摘 要：合同是重大建設(shè)項目檔案構(gòu)成的重要組成部分，其排序結(jié)果直接影響項目檔案的系統(tǒng)性程度和檢索利用效果。一些單位將合同集中排序的做法是否科學合理，文章從項目檔案的排序規(guī)則、集中排序的弊端、應(yīng)注意的幾個問題等方面進行分析研究，以探討現(xiàn)有管理制度下的排序方法。

關(guān)鍵詞：項目檔案；合同；排序；規(guī)則

系統(tǒng)性是反映重大建設(shè)項目檔案（以下簡稱項目檔案）質(zhì)量的重要指標之一。合同作為規(guī)范參建單位權(quán)利義務(wù)的重要載體，是評判建設(shè)項目是否依規(guī)進行、合法有效的重要依據(jù)，已貫穿項目建設(shè)各個階段，成為項目檔案的重要組成部分。其合理排序是項目檔案系統(tǒng)性的重要體現(xiàn)，也是項目檔案整理質(zhì)量的重要參考指標之一。然而，一些單位整理項目檔案時，為便于管理和查找利用，把合同按照文種組卷后，集中排列在一起。這種排序方法是否科學合理，大家莫衷一是，給項目檔案的整理歸檔工作帶來不少困擾，下面就此問題進行一些探討。

1合同在項目檔案中的排序規(guī)則

1.1 內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性。組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系。[1]所謂“有機聯(lián)系”就是指事物諸要素或者事物之間按照一定的秩序結(jié)合在一起，形成一個新的系統(tǒng)或者新的整體，在系統(tǒng)內(nèi)部或新的體系內(nèi)部要素之間和事物之間的這種相互影響相互作用的關(guān)系我們稱之為有機聯(lián)系。因此，保持文件內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性是項目檔案中合同組卷、排序的最基本要求。具體來講應(yīng)做到以下三點：①合同排序應(yīng)體現(xiàn)合同的來龍去脈，即合同的訂立、履行、變更、解除、合同簽訂前的招投標文件、談判文件、爭議解決的仲裁、訴訟文件等應(yīng)作為一個有機聯(lián)系的整體進行分類、組卷和排序；②保持合同與其對應(yīng)的建設(shè)項目中各要素的關(guān)聯(lián)性，合同排序應(yīng)兼顧與其前后文件的關(guān)聯(lián)性和針對性；③合理界定有機聯(lián)系的內(nèi)涵和外延，根據(jù)文件的重要程度、因果關(guān)系、結(jié)論性和過程性文件等屬性確定卷內(nèi)文件的先后順序和案卷的排列位置。

1.2 形式的系統(tǒng)性。 “檔案的排序則是指，將大量的、無序的檔案在實體及信息層次上按照一定的規(guī)則進行排序，從而形成一個嚴格有序的有機整體”。[2]建設(shè)項目檔案是一個嚴格有序的有機整體，具有明確的系統(tǒng)性特點，排序結(jié)果作為客觀形成規(guī)律與主觀認識高度契合的產(chǎn)物，在形式上應(yīng)把系統(tǒng)性這一特點充分體現(xiàn)出來。

1.2.1體現(xiàn)建設(shè)流程。

1.2.1.1合同按建設(shè)階段排序的依據(jù)?！犊茖W技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）5.5款規(guī)定：建設(shè)項目類案卷宜按項目前期、項目設(shè)計、項目施工、項目監(jiān)理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列。[3]合同作為項目檔案的重要組成部分，其排序必然遵循而不能違背這一原則，即不同建設(shè)階段形成的合同不宜跨階段按文種集中排列在一起，而是放在合同內(nèi)容所針對的建設(shè)階段整理歸檔。

1.2.1.2 合同所屬建設(shè)階段的界定標準。我們?nèi)绾未_定一份合同所屬的建設(shè)階段呢？首先，考慮合同的形成時間，即合同簽署日期。其次，應(yīng)考慮合同的實際形成時間與理論形成時間的吻合度，對于因工程進度或其他特殊情況導致的“先履行后簽署”類合同，應(yīng)根據(jù)合同內(nèi)容以理論形成時間為準進行排列。最后，對于合同各方簽字日期不一致、不完整，甚至缺失的情況，應(yīng)及時進行考證，并結(jié)合合同內(nèi)容確定合同所屬建設(shè)階段。

