《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》明確提出：要加快我國(guó)檔案信息化建設(shè)的步伐，接收電子檔案進(jìn)館，加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程，解決電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化檢索與利用等問(wèn)題。20世紀(jì)90年代以后，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用，極大地促進(jìn)了檔案信息資源的現(xiàn)代化管理和網(wǎng)絡(luò)化傳播與利用，使檔案管理向著現(xiàn)代化、信息化方向迅速發(fā)展，我國(guó)檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展正在使檔案工作的現(xiàn)代化邁上新的臺(tái)階。會(huì)博通綜合檔案管理資深產(chǎn)品專家指出：我國(guó)的檔案信息化啟蒙于20世紀(jì)80年代末，成長(zhǎng)于20世紀(jì)90年代，進(jìn)入21世紀(jì)，我國(guó)的檔案信息化建設(shè)邁向穩(wěn)步成長(zhǎng)與快速發(fā)展的重要階段。

啟蒙與認(rèn)識(shí)階段

20世紀(jì)80年代中后期，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)迅速加劇，企業(yè)為了提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，紛紛采用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)，開(kāi)展企業(yè)信息化，架構(gòu)局域網(wǎng)環(huán)境，實(shí)施采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品設(shè)計(jì)等管理信息系統(tǒng)，旨在降低生產(chǎn)成本、提高產(chǎn)品質(zhì)量、縮短上市時(shí)間、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。20世紀(jì)90年代初，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研發(fā)與實(shí)施又為企業(yè)內(nèi)部的流程化管理和高效率的運(yùn)作提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。企業(yè)信息化產(chǎn)生了大量的電子文件，如產(chǎn)品物料清單、產(chǎn)品樹(shù)結(jié)構(gòu)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)等數(shù)字信息，而這些計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)文件又很難以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行保存，并且不方便利用，如果以電子形式歸檔則必然形成數(shù)字形式的檔案。此時(shí)，檔案保管機(jī)構(gòu)面臨著如何接收和保管電子文件以及如何提高利用的挑戰(zhàn)。一些單位開(kāi)始嘗試在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中增加電子文件歸檔、電子檔案管理等功能，提出文檔一體化管理的初步概念，并積極開(kāi)展探索性工作，企業(yè)的檔案管理人員也逐漸開(kāi)始了解和接觸計(jì)算機(jī)。這個(gè)階段，檔案信息化僅處于對(duì)計(jì)算機(jī)的了解、學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)的初級(jí)階段，只有少數(shù)有條件的檔案保管機(jī)構(gòu)開(kāi)始考慮購(gòu)買(mǎi)個(gè)人計(jì)算機(jī)，動(dòng)員檔案管理人員了解和學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的基本操作，但使用方式也僅局限于單機(jī)操作、機(jī)讀目錄管理及手工業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)化等。

起步與探索階段

20世紀(jì)90年代，為適應(yīng)全國(guó)各大城市信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，我國(guó)檔案信息化工作開(kāi)始起步。一些省市級(jí)檔案館開(kāi)始考慮檔案信息化的規(guī)劃與建設(shè)，在調(diào)查、分析檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)管理方式和檔案實(shí)體的內(nèi)容、形式、特征的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案領(lǐng)域計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)工作的一些方面進(jìn)行了設(shè)計(jì)和規(guī)劃，并取得了初步的成效?！渡虾Ｊ杏?jì)算機(jī)輔助檔案管理總體方案》就是這個(gè)時(shí)期的代表成果之一；與此同時(shí)，一些檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)檔案管理業(yè)務(wù)的實(shí)際工作需求，研究和開(kāi)發(fā)出單機(jī)版的檔案管理信息系統(tǒng)（Archives Management InformationSystem，以下簡(jiǎn)稱AMIS）。從1992年開(kāi)始，就有一些技術(shù)實(shí)力較強(qiáng)的檔案館開(kāi)始自主開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，并取得了初步成果。由于這個(gè)時(shí)期全國(guó)檔案行業(yè)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)薄弱、應(yīng)用系統(tǒng)功能不太完善、檔案工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一等多方面條件的限制，檔案信息化規(guī)劃的一些初步成果也僅停留于計(jì)算機(jī)輔助手工管理的局部性和探索性研究階段，檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用也僅局限于單機(jī)板、檔案案卷目錄數(shù)據(jù)的管理以及條件相對(duì)優(yōu)越的小范圍的檔案館?？傮w而言，這個(gè)時(shí)期全國(guó)的檔案信息化依然處于嘗試性的初級(jí)應(yīng)用階段，但一些前瞻性研究工作為檔案信息化未來(lái)幾年的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。1997年，面對(duì)信息化發(fā)展的新趨勢(shì)，深圳市檔案局就提出了建立數(shù)字檔案館的初步設(shè)想，幾年后，深圳市檔案館成為全國(guó)檔案工作的示范單位。

