紹林科技交通行業(yè)檔案管理解決方案：從即時歸檔到秒速檢索，高效賦能運營管理
然而，要做好交通行業(yè)的檔案管理工作并非易事，因為交通行業(yè)檔案管理不僅要執(zhí)行交通行業(yè)檔案管理制度，同時也要接受當?shù)貦n案行政管理部門的監(jiān)督、管理。因此，為了方便交通行業(yè)的朋友們做好檔案工作計劃，我們幫大家整理了做好交通行業(yè)檔案管理工作，不得不考慮的幾個點，及其應(yīng)對策略。
做好交通行業(yè)檔案管理工作，需要關(guān)注哪幾個點？
1）如何解決由紙質(zhì)檔案多而導(dǎo)致的工作量大的問題
雖說，現(xiàn)階段交通行業(yè)得到了非常迅猛的發(fā)展，但不少交通部門的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備仍然落后，有非常多成就的紙質(zhì)檔案。這些紙質(zhì)檔案存放的時間比較長，檔案記錄信息較為模糊，如果在過去沒有規(guī)范地進行電子化，則需要通過將手動將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)錄到電腦中，將會耗費大量的人力和時間。
2）如何解決檔案管理不規(guī)范的問題
就目前而言，在部分交通管理工作中，依然存在管理不規(guī)范現(xiàn)象。這跟檔案部門沒有建立完善的檔案管理制度和標準有關(guān)，同時也與部分檔案人員不重視檔案管理工作相關(guān)，這一現(xiàn)象或?qū)⒔o企業(yè)帶來較大損失，比如，檔案丟失、檔案損壞等。
3）如何提升檔案檢索效率
如果檔案的搜索方式設(shè)計不合理，就會造成檔案檢索困難。試想，當你需要某份檔案時，利用搜索半天搜索不出來，甚至還需要到檔案庫房進行地毯式的搜查，這對于時間和精力是極大的浪費。
4）如何確保電子檔案管理軟件實時更新
紹林科技交通行業(yè)檔案管理解決方案，如何實現(xiàn)檔案的高效管理？
1）自動歸檔功能：檔案歸檔從事后到即時
紹林科技交通行業(yè)檔案管理軟件提供了檔案自動歸檔功能，在紹林科技檔案管理平臺上處理的文件，可自動歸檔實時歸檔至檔案庫中，可以很好地解決交通運輸業(yè)資料眾多、錄入麻煩的問題。同時，紹林科技檔案管理系統(tǒng)可以與第三方軟件無限銜接，不論您是使用OA，還是使用ERP、釘釘、企業(yè)微信等第三方軟件平臺，都可以隨時隨地將檔案放進紹林科技檔案庫中。
2）流程化管理功能：檔案工作既規(guī)范又安全
審批全流程自主可控，可以快速配備各類工作流程，支撐交通運輸業(yè)規(guī)范化管理。比如在對外在采購審批上，你可以自主添加采購專員-采購主管—采購經(jīng)理-采購專員等審批流程，一次性完成采購審批，無需逐一通知不同的人員，簡單又高效。比如，當員工需要借用有限定的用途的檔案時，你可以在系統(tǒng)上自動加上限定用途水印，水印在后續(xù)流程中均有效。
3）檔案檢索功能：全文檢索只需3秒
無需擔心關(guān)鍵檔案信息泄露，檢索結(jié)果是根據(jù)工作職能授權(quán)的，權(quán)限之外的用戶，無法查看檔案相關(guān)信息，同時，通過紹林科技交通運輸行業(yè)檔案管理解決方案，支持按類型設(shè)置登入IP段限制，設(shè)置IP限制之后，即使用戶擁有訪問權(quán)限，在不同的設(shè)備上進行查看，依然會有限制，由此可以使檔案文件得到雙重保護。當然，為了檔案查閱方便，您也可以不使用該功能。檔案查閱時提供的是無本地緩存，無需下載任何插件，大大地節(jié)省了設(shè)備的內(nèi)存，同時支持PC、ios、安卓等多端口接入，讓您可以不受地域、不受時間限制地進行檔案檢索。
3）系統(tǒng)升級服務(wù)：不限次數(shù)免費升級
目前，紹林科技交通運輸業(yè)檔案管理解決方案已經(jīng)落地上百個行業(yè)用戶，受到包括一汽巴士、廣東交通集團、中船重工等眾多用戶朋友們的一致好評。未來，紹林科技將持續(xù)探索、創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)在交通運輸業(yè)領(lǐng)域的應(yīng)用，為更多交通運輸企業(yè)用戶提供優(yōu)質(zhì)的使用體驗。
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