檔案資料在哪里？用企業(yè)檔案管理系統(tǒng)一查便知！
“小李啊,等會(huì)把咱們?nèi)ツ晟a(chǎn)管理檔案整理一下，一會(huì)開(kāi)會(huì)用?！?/span>
“領(lǐng)導(dǎo)，現(xiàn)在距離開(kāi)會(huì)不到1小時(shí)，時(shí)間上恐怕有點(diǎn)來(lái)不及。因?yàn)樯a(chǎn)管理檔案有點(diǎn)多，不僅包括生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理，還包括安全管理、計(jì)量工作等等……找齊估計(jì)得花費(fèi)一天”
您是怎么找檔案的？是不是還需要花費(fèi)很多的時(shí)間？實(shí)際上檔案搜查很簡(jiǎn)單，用會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，不論是電子檔案還是實(shí)體檔案都可以快速查找。
01快速檢索電子檔案
在會(huì)博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中，用戶可通過(guò)基礎(chǔ)檢索與高級(jí)檢索兩種不同的方式進(jìn)行檔案檢索。使用基礎(chǔ)檢索功能時(shí)，只需在搜索框中輸入屬性關(guān)聯(lián)詞，檔案管理軟件便會(huì)自動(dòng)在系統(tǒng)中搜索相關(guān)文檔。同時(shí)，還可以多個(gè)關(guān)聯(lián)詞聯(lián)合搜索、二次搜索，以縮小搜索范圍。
舉個(gè)例子，若您搜索的內(nèi)容既包含檔案管理部門，又包含會(huì)議資料，那么就可以用“檔案管理部門”+“空格”+“會(huì)議資料”的組合方式進(jìn)行搜索。
除了基礎(chǔ)搜索之外，您還可以通過(guò)多屬性組合、自定義搜索排名來(lái)快速鎖定目標(biāo)文件的搜索方式。搜索過(guò)程中，通過(guò)“或者”、“并且”、“或者不”，基礎(chǔ)屬性/自定義屬性，框定區(qū)域、時(shí)間等多維度條件，便可以非常精準(zhǔn)地定位目標(biāo)文件。并且，搜索結(jié)果可依據(jù)需求進(jìn)行升序和降序排布。
通過(guò)以上的方式，您就可以非?？焖俚卣业剿铏n案了。
02快速定位實(shí)體檔案
會(huì)博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，不僅僅能夠快速找到電子檔案，也能快速定位實(shí)體檔案。在使用快速定位功能，您需要先在分類管理器中管理存放地點(diǎn)。管理方式為，在分類管理器的數(shù)據(jù)庫(kù)節(jié)點(diǎn)，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“存放地點(diǎn)表”子菜單，即彈出“存放地點(diǎn)表”窗口，在這個(gè)窗口中可以添加、刪除或修改存放地點(diǎn)。
會(huì)博通可對(duì)多個(gè)庫(kù)房的位置示意圖進(jìn)行統(tǒng)一管理，以方便大型機(jī)構(gòu)以及大型檔案館的應(yīng)用。
可通過(guò)下拉選擇切換當(dāng)前的示意圖，示意圖中的紅點(diǎn)表示對(duì)應(yīng)一個(gè)存放地點(diǎn)編號(hào)。示意圖顯示有三個(gè)模式：
1）顯示標(biāo)簽：在示意圖中顯示存放地點(diǎn)的標(biāo)簽，并且，可以通過(guò)單擊存放地點(diǎn)標(biāo)簽，對(duì)該標(biāo)簽進(jìn)行隱藏或顯示。
2）隱藏標(biāo)簽：示意圖中只顯示存放地點(diǎn)的標(biāo)記點(diǎn)，鼠標(biāo)移到標(biāo)記點(diǎn)時(shí)，會(huì)顯示標(biāo)簽信息。
3）編輯模式：示意圖進(jìn)入編輯狀態(tài)，點(diǎn)擊示意圖上的某一位置，即可在該位置添加新的標(biāo)記點(diǎn)，輸入標(biāo)簽編碼。點(diǎn)擊已經(jīng)存在的標(biāo)記點(diǎn)，也可以編輯該標(biāo)記點(diǎn)。然后，點(diǎn)擊保存示意圖按鈕保存當(dāng)前修改。
4）標(biāo)記查找：在查找按鈕左側(cè)的文本框中輸入要查找的標(biāo)簽關(guān)鍵字，點(diǎn)擊查找按鈕，即會(huì)顯示符合條件的標(biāo)記點(diǎn)列表，點(diǎn)擊列表中的標(biāo)記，會(huì)定位到相應(yīng)的示意圖位置，關(guān)鍵字輸入越完整，查找越精確。
快速檢索電子檔案與快速定位實(shí)體檔案，強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，讓企業(yè)檔案管理更高效。面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)小時(shí)后要找全所有檔案緊急情況。淡定下來(lái)不要慌，交給會(huì)博通企業(yè)檔案管理軟件就對(duì)了！
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