(tǒng)自動接收：紹林科技為知行股份定制開發(fā)了專門的服務(wù)程序，能定時從致遠(yuǎn)OA、章管家、印章衛(wèi)士三套系統(tǒng)中，按照預(yù)先設(shè)定的規(guī)則定期抓取已定稿的文件數(shù)據(jù)。包括元數(shù)據(jù)(檔案著錄項)和文件內(nèi)容，自動轉(zhuǎn)存到會博通系統(tǒng)中。從而實現(xiàn)了會博通系統(tǒng)與致遠(yuǎn)OA、章管家、印章衛(wèi)士的無縫銜接，實現(xiàn)了跨系統(tǒng)的文件自動接收，也使知行股份的檔案管理工作接續(xù)到了文件形成時，大大提高了檔案管理的及時性和工作效率。
3）會博通強大的自定義能力，實現(xiàn)綜合檔案的集中統(tǒng)一管理：知行股份將檔案分為十大類，即：一、行政管理檔案；二、黨群工作檔案；三、人力資源檔案；四、財務(wù)會計檔案；五、工程項目檔案；六、經(jīng)營銷售檔案；七、固定資產(chǎn)檔案；八、企業(yè)資質(zhì)檔案；九、科技研發(fā)檔案；十、信息化系統(tǒng)檔案。利用會博通的分類自定義功能，可以輕松地定義完成各類檔案的分類架構(gòu)，并且可以根據(jù)各類檔案的特點，自定義檔案的著錄項目（元數(shù)據(jù)），從而實現(xiàn)綜合檔案的集中統(tǒng)一管理。
4）實現(xiàn)實體檔案與數(shù)字化電子檔案的集成統(tǒng)一管理：會博通系統(tǒng)的檔案管理特性，對于同一份檔案，既可以存儲其數(shù)字化電子文檔，也可以記錄實體檔案的存放位置。用戶依權(quán)限查找到相應(yīng)的檔案時，可以在線閱讀電子文檔，也可以了解實體檔案的存放位置和狀態(tài)，以便提交借閱、借用申請。
5）與組織職能及職責(zé)相適應(yīng)的權(quán)限管理，既符合檔案保密規(guī)定，又滿足工作所需：會博通系統(tǒng)提供了與組織的職能和崗位職責(zé)相適應(yīng)的多維度權(quán)限管理能力。會博通的授權(quán)對象可以是模塊和管理對象。因為管理對象是一個帶層級的知識框架，即分類框架，所以權(quán)限又具有依知識框架的層級向下進行繼承的特性。
6）會博通內(nèi)嵌流程引擎，全面實現(xiàn)文檔管理與利用的流程化、無紙化：會博通內(nèi)嵌的流程管理功能，通過自己獨有的一種郵件——“流程郵件”來進行工作流程的運作和管理。用戶可根據(jù)自己的工作需要，直接套用預(yù)先設(shè)計好的流程模板來實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程，也可根據(jù)自己的需要來任意設(shè)計與調(diào)整流程。流程中還可以包含子流程，表單功能完全符合中國組織機構(gòu)的習(xí)慣與特點。
7）可選擇的安全機制和獨具特色的防擴散水印，避免檔案利用過程中的擴散風(fēng)險：會博通采用了全面而又靈活的安全策略，SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等，都可以方便地應(yīng)用于會博通系統(tǒng)，用戶可根據(jù)需求打造適合于自己需要的安全管理體系。會博通提供了類似于黑匣子的痕跡管理以及用戶操作與應(yīng)用的全面監(jiān)控功能。
8）會博通知識搜索引擎，依權(quán)限快速獲取知識并返回最佳匹配段落：會博通為知行股份提供了一個功能更完備的知識內(nèi)容搜索工具——知識搜索平臺，也稱“工作搜索”。其含義是根據(jù)操作者的職能權(quán)限和工作需要來實現(xiàn)搜索。并且，對于搜索出的文件檔案知識，操作者還具備與職能權(quán)限相匹配的管理功能。
“知行合一，通達天下”，知行良知致力于發(fā)展成為行業(yè)集綠色化、信息化、集中化、智能化的一體式服務(wù)供應(yīng)商。在穩(wěn)步前行的未來，會博通將在檔案管理領(lǐng)域與知行良知持續(xù)攜手，推動交通基礎(chǔ)設(shè)施領(lǐng)域和城市建設(shè)領(lǐng)域向更大的價值空間邁進。
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