檔案作為學(xué)校的一種信息資源，是學(xué)校開展組織經(jīng)營、業(yè)務(wù)工作等方面的真實(shí)記錄和基礎(chǔ)工作。不少學(xué)校都存在綜合檔案雜亂難管理方面的問題，這對學(xué)校日常管理和發(fā)展都有一定的影響。隨著信息化和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，學(xué)校對綜合性檔案逐漸趨向自動(dòng)化管理。會博通檔案管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、編研、注銷等全生命周期的管理。

會博通根據(jù)學(xué)校對綜合檔案管理需求，從以下10個(gè)方面出發(fā)幫助學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化智能管理。

1、滿足綜合性檔案分類的功能需求

檔案的管理分類包含檔案類型的分類管理以及檔案屬性的分類管理兩大部分。系統(tǒng)中的檔案的類型分類方式一般為：全宗à檔案種類à檔案分類à檔案定義à具體文件。用戶可以自由定義檔案分類的架構(gòu)，讓系統(tǒng)中的檔案分類架構(gòu)與實(shí)際管理情況完全一致。

檔案屬性的管理是針對所管理的檔案類型進(jìn)行性質(zhì)上區(qū)分的一種方式。用戶可以自定義各大類型以及各大類型下每個(gè)層級分類的屬性，實(shí)現(xiàn)檔案分類管理的差異化，便于后續(xù)對檔案的查找利用。

會博通會根據(jù)在學(xué)校對于人事檔案的業(yè)務(wù)需要，結(jié)合國家標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理部門的要求，符合檔案屬性的要求，匹配姓名、身份證號碼、出生地、出生日期等專業(yè)屬性，并可對應(yīng)自動(dòng)生成各類檔案的封面、目錄、備考表、背脊等檔案表格，為學(xué)校提供對檔案實(shí)體進(jìn)行歸檔時(shí)的信息化支撐。

2、滿足學(xué)校對檔案的收集功能需求

檔案信息的采集是指對檔案進(jìn)行數(shù)字化采集的過程。會博通系統(tǒng)提供屬性新建、掃描新建、批量新建、批量掛接等多種采集方式。用戶可以按照內(nèi)部管理的習(xí)慣以及需要，采用符合自身需要的采集方式，對紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。

3、滿足學(xué)校對檔案物聯(lián)化管理的需求

會博通將條碼、電子標(biāo)簽等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理，進(jìn)一步提高了管理的科技水平與技術(shù)含量。系統(tǒng)會自動(dòng)生成并綁定對應(yīng)的唯一標(biāo)識（條形碼或電子標(biāo)簽）以方便識別和管理，并與身份證識別設(shè)備對接，即可使用身份證閱讀器，也可以用掃碼槍識別，將信息傳入會博通系統(tǒng)中，會博通將快速定位到所關(guān)聯(lián)的檔案，供操作者查看或用于工作所需的查詢、預(yù)覽、借閱、歸還等管理操作。

4、滿足學(xué)校對檔案資料的利用需求

各種檔案對象，也就是各種檔案類型，都可以根據(jù)工作需要，進(jìn)行授權(quán)，使用戶可以按權(quán)限查閱和利用檔案。即使沒有權(quán)限閱讀的檔案，只要工作需要，也可提交申請流程，由檔案管理人員審核，并報(bào)相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，再進(jìn)行借閱與利用。

（1）檔案利用的授權(quán)開放

系統(tǒng)所提供的授權(quán)體系，使得檔案因工作需要，進(jìn)行授權(quán)開放成為可能。系統(tǒng)內(nèi)嵌的工作流程處理，同樣支持各種檔案開放與授權(quán)業(yè)務(wù)的審批流程。

在依權(quán)限開放檔案的同時(shí)，如果有必要，還可創(chuàng)建專門的開放檔案庫，將開放檔案作為整體向全體工作人員甚至社會開放查閱。

（2）檔案的借閱管理

會博通支持檔案的純線上、純線下以及線上線下結(jié)合的借還申請、登記、統(tǒng)計(jì)的管理。

（3）提醒設(shè)定

會博通系統(tǒng)具備強(qiáng)大的提醒設(shè)定功能。系統(tǒng)中的每一條信息都可按日、周、月、年等設(shè)置單次或者多次重復(fù)性提醒。可廣泛的用戶文件的到期提醒、文件督辦提醒、日程安排提醒等。

