部署人事檔案管理系統(tǒng)，須知人事檔案八大特性

會(huì)博通從1988年開(kāi)發(fā)出我國(guó)第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來(lái)，就是我國(guó)最早的知識(shí)與內(nèi)容管理軟件開(kāi)發(fā)與供應(yīng)商。歷經(jīng)30年，會(huì)博通一直潛心研發(fā)綜合知識(shí)管理系統(tǒng)，打造組織知識(shí)生態(tài)鏈，已經(jīng)成為經(jīng)國(guó)家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國(guó)家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)?，F(xiàn)在會(huì)博通已經(jīng)在知識(shí)管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動(dòng)化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。會(huì)博通綜合人事檔案管理系統(tǒng)有獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，曾攜手廣州供電局、東莞市衛(wèi)生局、廣東交通投資集團(tuán)、星群藥業(yè)、貴陽(yáng)筑水水利等數(shù)家企事業(yè)單位部署人事檔案管理系統(tǒng)。

會(huì)博通系統(tǒng)是我國(guó)現(xiàn)在市面上的知識(shí)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)中，能符合組織干部檔案人事管理需求的極少數(shù)系統(tǒng)之一。

今天小編就部署人事檔案管理系統(tǒng)須知的八個(gè)特性分享給大家，僅供參考！

1.集合性：人事檔案是以個(gè)人為單位，按照一定原則和方法組成的專卷或?qū)?cè)，集中反映了一個(gè)人成長(zhǎng)的經(jīng)歷、政治狀況、業(yè)務(wù)實(shí)績(jī)等全貌。

2.認(rèn)可性：人事檔案材料不是雜亂無(wú)章的堆積，也不是任意放進(jìn)去或編造的個(gè)人材料，而是經(jīng)組織、人事部門(mén)認(rèn)可的個(gè)人材料。

3.專業(yè)性：人事檔案是一種專門(mén)檔案，其專業(yè)性包含以下三層意思。（1）人事檔案是組織、人事工作專門(mén)領(lǐng)域形成的檔案。（2）人事檔案的內(nèi)容具有專門(mén)性，自成體系，反映人事管理方面的情況。（3）人事檔案具有專門(mén)的形式和特定的名稱、種類，如關(guān)于人事方面的各種登記表、考核材料等。

4.真實(shí)性：真實(shí)性是人事檔案的生命。人事檔案的真實(shí)性是指文件形成的真實(shí)性、內(nèi)容上的準(zhǔn)確性。為了確保人事檔案的真實(shí)性，在工作中要做到四個(gè)必須。（1）凡歸檔的材料必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的程序與組織審查和認(rèn)可。（2）歸檔的材料必須符合有關(guān)政策規(guī)定的要求。（3）歸檔材料必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒別。（4）必須經(jīng)常地、及時(shí)地將反映員工變化的人事檔案材料收集歸檔。確保人事檔案的真實(shí)事關(guān)重大，每個(gè)人事檔案工作者和有關(guān)人員都應(yīng)為確保人事檔案的真實(shí)性盡心盡力，切不可等閑視之。

5.現(xiàn)實(shí)性：人事檔案是由組織、人事、勞資等部門(mén)在現(xiàn)實(shí)的人事管理活動(dòng)中形成的、反過(guò)來(lái)又作為現(xiàn)實(shí)的人事管理工作的重要依據(jù)，為現(xiàn)實(shí)的人事管理工作服務(wù)，因而具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用。只有相對(duì)人死亡后，這種現(xiàn)實(shí)效用才逐漸消失，其中需要長(zhǎng)久保存的人事檔案移交檔案館成為檔案史料，無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的人事檔案材料，經(jīng)過(guò)鑒定并履行批準(zhǔn)手續(xù)后，可以銷毀。