1.2.1.3合同與建設(shè)階段的一般對應(yīng)關(guān)系。根據(jù)判斷合同所屬建設(shè)階段的依據(jù)，合同與建設(shè)階段的一般對應(yīng)關(guān)系如下：項目前期產(chǎn)生的合同主要包括：土地征用、拆遷安置協(xié)議、建設(shè)環(huán)境影響評價、技術(shù)咨詢合同；項目設(shè)計階段產(chǎn)生的合同主要包括：勘察設(shè)計合同、文物鉆探合同、設(shè)計（初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計）合同；施工階段產(chǎn)生的合同主要包括:承包、發(fā)包合同、施工合同、施工安全協(xié)議、配套設(shè)備采購合同；項目監(jiān)理階段產(chǎn)生的主要合同：監(jiān)理合同；項目竣工階段產(chǎn)生的合同包括：沉降監(jiān)測技術(shù)服務(wù)合同、竣工決算外部審計合同等。由于合同簽訂各方的隸屬關(guān)系、合同性質(zhì)、管理習慣的差異，合同名稱有合同、協(xié)議、備忘錄、具體執(zhí)行文件等稱謂上的差異，但不影響其所屬建設(shè)階段的判定。

1.2.2區(qū)分不同專業(yè)。重大建設(shè)項目一般由很多單項工程和專業(yè)組成，涉及工藝、通信、電力、設(shè)備、附屬工程等專業(yè)，不同專業(yè)形成的文件材料具有一定的獨立性，相關(guān)合同應(yīng)與該專業(yè)形成的文件材料一起組卷和排序，即使在同一建設(shè)階段內(nèi)亦不應(yīng)該跨專業(yè)組卷或排序。

1.2.3遵循形成規(guī)律。在項目檔案的組卷、卷內(nèi)文件排序，以及案卷之間的排序方面應(yīng)遵循文件材料的客觀形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于項目檔案的保管和檢索利用。切勿將全部合同類文件按照文種進行盲目組合，按照合同簽訂時間或重要程度進行簡單堆砌，人為割裂文件之間內(nèi)在、客觀、必然的聯(lián)系。

1.3 分類的邏輯性。為便于保管和利用，無論實體項目檔案的整理還是信息資源的管理，都應(yīng)該體現(xiàn)出成套性這一框架下的層次性和邏輯關(guān)系。具體到項目檔案內(nèi)的合同排序，應(yīng)遵循不同建設(shè)階段的合同放在不同建設(shè)階段組卷和排序，不同專業(yè)的合同放在相關(guān)專業(yè)組卷和排序，專業(yè)間形成同位平行關(guān)系，專業(yè)內(nèi)形成上下位隸屬關(guān)系，而非主觀臆斷下的自由組合。

2 項目檔案中合同集中排序的弊端

2.1 合同集中排序割裂文件之間的有機聯(lián)系

由于合同本身產(chǎn)生的過程不同，比如公開招標、邀請招標、商務(wù)談判等，決定了合同簽署前形成不同的依據(jù)性文件；合同履行過程中有的完全依據(jù)原合同條款履行，有的需要變更、補充或廢除；一些合同還會產(chǎn)生爭議處理文件等，上述文件材料都是與合同文本密不可分的內(nèi)容，如果將整個建設(shè)項目形成的各類合同按照文種進行集中組卷或排序，必將割裂文件之間內(nèi)在的必然的聯(lián)系。

2.2 合同集中排序打破了建設(shè)流程間的邏輯關(guān)系

建設(shè)項目的醞釀、決策、立項、可研、設(shè)計、施工、竣工、驗收、后評估、反饋等工作流程是一個邏輯嚴謹、承上啟下、環(huán)環(huán)相扣的閉環(huán)管理系統(tǒng)，[4]各建設(shè)階段之間具有嚴密的邏輯關(guān)系，各建設(shè)階段形成的項目檔案也同樣具有明顯的流程性和邏輯性特點。因此，將不同建設(shè)階段形成的合同集中排序，違背了項目檔案按建設(shè)階段進行排序的原則，同時，也打破了建設(shè)流程間的邏輯關(guān)系，無法科學反映建設(shè)過程。

