2023年6月8日下午3點(diǎn)到4點(diǎn)，為迎接國際檔案日的到來，會(huì)博通聯(lián)合山東新未來集團(tuán)，聚焦“數(shù)字化時(shí)代下檔案管理該如何做？”跟大家進(jìn)行了分享交流。山東地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)與會(huì)博通的用戶朋友們受邀參加會(huì)議。

會(huì)議以“干貨+實(shí)踐+交流”的形式展開。會(huì)議分享的干貨部分，由會(huì)博通檔案管理項(xiàng)目服務(wù)專家譚卓之，以及新未來營銷事業(yè)部經(jīng)理孫小青精心準(zhǔn)備。兩位專家在會(huì)議上分享的知識(shí)點(diǎn)，觸及到了很多當(dāng)下檔案管理的痛點(diǎn)與實(shí)用技巧。小編特此將直播知識(shí)點(diǎn)總結(jié)成文，以饗讀者。

01譚卓之：數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的檔案管理，呈現(xiàn)怎樣的特點(diǎn)？

我們?cè)?023年的政府工作報(bào)告中，找到了這樣的內(nèi)容：大力發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì)，提升常態(tài)化監(jiān)管水平，支持平臺(tái)經(jīng)濟(jì)；支持公平互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，有利促進(jìn)制造業(yè)數(shù)字化智能化。

同時(shí)，我們也在《全國檔案局長館長會(huì)議上的報(bào)告》當(dāng)中看到，要系統(tǒng)謀劃推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)，檔案管理工作要走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化。所以檔案的現(xiàn)代化建設(shè)與依法、開放、監(jiān)管、數(shù)字化密切相關(guān)，檔案管理工作也應(yīng)圍繞著圍繞這幾個(gè)方面來開展。

1）數(shù)據(jù)化和數(shù)字化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案成為主流，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被數(shù)字檔案所取代，因此，數(shù)字化的檔案管理工作成為必須。

采用檔案數(shù)字化機(jī)器人，可以方便地對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。檔案數(shù)字化機(jī)器人可以自行布置多個(gè)檔案錄入段，實(shí)現(xiàn)多個(gè)地點(diǎn)多個(gè)時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化。數(shù)字化后的檔案也能夠存儲(chǔ)進(jìn)檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案的全流程管理。

2）網(wǎng)絡(luò)化和平臺(tái)化

數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，檔案管理工作需要具備網(wǎng)絡(luò)化和平臺(tái)化的特點(diǎn)，通過建立數(shù)字檔案系統(tǒng)或共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交流，有利于提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

檔案管理系統(tǒng)的私有化部署可以給到用戶更強(qiáng)數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)，因?yàn)槲覀冊(cè)诠芾頇n案的過程中，很多信息的敏感性其實(shí)都是很高的，采用私有化部署可以保證數(shù)據(jù)完全掌握在自己手中，避免數(shù)據(jù)泄露和濫用。

3）開放性和合作性

數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，檔案管理工作需要具備開放性和合作性，與其他部門或機(jī)構(gòu)共同合作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交流，促進(jìn)檔案管理工作的協(xié)同發(fā)展。

現(xiàn)代化的檔案管理工具讓檔案管理擁有了非常大的便利性。比如檔案資料數(shù)字化后，可以同時(shí)供多人觀看，既能夠減輕反復(fù)查閱對(duì)紙質(zhì)或?qū)嶓w檔案的損害，也能成倍地提升檔案的利用效率。

4）安全性和保密性

數(shù)字檔案的管理需要具備更高的安全性和保密性，采取措施保障檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露和損毀。

為了確保檔案的安全性，我們?cè)谙到y(tǒng)當(dāng)中設(shè)置了各種各樣的安全管理機(jī)制，比如說，USBKEY、登錄安全、數(shù)字證書、防擴(kuò)散水印等等，可以說是在檔案管理的各個(gè)層面都有保護(hù)機(jī)制。