（4）檔案的防擴(kuò)散管理

對于PDF與圖片格式（包括JPG、PNG、GIF和多頁TIF等）文件，會博通配置了自主知識產(chǎn)權(quán)的管理工具，可非常方便的創(chuàng)建、掃描、編輯、處理和閱讀 PDF或圖片文件，并且，提供了完整的權(quán)限控制與防擴(kuò)散功能，可根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置，自動(dòng)給閱讀者添加屏幕水印和打印水印，即使通過屏幕拷貝、照相、打?。煽刂拼蛴?quán)限）等方式獲得文檔，也會因?yàn)樗〉拇嬖诙菀姿菰矗蛴∽C件辦理相關(guān)事務(wù)時(shí)，還可通過打印水印限定證件復(fù)印件的用途。

PDF閱讀器：

PDF閱讀器的功能包括：

同步閱讀：可對所有在線用戶或收到該文件的用戶發(fā)起同步閱讀，用戶可以在列表中選擇跟讀的主持人。同步閱讀可用于例如會議文件展示等場景。

批注：支持手寫與文字批注功能。

書簽：可加入閱讀書簽。

語音朗讀：可對PDF文件的文字內(nèi)容進(jìn)行語音朗讀，增加閱讀方式的多樣化。

5、滿足學(xué)校對檔案的查詢需求

會博通系統(tǒng)提供根據(jù)用戶權(quán)限實(shí)施的搜索功能，搜索框貫穿整個(gè)系統(tǒng)，用戶可以快捷地實(shí)施搜索。專門的搜索平臺將根據(jù)操作者的職能權(quán)限來實(shí)施搜索，對于搜索出的檔案，還具備與操作者職能相適應(yīng)的管理功能，并可作為其他系統(tǒng)的知識支持工具使用。

搜索平臺支持全文搜索功能，同時(shí)，具備高級搜索功能，不僅可以限定條件搜索，并可對搜索條件進(jìn)行組合，提高搜索精度。

6、滿足學(xué)校對檔案統(tǒng)計(jì)的需求

檔案管理應(yīng)用模塊帶有專用的統(tǒng)計(jì)頁面，可對庫存檔案的綜合情況實(shí)現(xiàn)可視化的直觀展現(xiàn)，并可根據(jù)檔案種類、檔案保管期限、檔案密級、數(shù)字檔案不同維度進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

并且，在每一個(gè)檔案管理分類的屬性頁面中，都帶有統(tǒng)計(jì)功能，并可進(jìn)行自定義統(tǒng)計(jì)：

7、滿足學(xué)校對過期檔案管理的需求

根據(jù)國家法規(guī)和行業(yè)規(guī)章，檔案都是有保管期限的，超過保管期限的檔案實(shí)體可以銷毀。會博通系統(tǒng)對于電子檔案，超過保管期限時(shí)，可以注銷，也可以刪除，但如果存儲空間許可，注銷或轉(zhuǎn)移保存更為可取。

8、滿足學(xué)校對檔案管理系統(tǒng)的安全要求

會博通容許采用現(xiàn)在流行的各種安全及可靠性策略與方法，如SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書與電子印章，USBKey登錄驗(yàn)證以及機(jī)器指紋加密等。

會博通系統(tǒng)具有完善的安全機(jī)制，靈活的權(quán)限設(shè)置和多級管理方式。采用基于角色的安全控制方法和細(xì)粒度的權(quán)限控制，可針對用戶進(jìn)行功能授權(quán)、角色授權(quán)和管理范圍授權(quán)。基于檔案管理規(guī)范的安全控制策略，如密級、學(xué)校、門類、有效期、權(quán)限、內(nèi)容等。用戶只有通過身份、權(quán)限驗(yàn)證，才能使用與自己權(quán)限相對應(yīng)的功能，對用戶的登錄和操作都有完整的日志記載，并支持遠(yuǎn)程辦公。

除此之外，還帶有系統(tǒng)監(jiān)控平臺，可實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)用戶登錄情況（包括活躍情況、在線情況、注冊用戶變化等）、應(yīng)用操作、流程處理等信息，全面監(jiān)控用戶使用痕跡，滿足安全需求。

9、滿足學(xué)校對證照管理的功能需求

學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身需要自定義創(chuàng)建不限層級的證照管理分類（如按證照性質(zhì)、類型，抑或是管理主體分類）。每一個(gè)分類都可以單獨(dú)授權(quán)，配置某用戶、某部門或整個(gè)學(xué)校對分類下所管理內(nèi)容的訪問密級，以及對其的操作權(quán)限。其功能涵蓋證照的查看、提醒、變更與借還等全生命周期管理。

10、滿足學(xué)校對多媒體文件管理的功能需求

會博通提供一個(gè)集采集、歸檔、檢索、下載等一體的多媒體文件管理模塊，功能包括上傳、下載（不同尺寸下載）、查找、Exif信息獲取、視頻存儲與在線播放、縮略圖顯示、圖片水印、入庫審批等。全面涵蓋多媒體文件收、管、存、用的管理需求。