直播回顧|您關注的學校檔案管理痛難點和解決方案，都在這！
學校檔案管理都有怎樣的痛點？這些痛點要怎么解決？如何提高學校檔案管理工作的效率？2023年10月13號下午3點，會博通聚焦“學校檔案管理”主題，在視頻號直播間跟用戶朋友們做了公開分享和交流。對以上內容感興趣，但錯過直播的朋友，可查閱下述內容。
01學校檔案管理工作中的痛難點有哪些？
在直播的過程中，我們問直播間的用戶朋友：“在檔案管理工作中，大家有沒有遇到什么卡點和麻煩”得到了非常熱烈的回應。有回答：學生的檔案信息安全怎么保障的？有回答：檔案的防災備份的？也有“吐槽”：學校檔案太多，整理起來比較困難的……
作為在檔案管理行業(yè)發(fā)展了三十多年的企業(yè)，會博通對于大家提到的痛點都非常熟悉。在本次直播中，我們針對大家提到的高頻痛點，做了一個梳理。
1)痛點1：缺乏統(tǒng)一、標準的規(guī)范管理，各部門、學院管理標準不一致；
2)痛點2：信息不全、處理不及時，導致檔案信息不完善，難以滿足學校性質、教學、教研工作的需要；
3)痛點3：缺乏集成性，學校系統(tǒng)眾多，不同類型檔案使用獨立的系統(tǒng)管理，導致信息孤島；
4)痛點4：紙質檔案眾多，保存不便、容易損壞；
5)痛點5：學校所管理的檔案類型眾多（如人事檔案包含教師檔案、學生檔案、學籍檔案、教職工檔案等）；
6)痛點6：查詢量大，查詢、利用不便。
02有痛點自然有方案！
針對學校檔案管理的痛點，會博通提供了學校檔案管理解決方案。會博通檔案管理軟件支持各種類型的檔案管理、全生命周期檔案管理、操作功能專業(yè)簡潔，擁有細?；臋嘞薰芾砉δ堋⒎蠈W校需求的檔案借還功能，能夠很好地輔助學校進行檔案管理，提高檔案管理的效率。
會博通可以管理各類型的綜合性檔案。在會博通學校檔案管理系統(tǒng)中，我們可以將分散存儲的文件檔案，集中到服務器和檔案庫房進行統(tǒng)一存儲管控，也可以按部門、類型對文件檔案進行分類管理并且分目錄整理、分位置存放。在分類管理和集中管理的同時，我們也能夠保障文檔的安全，降低因文檔丟失或損毀帶來的損失。
會博通是專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)，擁有非常豐富的檔案管理功能，檔案管理的內容可全面覆蓋綜合檔案、教學評估檔案與教職工檔案；同時還可對接系統(tǒng)文件管理和收集整編模塊；也可以對學校教學管理文件進行歸檔整理，實現檔案日常業(yè)務的全面信息化管理。
不僅如此，會博通檔案管理軟件是貫穿檔案的全生命周期管理功能的。檔案的采集、錄入、整理、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全流程的檔案管理，都可以直接在一個系統(tǒng)里面搞定，非常方便。
在安全方面，會博通提供了細?；臋嘞薰芾怼Ｃ恳粋€分類都可以單獨設置權限，定義授權對象可訪問的檔案密級，以及可以進行的操作行為?？山o組織、部門、個人、來訪者等不同層級的用戶授權，同時也可以區(qū)分閱讀條目和閱讀內容的權限，區(qū)分自己創(chuàng)建和他人創(chuàng)建的內容的權限。
會博通學校檔案管理系統(tǒng)擁有功能強大的全文搜索引擎。支持關鍵詞檢索、全文檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式。檢索結果是根據工作職能與授權決定的。搜索的時候可以自定義設定搜索起止日期和搜索范圍，搜索范圍包含文件正文、文件附件、郵件附件、歷史版本等。同時我們也支持按標簽檢索文檔、按人員檢索文檔。
會博通擁有符合學校需要的檔案借還/領取業(yè)務功能，只需要6步就可以完成學生檔案的領取。這6步分別是高拍儀快速識別身份信息、系統(tǒng)自動搜索檔案、填寫表單、利用高拍儀拍照上傳、打印表單簽字確認、提交并完成申請。非常方便。
