擁有標(biāo)準(zhǔn)化的文件管理系統(tǒng)是企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中不可或缺的，是企業(yè)規(guī)范化管理的重要一步。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，文檔管理系統(tǒng)提供的功能不再局限于文件的集中管理。文檔管理系統(tǒng)如何幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)化管理？

文檔是每個(gè)企業(yè)都需要把控的重要核心內(nèi)容，因?yàn)槲臋n資料承載的是企業(yè)的發(fā)展記憶、經(jīng)驗(yàn)以及成果，很多時(shí)候，管理只是停留在個(gè)人或部門(mén)層面，這些重要的文檔會(huì)因?yàn)閱T工的離職而丟失，因?yàn)闀r(shí)間推移而失去記憶，也會(huì)因?yàn)槭褂貌灰?guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴(kuò)散導(dǎo)致形成損失的可能。

特別是隨著企業(yè)信息化的加速，將使企業(yè)收集到大量的數(shù)據(jù)和信息。這些信息包括企業(yè)機(jī)密、培訓(xùn)材料、管理規(guī)范等，是一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展情況的重要載體，面對(duì)大量格式多樣的文件，依靠傳統(tǒng)的文件管理方法將難以應(yīng)付。

一些企業(yè)已意識(shí)到這些問(wèn)題，并找到各種文檔管理解決方案，但是，他們往往把文檔管理理解成文件的備份和保存，變成了一個(gè)額外的工作，且不說(shuō)員工會(huì)抵觸，也沒(méi)有考慮到如何將文檔管理與日常業(yè)務(wù)中的問(wèn)題相結(jié)合，很多時(shí)候，往往難以達(dá)到理想的效果。

所以，關(guān)于文檔管理，會(huì)博通綜合知識(shí)管理系統(tǒng)主要注重以下兩個(gè)問(wèn)題：

1、如何將文檔管理融入到員工實(shí)際的工作中

企業(yè)文檔管理，應(yīng)該考慮到如何讓員工在潛移默化中，直接利用文檔管理系統(tǒng)去創(chuàng)建文檔，并可以支持文檔創(chuàng)建的過(guò)程管理、形成成果文檔后分門(mén)別類(lèi)的管理，以及后續(xù)的再利用。

會(huì)博通為企業(yè)提供文檔從創(chuàng)建、協(xié)作、歸檔到再利用的全生命周期管理，員工在文檔創(chuàng)建之初就利用系統(tǒng)創(chuàng)建文檔，并可啟動(dòng)對(duì)文檔的協(xié)同工作（如編輯、校對(duì)、變更、審批等），形成成果文檔后，可把成果文檔，以及形成成果文檔的管理痕跡（協(xié)同痕跡），一并分類(lèi)保存到對(duì)應(yīng)的文檔分類(lèi)中，從而在企業(yè)層面完成了文檔的集中統(tǒng)一管理。

不管是合同、方案、報(bào)價(jià)、案例等等，各種類(lèi)型的文檔都可以采用以上的閉環(huán)管理模式，幫助企業(yè)通過(guò)文檔鏈來(lái)管控供應(yīng)鏈、業(yè)務(wù)鏈，將文檔轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力！

2、企業(yè)怎樣有序化、規(guī)范化的管理文檔

因?yàn)橐话闫髽I(yè)對(duì)于文檔管理的誤區(qū)，只停留在文檔的存儲(chǔ)與備份層面，但還是會(huì)出現(xiàn)查找困難、借還不知去向、變更版本混亂、權(quán)限不清導(dǎo)致惡意擴(kuò)散等文檔形成后的后續(xù)管理問(wèn)題。會(huì)博通一直都在研究用戶(hù)在文檔管理方面的痛點(diǎn)，認(rèn)為以下幾個(gè)功能是其中的關(guān)鍵：

