工欲善其事，必先利其器。職場工作中，如何通過一些實用工具，比如帶提醒功能的軟件，做好任務管理和時間管理，保障重大任務不遺漏、重要時間不錯過？——會博通分享幾個小技巧。

近日，小編聽說某公司因職員疏忽，錯過項目投標時間，導致錯失了重大生意機會，甚至影響了年底業(yè)績達標需要！其實，這樣的疏忽完全可以通過一些實用工具來避免。比如，會博通綜合知識管理系統(tǒng)的提醒功能。

巧用提醒功能，做好任務管理與時間管理

提醒功能，是會博通綜合知識管理系統(tǒng)內(nèi)嵌的一個全局性工具。它不僅可為信息、證件、文檔、檔案設置提醒，還可以按日、月、年或自定義時間等維度，為臨時性、周期性待辦工作設置提醒。設置時，被提醒人可以是指定成員，也可以是某部門、組織，非常靈活好用。用好提醒功能，它將是企業(yè)進行任務管理、時間管理的利器！

1、 會博通提醒x證照，年檢、更新不耽誤

企業(yè)證照繁多，各類營業(yè)執(zhí)照、許可證、資格證書等的有效期、更新時間各不相同，如何通過精細化把控，避免證件失效過期，從而不耽誤業(yè)務運作？

解決技巧：應用會博通的單一信息提醒功能，為不同證件設置上對應的提醒事項即可。

如：某份許可證要在12月年審。那么，可提前為該許可證文件添加一條提醒，事項為許可證年審辦理，預設在12月1日3天前，以每天一次的周期，發(fā)送至對應負責人或部門。到了指定時間后，負責人員將會收到郵件或短信，提醒其作出響應。這樣一來，方便企業(yè)精準地把控證照到期時間，不耽誤重要證照的使用需求。

2、 會博通提醒x待辦，重要任務有跟蹤

職場人工作任務緊湊，如何保證像招標報名時間、重要會議等重大事項不錯過？

解決技巧：通過會博通的起止日期提醒功能，為特定的時間設置提醒。

如：因防疫需要，行政管理人員需在某天組織全公司各部門進行一場防疫健康宣講會議。那么，可為該時間設定一條提醒，事項為防疫健康宣講會議，通過郵件發(fā)送至各部門，還可設置會議前5分鐘生效發(fā)出，以便各部門同事準時到場。讓重要任務、重大會議有跟蹤。

3、 會博通批量提醒，一鍵設置更便捷

企業(yè)文檔、檔案、證照等多種文件被借出，如何一次性為多份文件、多條信息設置提醒？

解決技巧：通過會博通的批量提醒功能，即可為多個文件或信息設置提醒。

如：針對某項目的技術、產(chǎn)品、營銷等相關檔案，可批量勾選，先放進會博通系統(tǒng)內(nèi)特有的收納盒，再應用批量設置功能，設置歸還提醒。一次設定，統(tǒng)一發(fā)出，管理更便捷。

更多關于會博通收納盒的妙用，還可參考：文檔管理操作繁瑣？巧用“收納盒”，管理更高效。

會博通系統(tǒng)內(nèi)提醒功能的妙用，主要是基于以下4大特色：

（1） 提醒發(fā)起方式多樣：不僅能根據(jù)特定起止時間進行發(fā)起，還可針對證件、文檔等單一信息發(fā)起，并支持批量設置；

（2） 提醒時效自定義：可自由設定提醒生效、失效時間，提醒周期可以是每日1次、每周1次等或自定義頻次；

（3） 提醒對象靈活：被提醒人可以是具體的用戶、組織或者職務變量，即具體職務的當下任職者；

（4） 提醒方式結合：可以郵件提醒，也可以同時發(fā)送短信提醒。

會博通提醒功能為企事業(yè)組織提供的價值

掌握提醒功能的使用技巧，能幫助職場人員的工作任務事事有著落，重大事項不遺落，同時助力管理者把控更全面，管理更高效。上文應用的會博通綜合知識管理系統(tǒng)，是國家雙軟認證、國家高新技術企業(yè)紹林科技的旗下產(chǎn)品。作為深耕知識管理領域超30年打造的文件、檔案、知識一體化管理軟件，會博通可用于包括辦公自動化、文件管理、檔案管理、時間與考勤管理、圖書資料管理、證照管理、客戶資料管理等企業(yè)信息化管理的各個方面，為企事業(yè)組織提供智能化、數(shù)字化的解決方案。