03連麥分享：如何提高學校檔案管理工作效率？
直播中，會博通跟哈爾濱師范大學的老師就“如何提高檔案管理工作效率”問題，進行了連麥分享，現將部分分享內容整理如下。
Q:為什么想要跟大家聊檔案工作效率的問題？
A: 選題的原因主要有兩個方面。首先，社會發(fā)展的外部環(huán)境已經將我們的工作推向了信息化的浪潮之中，目前國家各項工作，社會上各行各業(yè)都在信息化強烈的沖擊之下，檔案工作不能與社會發(fā)展脫節(jié)；另外檔案工作本身就是一項信息管理工作，應該代表著本行業(yè)的信息化水平，工作效率自然應該走在管理水平的前沿。其次，檔案工作的本質就是檔案價值的實現過程，通過一系列專業(yè)化的管理，實現檔案的信息價值和工具價值，來推動本行業(yè)以及社會發(fā)展進步。
所以，提高檔案工作各環(huán)節(jié)、各流程中的工作效率是檔案工作所亟須，是工作人員所期盼，實現檔案價值是工作宗旨，是一項永恒的課題。
Q：檔案管理系統(tǒng)是如何提升檔案工作效率的？
A: 哈師大的檔案工作還是比較高效的。我們檔案數字化建設起步較早，2006年開始。我們在線查檔率在2020年，疫情之前，已經達到了90%以上，這個比例目前仍在逐漸提高，我們所以畢業(yè)生的學籍檔案服務已經全部實現電子化、數據化、無紙化。
2021年末，會博通檔案管理系統(tǒng)項目在哈爾濱師范大學的正式落地，經過近2年的建設，我們完成了檔案信息新、舊數據庫的遷移，實現了單點登陸、OA辦公系統(tǒng)與會博通系統(tǒng)的數據對接，優(yōu)化了檢索的準確率和系統(tǒng)的響應速度，系統(tǒng)的其他功能正在進步的應用和優(yōu)化過程中，還基本完成了檔案門戶網的配置，等等大量工作。
下一步，準確將所有綜合檔案的業(yè)務都轉到平臺上，實現所有檔案數據的全生命周期管理，進一步提高檔案的精細化、顆?；芾硭?；保管模式也會逐漸向單軌制轉換；力求讓全校涉檔人員，歸檔、用檔都喜歡用、習慣用，甚至是離不開我們的會博通檔案系統(tǒng)來工作，達到更加高效、便捷、低炭的工作目標。
Q：為什么會想到要構建內外兩個平臺？有什么樣的考量？
A: 檔案內外網分開是檔案工作的需要，內網在局域網上，組織內的人員分權限訪問，工作內容以控制、管理為主；外網發(fā)布在互聯網上，工作以宣傳、展示為主，兩個網都要給力才行。我們在合作的過程中發(fā)現，會博通的網站頁面設計非常優(yōu)秀、跟緊互聯網潮流，功能上也在逐漸完善，在此感謝我們公司的技術團隊！謝謝給予有力的技術支持，感興趣的朋友們，以后可以多多訪問我們的檔案館門戶網站，多提寶貴意見，目前還在進一步的建設中。
Q:如何最大化檔案管理系統(tǒng)的使用價值？
A: 這個問題就涉及到平臺初期的應用與推廣了，我們組織了多場次的實操培訓會，按照檔案類別分別培訓；集中培訓與個人輔導結合開展，比較有成效。
工作中遇到問題首先想到檔案館尋求幫助這種情況已經是越來越普遍了。當一個組織選擇了一個優(yōu)秀的系統(tǒng)的時候，這個系統(tǒng)功能全、速度快、又足夠安全、穩(wěn)定時，大家沒有理由不接受他，工作、生活中遇到難題時自然想到先參考檔案中的信息；而且組織中的人員也會愿意加入到檔案資源的構建之中，愿意把自己工作的痕跡有意識的留存下來。為了這個目標，技術方面要多給檔案部門賦能，檔案部門及人員也要多多努力！總之，為了共同的目標，多方協(xié)作，一起努力吧。
04寫在最后
感謝大家看到這，希望以上的內容對您有幫助。如果您對于學校檔案管理還有任何方面的疑惑，可隨時聯系我們進行進一步的溝通交流；如果您是檔案管理行業(yè)的大拿，也非常歡迎跟我們一道進行連麥分享，共同為檔案價值的實現助力！
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