2.3 合同集中排序違背項目檔案管理同步原則

建設(shè)項目文件材料的收集、整理、歸檔應(yīng)與項目建設(shè)進程同步實施。[5]同步形成、同步收集、同步整理是項目檔案管理中的原則之一。一個建設(shè)階段結(jié)束后應(yīng)及時將該階段形成的文件收集、整理，有利于項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)，在提高工作效率的同時，便于及時發(fā)現(xiàn)問題，及時整改，避免亡羊補牢。如果將合同集中排序，只能在建設(shè)流程全部結(jié)束后方能進行，與項目檔案管理同步原則相違背。

3 合同排序應(yīng)注意的幾個問題

同一建設(shè)階段形成的合同，在組卷時應(yīng)遵循合同訂立、變更、履行等形成規(guī)律和特點，按照合同性質(zhì)、專業(yè)、重要程度、形成日期等邏輯關(guān)系進行有序組合，并處理好以下幾種關(guān)系：

3.1 合同與招投標文件的關(guān)系?！墩袠朔ā返谒氖鶙l規(guī)定：“招標人和中標人應(yīng)當自中標通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。招標人和中標人不得再行訂立背離合同實質(zhì)性內(nèi)容的其他協(xié)議”。由此可見，招標文件與投標文件作為要約和承諾的關(guān)系，合同則是要約和承諾的最大公約數(shù)，招投標是過程，合同簽訂是結(jié)論。根據(jù)檔案排序中結(jié)論性文件在前，過程性文件在后的通行做法，在組卷或案卷排列時應(yīng)當先排合同，后排招投標文件，以保持二者之間的有機聯(lián)系和邏輯關(guān)系。

3.2 采購合同與設(shè)計文件的關(guān)系。一切投資項目都是根據(jù)特定的用途進行的，每一項工程都是為發(fā)揮其特定的用途來設(shè)計的。因此，對擬建工程事先應(yīng)有明確的概念，即投資規(guī)模、技術(shù)標準、設(shè)備選型等都要預(yù)先設(shè)計，為主要設(shè)備和材料的預(yù)安排訂貨提供清單，方能進行購置和施工。由此可見，根據(jù)建設(shè)流程應(yīng)先形成設(shè)計文件，后形成配套設(shè)備及服務(wù)的采購合同，設(shè)計文件應(yīng)排列在前，設(shè)備、服務(wù)等采購合同應(yīng)排列在后。對于非依據(jù)設(shè)計文件進行的一般采購活動，其合同排序不受此限。

3.3 合同與其履行文件的關(guān)系。合同履行過程中出現(xiàn)的合同條款變更、簽署補充協(xié)議形成的文件材料，應(yīng)和主合同集中排列，并排在其后；合同爭議解決形成的友好協(xié)商材料、仲裁、訴訟材料等應(yīng)將結(jié)論性文件排列在前，過程性、依據(jù)性文件材料排列在后進行組卷，并排列在與之關(guān)聯(lián)合同的前面；被判定為無效或雙方協(xié)商作廢的合同，可把結(jié)論排列在原合同所屬階段的對應(yīng)位置，上述合同不再歸檔。

3.4 非紙質(zhì)合同排序與對應(yīng)紙質(zhì)合同的關(guān)系

《合同法》第十一條規(guī)定合同的書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。那么上述非紙質(zhì)文本類合同如果以光盤、移動硬盤等載體形式歸檔，應(yīng)注明其載體類型、存放位置和檔號等信息后單獨保管，并以互見號的形式與對應(yīng)的紙質(zhì)合同進行關(guān)聯(lián)，而不宜與紙質(zhì)項目檔案混同歸檔。

4 結(jié)論

    綜上所述，合同不宜機械地按照文種組卷或集中排列在某一建設(shè)階段，而是根據(jù)合同簽署日期并結(jié)合內(nèi)容確定所屬的建設(shè)階段。同時，正確認識合同的訂立、變更、履行等過程形成文件材料的有機聯(lián)系及與設(shè)計、招標等建設(shè)活動的相互關(guān)系，并在充分考慮特殊載體合同保管條件的基礎(chǔ)上，進行科學組卷和系統(tǒng)排列，以清晰體現(xiàn)建設(shè)流程、專業(yè)特點和組卷特征。

參考文獻：

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（作者單位：中國聯(lián)通河南省分公司）