做過(guò)檔案管理工作的小伙伴都特別清楚，檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)化極高的工作，從檔案的歸檔、分類、裝訂、管理，到檔案的審核、考核、套改等，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要耗費(fèi)非常大的精力，要做好并不容易。為保證檔案管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，各企業(yè)在創(chuàng)新檔案管理方式上，做了很多的嘗試和投入。在這當(dāng)中，引進(jìn)檔案管理軟件，用工具解放雙手，當(dāng)屬投入產(chǎn)出比最高、最能提升人效的措施之一。

檔案收集是檔案管理的前置工作，在傳統(tǒng)的檔案管理模式當(dāng)中，不同部門之間文件的留檔、編目、裝訂全部靠手工完成，溝通成本高，也比較容易遺漏。引入檔案管理軟件后，檔案管理人員的工作主要是檔案資料歸類、掃描、錄入。

歸類可依據(jù)國(guó)家檔案管理規(guī)范和行業(yè)規(guī)范進(jìn)行，掃描借助儀器即可完成，都比較便捷。至于錄入，大家設(shè)想的可能是每一個(gè)文件都要依靠手工單個(gè)錄入，其實(shí)不然，使用檔案管理軟件后，你可以直接從excel或電腦磁盤當(dāng)中批量一鍵導(dǎo)入。

過(guò)去，我們要借閱一個(gè)檔案，需要經(jīng)過(guò)層層的相關(guān)部門、人員審核。對(duì)于借閱人員而言、需要不停地穿梭于不同的部門，工作極為低效；而對(duì)于包括檔案管理人員在內(nèi)的審核人員來(lái)說(shuō)，深度工作的時(shí)間經(jīng)常被這些事務(wù)性工作打斷，也非常困惱。

公司檔案管理系統(tǒng)通過(guò)流程化組織管理模式，使以上問(wèn)題消弭于無(wú)形。檔案管理員或具備相關(guān)權(quán)限的人員，可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)，在公司內(nèi)部指定一系列企業(yè)級(jí)流程，并對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)不同工作事項(xiàng)的流程角色，從而通過(guò)線上完成檔案管理、乃至事務(wù)協(xié)同工作。

檔案管理工作人效提升ROUND 3：檔案管理，準(zhǔn)確及時(shí)且主動(dòng)

一套高效智能的檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理上能夠帶來(lái)的人效提升，能說(shuō)的實(shí)在太多，如果要用一句話總結(jié)，那便是：準(zhǔn)確、及時(shí)且主動(dòng)。

通過(guò)公司檔案管理系統(tǒng)，檔案使用者可隨時(shí)隨地對(duì)所需檔案進(jìn)行主動(dòng)式搜索，搜索范圍涵蓋公司內(nèi)部全部檔案，對(duì)于沒(méi)有使用權(quán)限的文件，可隨時(shí)發(fā)起借閱、下載等申請(qǐng)，如果該使用者在系統(tǒng)規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，則不需要通過(guò)任何審批，即可對(duì)檔案進(jìn)行使用和管理。

同時(shí)，檔案管理軟件還提供檔案統(tǒng)計(jì)功能，檔案管理員可隨時(shí)隨地對(duì)檔案的利用情況、利用明細(xì)、利用排名、歸檔檔案的內(nèi)容、類目等數(shù)據(jù)信息，讓管理人員對(duì)檔案的管理情況做到真正的全局管控。

推薦閱讀：

來(lái)自用戶的聲音：企業(yè)為什么要引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)？

可豐富、可簡(jiǎn)約！用“磁貼功能”打造個(gè)性化檔案管理系統(tǒng)

引進(jìn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)后，你需要為檔案采集做些什么？

會(huì)博通企業(yè)證照管理系統(tǒng)：打造3大場(chǎng)景化應(yīng)用，證照管理安全更高效