會(huì)博通研發(fā)專家談檔案管理系統(tǒng)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)
 

2019年年終會(huì)博通研發(fā)專家談未來(lái)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)。會(huì)博通自1988開(kāi)發(fā)出我國(guó)第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來(lái)，就是我國(guó)最早的知識(shí)與內(nèi)容管理軟件開(kāi)發(fā)與供應(yīng)商。在過(guò)去超30年會(huì)博通一直潛心研發(fā)綜合知識(shí)管理系統(tǒng)，打造組織知識(shí)生態(tài)鏈，已經(jīng)榮獲經(jīng)國(guó)家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國(guó)家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)。

如今會(huì)博通已經(jīng)在知識(shí)管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動(dòng)化、合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。那么在計(jì)算機(jī)信息化刺激下，未來(lái)檔案管理系統(tǒng)智能化發(fā)展趨勢(shì)越發(fā)重要，應(yīng)用到檔案管理實(shí)際工作中應(yīng)該有哪些措施，小編就將會(huì)博通專家分析報(bào)告整理出來(lái)供大家參考：

1、檔案管理智能化

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到檔案管理中，使得檔案管理具備了硬軟件基礎(chǔ)，如打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備被應(yīng)用到檔案管理部門，而在查詢、利用、存儲(chǔ)等一系列的應(yīng)用中，都建立了軟件支持，如聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)上信息咨詢平臺(tái)等，這就為現(xiàn)代檔案管理智能化提供了有效支持。而在統(tǒng)一性的管理標(biāo)準(zhǔn)制度的保障下，如檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)指標(biāo)等被嚴(yán)格規(guī)定下來(lái)，這為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性的智能化管理提供了有效條件，刺激了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中信息資源的建立。

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理的數(shù)量、種類不斷增加，形式不斷發(fā)生變化，如現(xiàn)代的電子檔案、數(shù)字檔案、快照檔案等，這就刺激了原來(lái)的檔案管理方式的改變；在人類知識(shí)化的今天，檔案容量不斷增加，其內(nèi)部信息量的增加，必定要求具備高儲(chǔ)存、高輸出性能的技術(shù)為保證，而要實(shí)現(xiàn)對(duì)新形式、新內(nèi)容檔案的管理，必須借助于信息化、智能化的管理方式；在大容量信息的刺激下，人們的知識(shí)容量提升，對(duì)知識(shí)的要求量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)以前，這就要求具備大容量的共享信息，而智能化管理為實(shí)現(xiàn)資源共享提供了開(kāi)放性的平臺(tái)，這就利于實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。

現(xiàn)存檔案自然老化、人為損失的現(xiàn)象嚴(yán)重，而采用智能化檔案管理方式，可有效保護(hù)檔案原件、延長(zhǎng)檔案壽命，同時(shí)可充分利用信息化、智能化管理降低原檔案的損失和丟失風(fēng)險(xiǎn)，并針對(duì)于損失文件采用數(shù)字拷貝等方式進(jìn)行復(fù)原處理，這對(duì)保護(hù)原檔案起到了積極作用。

2、檔案存儲(chǔ)智能化

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，智能存儲(chǔ)是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)本身最重要的智能特征，智能化存儲(chǔ)功能改變了傳統(tǒng)的紙張、書本檔案庫(kù)形式，依靠智能系統(tǒng)運(yùn)行智能存儲(chǔ)管理軟件，支持多種文件和操作系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)資源的虛擬化。其二，提升存儲(chǔ)設(shè)備之間的信息聯(lián)系，并有效實(shí)現(xiàn)備份、容錯(cuò)、改錯(cuò)、安全管理等職能，有效提升了檔案管理的安全性，實(shí)現(xiàn)了檔案保存的完整性和信息的全面性，利于實(shí)現(xiàn)檔案使用價(jià)值。