02孫小青：從2個(gè)經(jīng)典項(xiàng)目案例，看檔案管理痛點(diǎn)和方案

山東新未來系統(tǒng)集成有限公司，致力于山東省內(nèi)智慧城市、智慧數(shù)據(jù)管理與檔案智能化行業(yè)的咨詢、承接、服務(wù)、建設(shè)發(fā)展，自2016年起進(jìn)入檔案行業(yè)，在深入行業(yè)的服務(wù)過程中不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合公司的技術(shù)能力，在山東省服務(wù)了近百家單位。2023年國際檔案日，山東新未來跟我們分享了兩個(gè)非常經(jīng)典的項(xiàng)目案例：某縣政府、市水利局。

1）某縣政府項(xiàng)目

某縣政府在項(xiàng)目實(shí)施前，面臨著比較多的檔案管理痛點(diǎn)，比如：管理分散難沉淀、人員變動(dòng)頻繁文檔易丟失、出現(xiàn)問題無法追溯、文檔量大管理困難、紙質(zhì)文件成本高、利用安全難管控、業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范等等。

山東新未來協(xié)助某縣政府從4各方面，升級(jí)了檔案管理的方式和方法。

檔案收集：聯(lián)通OA、釘釘?shù)葮I(yè)務(wù)平臺(tái)。某縣政府在這些平臺(tái)中已經(jīng)設(shè)置好組織架構(gòu)。會(huì)博通軟件可以將單位的組織架構(gòu)通過接口直接投射到平臺(tái)中，根據(jù)業(yè)務(wù)層級(jí)進(jìn)行多權(quán)限管理，這樣就可以多部門多業(yè)務(wù)口均可在自己權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行文檔上傳，查閱和使用。

檔案管理：平臺(tái)可對(duì)文檔和檔案進(jìn)行流程化管理，比如公文的流轉(zhuǎn)，從公文模板，公文擬寫到審批和下發(fā)均可在平臺(tái)上完成，并將完成了公文進(jìn)行歸檔入庫，完成檔案的全生命周期管理。

檔案存儲(chǔ)：所有的文檔均保存在會(huì)博通數(shù)據(jù)庫中，保證了文件不丟失。

檔案利用：某縣政府使用客戶端和手機(jī)端，所有用戶均可在自己權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行文件的查詢和借閱，使用，并且形成文檔的使用日志，保證了信息使用的及時(shí)性，安全性，規(guī)范性，可追溯性。

2）市水利局項(xiàng)目

市水利局項(xiàng)目是一個(gè)比較特殊的項(xiàng)目。特殊的地方在于水利局原來的檔案庫房硬件改造空間有限，基于全省檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)工作要求，過審難度大，檔案信息化建設(shè)在評(píng)價(jià)中比重也比較大。

山東新未來從信息化的建設(shè)處著手，協(xié)助市水利局進(jìn)行檔案體系建設(shè)：一是和省里的OA系統(tǒng)打通，實(shí)現(xiàn)了所有下發(fā)的公文直接歸檔入庫；二是響應(yīng)2020年6月份新修訂的《中華人民共和國檔案法》的要求，對(duì)入庫的檔案資料使用電子歸檔章功能，確保了檔案資料程序規(guī)范，提前實(shí)現(xiàn)了電子檔案單軌制歸檔。

經(jīng)過檔案體系建設(shè)升級(jí)，市水利局高分獲評(píng)2022年度全省檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)示范單位。

“奮進(jìn)新征程、蘭臺(tái)譜新篇”，在2023國際檔案日來臨之際，我們很榮幸有機(jī)會(huì)跟大家一起探討“數(shù)字化檔案管理”課題。希望本次的交流分享，能夠給到或觸發(fā)大家對(duì)于檔案管理的一些新看法、新認(rèn)識(shí)。讓我們帶著新的認(rèn)知，邁入更為廣闊的檔案新世界！

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