l 分類(lèi)與屬性的自定義

每個(gè)企業(yè)對(duì)于文檔的使用場(chǎng)景都是不一樣的，所以導(dǎo)致有多種分類(lèi)方法，有些企業(yè)以部門(mén)為單位分類(lèi)，有些企業(yè)以文檔類(lèi)型來(lái)分類(lèi)，并且，文檔管理的規(guī)范性在于，可以對(duì)文檔資料標(biāo)注能定義其性質(zhì)的屬性，如發(fā)證機(jī)關(guān)、有效期等證照屬性；合同金額、甲乙丙方等合同屬性，會(huì)博通提供的分類(lèi)與屬性的自定義功能，可滿(mǎn)足企業(yè)管理不同類(lèi)型、不同性質(zhì)文檔內(nèi)容的需求。

l 管理權(quán)限

要避免核心文檔資料的惡意擴(kuò)散，就需要確定員工權(quán)限的邊界，文檔應(yīng)該按照其重要性定義不同的密級(jí)，會(huì)博通的授權(quán)體系是針對(duì)具體用戶(hù)或組織實(shí)現(xiàn)的，可授予該用戶(hù)/組織在某一文檔分類(lèi)中可訪(fǎng)問(wèn)文檔的密級(jí)，以及對(duì)這些文檔資料的使用權(quán)限，包括：條目（元數(shù)據(jù)）閱讀、內(nèi)容閱讀以及增、刪、改等，并可對(duì)本人和他人創(chuàng)建的文件進(jìn)行區(qū)別授權(quán)。

l 搜索平臺(tái)

搜索平臺(tái)是現(xiàn)下最為便捷的查找方法，會(huì)博通搜索平臺(tái)支持關(guān)鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索，搜索結(jié)果受權(quán)限控制，幫助用戶(hù)更快、更精準(zhǔn)地找到所需要的文檔資料。

l 標(biāo)準(zhǔn)化借、還管理

各個(gè)分支機(jī)構(gòu)、下屬公司或部門(mén)，眾多文檔使用人員，文檔的在庫(kù)情況，借出了在誰(shuí)手上，借閱歸還的情況如何，如果單單依靠人工管理，時(shí)間一長(zhǎng)就不知去向。因此，企業(yè)應(yīng)該按實(shí)際管理規(guī)定，按密級(jí)匹配制定借閱、借用、復(fù)印的標(biāo)準(zhǔn)化流程。

l 版本管理與變更

文檔的變更應(yīng)該采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程實(shí)現(xiàn)，啟動(dòng)變更流程后，在變更未審定之前，該條信息不再容許修改和下載，只保留閱讀權(quán)限。并且，變更一旦審批通過(guò)之后，新版本應(yīng)該替換老版本，而老版本則存放在歷史版本中，以便于追溯。而變更、過(guò)期處理等這些與文檔維護(hù)、文檔內(nèi)容有關(guān)的工作安排，可以設(shè)定周期性的提醒事項(xiàng)，避免出現(xiàn)過(guò)期不得而知等問(wèn)題。

會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)幫助企業(yè)搭建適合企業(yè)的文檔管理體系，在這一過(guò)程中，通過(guò)建立全新的文檔管理系統(tǒng)，讓企業(yè)員工充分有效地利用企業(yè)內(nèi)部文檔的價(jià)值，從而促進(jìn)企業(yè)的文檔管理走向系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化，提升企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

總之，沒(méi)有最好的管理軟件，只有最適合的管理軟件，軟件是管理行為的輔助工具，是需要配合企業(yè)管理制度共同實(shí)現(xiàn)的，在一定程度上也代表著管理者的管理思維以及管理理念。

      會(huì)博通是一個(gè)綜合性的信息與知識(shí)管理軟件品牌，體現(xiàn)的，更是一種思想，關(guān)于數(shù)據(jù)、信息與知識(shí)管理的思想。我們認(rèn)為，對(duì)于知識(shí)管理，首先是要知道和了解，然后是盡可能廣泛的獲取各種各樣的知識(shí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，才能融匯貫通，學(xué)有所長(zhǎng)、學(xué)有所用。