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檔案數(shù)字化流程揭秘:檔案目錄數(shù)據(jù)庫建立的6個步驟

2024/10/10 18:39:15         來源:         作者:小博        瀏覽量:  1

 

 

檔案數(shù)字化處理,需經(jīng)過哪些流程?

 

會博通參考檔案行業(yè)標準《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T 31-2017),及團隊在檔案數(shù)字化項目中的實戰(zhàn)經(jīng)驗,將檔案數(shù)字化處理流程總結(jié)為以下七大環(huán)節(jié)

 

數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)字化數(shù)據(jù)采集、數(shù)字化數(shù)據(jù)處理、圖像質(zhì)量檢查、數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲、數(shù)字化后處理。流程見圖如下:

 

 

針對檔案數(shù)字化處理過程中的各項要點,會博通特別推出《檔案數(shù)字化流程大揭秘》欄目。本期我們要分享的環(huán)節(jié)是:目錄數(shù)據(jù)庫建立

 

01目錄數(shù)據(jù)庫建立

在檔案數(shù)字化工作中,目錄數(shù)據(jù)庫建立是至關(guān)重要的一環(huán),它不僅關(guān)系到檔案信息的完整性和準確性,還直接影響到檔案的長期保存和利用效率,是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。

 

目錄數(shù)據(jù)庫建立一般包括以下步驟:

 

1、 制定規(guī)則

2、 數(shù)據(jù)庫格式選擇

3、 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計

4、 檔案著錄

5、 數(shù)據(jù)錄入

6、 檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量

 

需強調(diào)的是,不同組織機構(gòu)對檔案數(shù)據(jù)庫的需求不同,數(shù)據(jù)庫設(shè)計和實施的重點也有所差異。比如,企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫可能側(cè)重分類架構(gòu)的可拓展性,以及與職能匹配的權(quán)限管理;學校檔案數(shù)據(jù)庫可能側(cè)重多媒體資源儲存與精準檢索。

 

在構(gòu)建目錄數(shù)據(jù)庫前需先進行調(diào)研,明確具體管理需求,如用戶包括誰(哪個部門、多少人)、重點關(guān)注什么功能(需解決什么問題)、檔案數(shù)據(jù)來源、是否需集成對接等,數(shù)據(jù)庫的實施才能更符合實際應(yīng)用。在這方面,在會博通為客戶進行專業(yè)化方案定制前,項目團隊會先進行詳盡的需求調(diào)研,再根據(jù)組織需求量身定制應(yīng)用方案。

 

 

02目錄數(shù)據(jù)庫建立要點

 

制定規(guī)則

規(guī)范:應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則,包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則的制定應(yīng)符合DA/T 18對檔案著錄的要求。在紙質(zhì)檔案目錄準備與目錄數(shù)據(jù)庫建立工作中均應(yīng)嚴格遵守。

 

數(shù)據(jù)庫格式選擇

規(guī)范:數(shù)據(jù)庫選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式,以便于數(shù)據(jù)交換。

 

說明:所選定的數(shù)據(jù)庫格式,應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

 

數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計

規(guī)范:數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系,有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用。

 

說明:良好的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)對于數(shù)據(jù)的存儲和檢索效率來說至關(guān)重要,必須根據(jù)業(yè)務(wù)需求和應(yīng)用目標來設(shè)計,如需包含的數(shù)據(jù)表字段、數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系等。對此,亦可選擇會博通系統(tǒng)這種成熟穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)軟件,可確保數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)既能滿足當前需求,也能適應(yīng)未來發(fā)展。 

 

檔案著錄

規(guī)范:將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對紙質(zhì)檔案目錄進行修改、補充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫,形成準確、完整的目錄數(shù)據(jù)。

 

說明:檔案著錄應(yīng)當準確、詳細、完整,真實反映檔案的內(nèi)容和形式特征。在會博通檔案系統(tǒng)中著錄時,可通過自定義功能,精細定義系統(tǒng)中每一份檔案案卷的屬性。如:文書檔案的屬性可定義為文號、題名、文件日期、密級等,合同檔案的屬性為合同編號、合同名稱、簽訂日期等。還可設(shè)定及套用屬性模板,減少重復工作,提高著錄效率。

 

 

數(shù)據(jù)錄入

說明:為了確保檔案信息的規(guī)范性和一致性,須按照檔案著錄結(jié)果,準確錄入檔案信息。同時,在檔案數(shù)字化前處理工作中,對于紙質(zhì)檔案目錄所作的修改或補充的備注,也應(yīng)錄入到數(shù)據(jù)庫中,以確保檔案目錄數(shù)據(jù)的準確性和完整性。

 

檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量

規(guī)范:可采用計算機自動校對與人工校對相結(jié)合的方式,對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進行檢查,包括著錄項目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行修改。

 

目錄數(shù)據(jù)庫建立之后,在數(shù)字化數(shù)據(jù)采集這一環(huán)節(jié)有哪些步驟?要注意什么?下期《檔案數(shù)字化流程大揭秘》欄目我們將繼續(xù)分享,歡迎關(guān)注!

 

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