【簽約】園區(qū)檔案管理應用案例：煙臺牟新發(fā)展集團有限公司
最近，煙臺牟新發(fā)展集團（下稱：牟新發(fā)展集團）有限公司與會博通簽訂協(xié)議，將會博通綜合檔案管理系統(tǒng)用于企業(yè)內(nèi)部組織經(jīng)營資料管理。系統(tǒng)上線后，牟新發(fā)展集團產(chǎn)業(yè)園開發(fā)、產(chǎn)業(yè)投資、國際生態(tài)島建設與運營、資產(chǎn)和股權管理、市場化運營、專業(yè)招商等各業(yè)務環(huán)節(jié)上所產(chǎn)生的資料都得到了統(tǒng)一科學的管理。
01園區(qū)檔案管理系統(tǒng)：統(tǒng)一科學化管理園區(qū)檔案
我們以國際生態(tài)島的建設與運營為基礎，虛化具體的內(nèi)容，提煉園區(qū)檔案管理的共性，以更為具象化的需求和更為細節(jié)化的檔案類別，給大家呈現(xiàn)園區(qū)檔案管理的落地細節(jié)與注意事項。
園區(qū)在建設和運營的過程中，會產(chǎn)生以下幾種類型的檔案：規(guī)劃檔案、建設檔案、管理檔案、環(huán)境監(jiān)測檔案、經(jīng)濟運營檔案、活動檔案等。其中規(guī)劃檔案包括園區(qū)的總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、專項規(guī)劃等，記錄了園區(qū)的整體布局、功能劃分、建設標準等內(nèi)容。建設檔案包括園區(qū)的管理制度、管理方案、管理規(guī)章制度等，記錄了園區(qū)的管理體制、管理流程、管理措施等內(nèi)容。環(huán)境監(jiān)測檔案包括園區(qū)的環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、監(jiān)測報告、環(huán)境評估報告等，記錄了園區(qū)環(huán)境質(zhì)量、生態(tài)效益等方面的情況。經(jīng)濟運營檔案包括國際生態(tài)島的經(jīng)濟運營計劃、財務報表、合作協(xié)議等，記錄了島嶼的經(jīng)濟運營情況、合作伙伴關系等內(nèi)容?；顒訖n案包括園區(qū)舉辦的各類活動的策劃方案、活動記錄、參與者名單等，記錄了島嶼的文化、科技、教育、體育等方面的活動情況。
如何將以上不同類別的檔案進行統(tǒng)一管理？會博通園區(qū)檔案管理系統(tǒng)給用戶提供了靈活的組織框架。用戶可以根據(jù)實際的應用場景進行劃分，比如按照以上的檔案類別，依次搭建規(guī)劃檔案、建設檔案、管理檔案、環(huán)境監(jiān)測檔案、經(jīng)濟運營檔案、活動檔案的框架，然后再往下細分。會博通框架結構支持無限細分，能夠讓檔案結構化的管理更為便捷。
所有的檔案保存在會博通系統(tǒng)后，系統(tǒng)管理員可以利用系統(tǒng)內(nèi)嵌的高速搜索引擎搜索檔案。比如想要某年度的財務報表、某個活動的活動檔案、某棟樓的建設標準等，直接在搜索窗口中輸入關鍵字，系統(tǒng)就會快速匹配與關鍵字相關的內(nèi)容，幫助用戶快速獲取和利用檔案。
此外，會博通還提供檔案登記和借閱的功能，當有人有檔案借閱需求時，可以通過系統(tǒng)直接申請進行借閱。借閱記錄會直接留存在系統(tǒng)當中，以便后續(xù)催還和追溯，也可避免檔案丟失，保障檔案安全。
02客戶簡介
煙臺牟新發(fā)展集團有限公司成立于2020年4月7日，注冊資本15億元?？傎Y產(chǎn)19億元，實收資本6.2億元。含六大業(yè)務版塊：產(chǎn)業(yè)園開發(fā)、產(chǎn)業(yè)投資、國際生態(tài)島建設與運營、資產(chǎn)和股權管理、市場化運營、專業(yè)招商。
作為煙臺市“1+3+X”生物醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)空間格局中的“1”，牟平區(qū)規(guī)劃了100平方公里的國際生命科學城，牟新集團將聚力打造國際領先的生物醫(yī)藥與健康產(chǎn)業(yè)研發(fā)聚集區(qū)、創(chuàng)新發(fā)展示范區(qū)。確保“十四五”末產(chǎn)值突破500億元，盡快向千億級產(chǎn)業(yè)集群進發(fā)。
03寫在最后
園區(qū)檔案記錄了園區(qū)的規(guī)劃、設計、施工和管理等方面的信息，可以作為法律合規(guī)性的證據(jù)，在法律糾紛、項目審批和政府監(jiān)督等方面，檔案可以提供依據(jù)和參考，確保園區(qū)建設與運營符合相關法規(guī)和政策。此外，園區(qū)管理者也可以通過對檔案的審查和分析，發(fā)現(xiàn)問題、改進措施、提高島嶼的管理效率和質(zhì)量。做好園區(qū)檔案管理非常重要！
會博通始于1990，多年來專注于文件、檔案、知識一體化管理領域，形成了融合多場景應用的非結構化數(shù)據(jù)管理體系，能夠很好地幫助組織對大數(shù)據(jù)量、復雜數(shù)據(jù)格式以及多樣性的內(nèi)容資料進行合規(guī)化管控。會博通致力于讓文檔為組織創(chuàng)造價值，期待與更多的合作伙伴和用戶朋友們一同拓展更大的檔案價值空間，釋放組織效能。
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