物業(yè)檔案既記錄了物業(yè)行政管理部門的管理情況,又能反映物業(yè)管理狀況與物業(yè)服務(wù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)服務(wù)情況??茖W(xué)合理地做好物業(yè)檔案信息化管理工作對(duì)提高物業(yè)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力有著重要的作用。
如何做好物業(yè)檔案信息化管理工作呢?檔案管理專家會(huì)博通建議您分三步走。
1.做好檔案資料分類管理
隨著企業(yè)的發(fā)展,各種不同類型的檔案資料會(huì)越積越多,及時(shí)做好分類管理,為檔案資料信息化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
如行政資料就包括企業(yè)文化建設(shè)檔案資料、公司項(xiàng)目發(fā)展規(guī)劃、公司各項(xiàng)工作制度以及政府部門下發(fā)的各類文件等;人事資料就涉及到招聘、面試、錄用、人才儲(chǔ)備、員工檔案資料、勞動(dòng)合同、人事任免(調(diào)職)、獎(jiǎng)懲記錄、國(guó)家相關(guān)勞資政策、法規(guī)文件等;還有財(cái)務(wù)資料、客戶資料等等各種資料根據(jù)不同的用途需要分門別類地做好歸檔和管理。
會(huì)博通系統(tǒng)中自定義檔案類型的功能可以滿足物業(yè)企業(yè)各類型檔案歸檔的需求,檔案管理員可以根據(jù)檔案類型做精細(xì)化管理,方便后期企業(yè)員工的取用。
2.做好保密級(jí)別分類
企業(yè)經(jīng)營(yíng)的過程中,肯定會(huì)有一些保密文件的出現(xiàn),這些保密文件屬于特定人群使用的范圍,根據(jù)檔案資料的保密程度可以分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)程度,不同的保密程度對(duì)應(yīng)不同的使用權(quán)限,讓機(jī)密檔案在企業(yè)里安全流通。
會(huì)博通四大安全策略,可以根據(jù)企業(yè)安全管理的要求,進(jìn)行個(gè)性化安全策略的設(shè)置,讓企業(yè)的核心檔案得以安全地傳播與利用。
3.做好檔案資料的查(借)閱工作
物業(yè)企業(yè)之所以需要做好檔案資料管理,就是為了讓有用的檔案資料能夠被再次利用,因此做好檔案資料的查(借)閱工作,對(duì)重要檔案資料再利用有著至關(guān)重要的作用。
會(huì)博通純線上、純線下以及線上線下結(jié)合的檔案借還體系,方便企業(yè)員工一鍵借閱檔案資料。員工可通過會(huì)博通,使用掃碼或關(guān)鍵字檢索方式定位檔案資料,對(duì)于沒有權(quán)限或需要借用原件/復(fù)印件時(shí),可發(fā)起借用流程,整個(gè)借用過程簡(jiǎn)單、方便易操作。