你有想過(guò)：一個(gè)人管理檔案，多人錄入檔案的管理模式嗎？現(xiàn)在，使用會(huì)博通檔案數(shù)字化機(jī)器人，就可實(shí)現(xiàn)檔案管理的“1+N”模式，有效提高檔案管理的效率。

01檔案數(shù)字化機(jī)器人——掃描、文檔數(shù)字化的起點(diǎn)

會(huì)博通檔案數(shù)字化機(jī)器人，可快速地將紙質(zhì)文件數(shù)字化形成電子檔案，提供檔案收集、管理到利用等的全生命周期管理。

在檔案的收集階段，會(huì)博通專門針對(duì)愛普生高速掃描儀開發(fā)了“獨(dú)立上傳程序”，與愛普生掃描儀組成“智能掃描工作臺(tái)”，用于快速收集檔案資料。智能掃描工作臺(tái)不受會(huì)博通系統(tǒng)用戶限制，會(huì)博通系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員可設(shè)置多個(gè)“錄入”用戶，不同角色的用戶均可使用智能掃描工作臺(tái)快速將海量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化。

會(huì)博通專門為檔案數(shù)字化開發(fā)了檔案獨(dú)立上傳程序，登錄該程序，使用愛普生掃描儀，就可以將掃描好的文件，實(shí)時(shí)上傳到制定的檔案管理軟件路徑當(dāng)中。

例如需要對(duì)合同文件進(jìn)行數(shù)字化，對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)人員即可通過(guò)智能掃描工作臺(tái)，將合同文件進(jìn)行掃描。掃描之后檔案的電子文件就可以歸入到合同文件的指定路徑（可自由定義）當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)重要文件的及時(shí)移交、歸檔需要。

02檔案數(shù)字化機(jī)器人，一人管理全員參與

在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，您可能會(huì)遇到這樣的情況，不僅需要催收各個(gè)部門的檔案，比如項(xiàng)目檔案、人事檔案、合同檔案等等，也還要逐一對(duì)檔案進(jìn)行掃描，將之轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案。

這是我們慣常的檔案數(shù)字化方式。使用這種方式來(lái)處理少量的檔案是比較方便的，但是檔案越多、涉及到的部門就越多，采用這種方式來(lái)處理，工作量就太大了。

會(huì)博通檔案數(shù)字化機(jī)器人特別研制的檔案獨(dú)立上傳程序，支持1-100個(gè)賬號(hào)同時(shí)登錄并對(duì)檔案進(jìn)行收集工作。檔案錄入賬號(hào)的拓展，不僅可以減輕檔案管理員的工作量，也可以提高檔案管理的效率。

當(dāng)您把項(xiàng)目檔案、人事檔案、合同檔案的收集與數(shù)字化工作，下發(fā)給具體的執(zhí)行人員，自己負(fù)責(zé)審核和把控，檔案收集管理工作就會(huì)更快捷、更輕松。

這種方式將檔案的收集跟數(shù)字化直接整合在了一起，使得檔案的收集工作更為顯性，更利于考核管理，也更利于激發(fā)檔案收集的積極性與及時(shí)性。

03檔案數(shù)字化機(jī)器人，應(yīng)用于異地辦公的諸多領(lǐng)域

目前，檔案數(shù)字化機(jī)器人普遍應(yīng)用于學(xué)校檔案管理、工程項(xiàng)目檔案管理、制造檔案管理當(dāng)中。

就學(xué)校檔案管理而言，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)支持學(xué)校檔案室總控，各個(gè)學(xué)院或科室獨(dú)立上傳移交的模式，將分散的檔案資料，及時(shí)上傳到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。比如在新生開學(xué)的時(shí)候，需要對(duì)大量的檔案資料進(jìn)行整理，那么此時(shí)會(huì)博通檔案獨(dú)立上傳站點(diǎn)和愛普生掃描儀就可隨時(shí)隨地對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化并上傳，提高數(shù)字化效率。

04結(jié)尾

檔案數(shù)字化機(jī)器人是一款高效、智能的設(shè)備，它能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，實(shí)現(xiàn)快速分類、存儲(chǔ)和檢索。不僅如此，數(shù)字化機(jī)器人還能夠授權(quán)多人同時(shí)使用，方便團(tuán)隊(duì)協(xié)作。此外，數(shù)字化機(jī)器人還具有安全可靠的特點(diǎn)，能夠有效保護(hù)企業(yè)機(jī)密信息的安全。

如果您正在尋找一款高效、智能的檔案管理設(shè)備，那么檔案數(shù)字化機(jī)器人絕對(duì)是您的不二選擇！

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