6.動(dòng)態(tài)性：人事檔案始終處于“動(dòng)態(tài)”之中，其動(dòng)態(tài)性特征主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面。（1）遞增性。人事檔案動(dòng)態(tài)性的最顯著特征是卷內(nèi)材樣始終呈遞增趨勢(shì)。一個(gè)學(xué)生的檔案一般只有幾張表格和兒份整定材料，走出校門(mén)走上工作崗位后，他的檔案材料與其工作年限、經(jīng)歷成正比。（2）流動(dòng)性?！皺n隨人走”是人事檔案的又一動(dòng)態(tài)特征，人到哪里，檔案就轉(zhuǎn)到哪里，避免發(fā)生“有檔無(wú)人”或“有人無(wú)檔”的現(xiàn)象，必須堅(jiān)持人事檔案的管理單位和人的管理單位相一致，即“人檔統(tǒng)一”的管理選擇。（3）信息的可變動(dòng)性。一般而言，文書(shū)檔案、科技檔案和其他門(mén)類檔案在組成保管單位和裝訂后，其卷內(nèi)信息不會(huì)再發(fā)生變動(dòng)，而人事檔案的卷內(nèi)信息除了擁有遞增性的特點(diǎn)外，還體現(xiàn)在卷內(nèi)的某些信息可以發(fā)生變動(dòng)。比如職務(wù)與工資的升降、工人（士兵）與干部（軍官）身份的轉(zhuǎn)變，工作單位的變動(dòng)，學(xué)歷的提升與學(xué)識(shí)的增長(zhǎng)，能力的不斷提高，工作的新業(yè)績(jī)、科研的新成果，健康狀況的變化、獎(jiǎng)懲、出國(guó)、退休、死亡等，都使卷內(nèi)信息出現(xiàn)變動(dòng)。（4）材料的可剔除性。人事檔案材料形成于不同的歷史時(shí)期，不可避免地帶有時(shí)代的色彩，特別是歷次政治運(yùn)動(dòng)中形成的人事檔案材料，更具有某些局限性，有的內(nèi)容從當(dāng)時(shí)看是對(duì)的，現(xiàn)在來(lái)看，就不妥當(dāng)甚至是錯(cuò)誤的。為保證人事檔案的準(zhǔn)確可靠，必須根據(jù)情況的變化，按照黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，將那些歷史上形成的已經(jīng)失實(shí)和喪失價(jià)值的檔案材料，經(jīng)過(guò)清理鑒別，及時(shí)剔除出去。

7.保密性：人事檔案是記述和反映個(gè)人情況的專卷，由以下四個(gè)方面的材料構(gòu)成。（1）自然情況，記載人員姓名、出生年月、民族、籍貫、簡(jiǎn)歷、學(xué)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、政治表現(xiàn)、個(gè)性特點(diǎn)、專長(zhǎng)愛(ài)好等。（2）記載人員在學(xué)習(xí)、工作、科研中的成就、業(yè)務(wù)能力、考核與獎(jiǎng)懲情況。（3）身體健康狀況，包括體檢表及主要疾病的記載。（4）個(gè)人所寫(xiě)的供組織上了解的材料。人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人的工作和一生經(jīng)歷的重大事件，個(gè)人的功績(jī)、過(guò)錯(cuò)與失誤，家庭和生活中的隱私等方面的情況和材料，這些內(nèi)容在一個(gè)時(shí)期內(nèi)是保密的，只能由組織上掌握與保存，并建立嚴(yán)格的保密制度，不得隨意公開(kāi)與擴(kuò)散，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部、著名專家學(xué)者、知名人士，其人事檔案的保密性更強(qiáng)。人事檔案屬于國(guó)家機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存他人的人事檔案材料。為了切實(shí)維護(hù)人事檔案的機(jī)密，在檔案管理人員中必須牢固樹(shù)立保密觀念，日常工作中建立嚴(yán)格的保衛(wèi)保密制度和提供利用的審批手續(xù)，以確保人事檔案實(shí)體和信息的絕對(duì)安全。

8.權(quán)威性：人事檔案是嚴(yán)格按照中央組織部印發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的范圍和要求建立的，既不是雜亂無(wú)章的材料堆積，也不是任意放進(jìn)去或編造的個(gè)人材料，而是經(jīng)組織、人事部門(mén)審查認(rèn)可或本人簽名蓋章的材料才能進(jìn)入檔案中。

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