3、檔案檢索智能化

在現(xiàn)代檔案管理中，文獻(xiàn)檢索智能化特征越來(lái)越明顯。檔案存在的形式也越來(lái)也多，既有文字、數(shù)字，也有圖文、聲像，有加密文件，也有非加密文件，有本地存儲(chǔ)信息，也有異地存儲(chǔ)信息，而要獲得相關(guān)性的信息，僅僅依靠書本查找并不能實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源的享用，而在智能化管理?xiàng)l件下，檔案管理系統(tǒng)將檔案信息進(jìn)行歸類存儲(chǔ)。使用智能檢索管理功能，就能實(shí)現(xiàn)檢索過(guò)程中，快速高效的查詢自己需要的檔案。以文獻(xiàn)查詢?yōu)槔?、檢索文獻(xiàn)關(guān)鍵詞等信息為基礎(chǔ)，對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行分類排列存儲(chǔ)，這樣就可以提升文獻(xiàn)檢索的準(zhǔn)確性，使人們能夠以最快的速度找到想要的相關(guān)文獻(xiàn)，而且各類文獻(xiàn)也以“期刊”、“碩士文獻(xiàn)”、“博士文獻(xiàn)”等方式進(jìn)行分類，突出文獻(xiàn)的重要性和性能，進(jìn)而提升文檔選用率。

4、檔案應(yīng)用智能化

檔案管理系統(tǒng)智能化應(yīng)用管理，將檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化、智能化處理后，以程序的形式存在，這就刺激人們?cè)谶M(jìn)行檔案采用時(shí)，以網(wǎng)址、程序的形式進(jìn)行搜索，同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)提供的大規(guī)?？臻g，提升檔案的利用空間，尤其是一些專業(yè)性、科研型共享資源，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了資源共同利用價(jià)值，進(jìn)而以檔案使用的反作用，實(shí)現(xiàn)了檔案的豐富與發(fā)展。當(dāng)然，不同的檔案形式具有不同的利用途徑以及價(jià)值，如電子檔案智能化管理，可提升企業(yè)與客戶之間的交流，加強(qiáng)兩者之間的了解度與合作度，可以進(jìn)行商情預(yù)測(cè)，提升企業(yè)市場(chǎng)預(yù)測(cè)力，可以進(jìn)行智能化營(yíng)銷等，總之，其信息提供范圍和途徑的拓展，有效提升了檔案管理的價(jià)值。

5 、檔案管理機(jī)制越來(lái)越完善

各種檔案信息資源都存在一定的邏輯性，在信息錄入后，就會(huì)成為數(shù)據(jù)庫(kù)之間、數(shù)據(jù)字段以及運(yùn)行程序之間的聯(lián)系，提升數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性和安全性，管理標(biāo)準(zhǔn)的完整性將成為衡量未來(lái)檔案管理系統(tǒng)實(shí)用性的重要指標(biāo)，既可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范性的制度約束，強(qiáng)調(diào)各個(gè)管理部門與管理信息的鏈接性，還可以在權(quán)限范圍內(nèi)檔案信息管理暢通無(wú)阻。

6、檔案管理安全保障

保障管理工作的信息安全性和工作的科學(xué)性，注重基礎(chǔ)性工作管理，加強(qiáng)收集、整理、保存等環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)性，保證檔案管理質(zhì)量化，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)化、編制、檢索、存儲(chǔ)、上傳等功能，為智能化檔案管理提供有效保障。會(huì)博通就通過(guò)，知識(shí)文檔安全控制，讓組織的核心競(jìng)爭(zhēng)力得以安全地傳播與利用。例如：痕跡記錄、數(shù)字證書、支持SSL證書，實(shí)現(xiàn)加密傳輸、登錄安全，支持USBKey安全認(rèn)證登錄，機(jī)器指紋、防擴(kuò)散水印等等最新進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全管理基礎(chǔ)保障檔案管理安全。

結(jié)語(yǔ)：會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)研發(fā)專家指出，未來(lái)檔案管理系統(tǒng)智能化發(fā)展離不開(kāi)，檔案管理智能化、檔案存儲(chǔ)智能化、檔案檢索智能化、檔案應(yīng)用智能化、檔案管理機(jī)制越來(lái)越完善、檔案管理安全保障越來(lái)越受重視等。

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