建設(shè)與成長(zhǎng)階段

1995～1999年，全國(guó)檔案工作進(jìn)入了更大范圍的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與逐漸成長(zhǎng)的初級(jí)發(fā)展階段。這一階段的工作重點(diǎn)在于信息化基礎(chǔ)建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)的方案設(shè)計(jì)。隨著檔案工作者的信息化意識(shí)逐步增強(qiáng)以及檔案基礎(chǔ)設(shè)施與檔案信息資源庫(kù)建設(shè)的投入逐漸加大，檔案管理軟件紛紛走向市場(chǎng)，檔案網(wǎng)站系統(tǒng)也出現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上，檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)查詢和檢索系統(tǒng)在各大城市的檔案館先后建立起來(lái)，利用局域網(wǎng)提供檔案目錄信息資源的服務(wù)與利用等工作也逐漸在許多檔案館內(nèi)部開(kāi)展起來(lái)；國(guó)家檔案局也于1999年發(fā)布了《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理信息系統(tǒng)逐步從單機(jī)版發(fā)展到客戶/服務(wù)器（Client/Server，以下簡(jiǎn)稱C/S）網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行模式。

然而，這一階段的檔案信息化工作依然存在很多局限性，如檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相對(duì)滯后；檔案管理信息系統(tǒng)的研發(fā)人員與檔案工作者之間缺乏深層次的溝通與交流；檔案管理信息系統(tǒng)的研制還處于“邊飛行邊調(diào)試”的動(dòng)態(tài)完善過(guò)程中；檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用也處于目錄數(shù)據(jù)集中管理與目錄信息局域網(wǎng)內(nèi)共享的應(yīng)用階段；而電子檔案原文的收集、保管和提供利用等方面還未進(jìn)行更深入的工作；另外在館藏檔案的數(shù)字化與開(kāi)發(fā)利用等方面也還未加大投資的力度。但這一階段的網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和管理信息系統(tǒng)的使用等工作為“十五”期間全面開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作奠定了良好的硬件基礎(chǔ)，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，鍛煉了一批檔案信息化應(yīng)用與實(shí)施的人才隊(duì)伍。

發(fā)展與應(yīng)用階段

進(jìn)入21世紀(jì)，各行各業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)入快速發(fā)展和深層應(yīng)用階段，特別是我國(guó)電子政務(wù)進(jìn)入實(shí)質(zhì)性運(yùn)行階段后，檔案信息化建設(shè)步入快速發(fā)展的高級(jí)應(yīng)用階段。2000年，國(guó)家檔案局將加快檔案信息化建設(shè)列為全國(guó)檔案事業(yè)“十五”計(jì)劃的一項(xiàng)重要任務(wù)。深圳市率先提出并開(kāi)始了數(shù)字檔案館的建設(shè)，對(duì)電子文件這種檔案新形式的接收管理進(jìn)行了有益的嘗試，標(biāo)志著全國(guó)檔案信息化建設(shè)全面提速。2002年國(guó)家檔案局制定了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，對(duì)全國(guó)檔案信息化建設(shè)做了進(jìn)一步部署，要求到2005年基本實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化，初步建成全國(guó)檔案工作信息網(wǎng)和中國(guó)檔案文獻(xiàn)網(wǎng)。這一綱領(lǐng)性文件已經(jīng)逐步在全國(guó)各地得到認(rèn)真的貫徹和實(shí)施，并且不斷走向更深入。2003年8月20日，青島市數(shù)字檔案館正式啟用，成為國(guó)內(nèi)首家投入使用的數(shù)字檔案館。至此，全國(guó)檔案信息化建設(shè)開(kāi)始步入一個(gè)良性發(fā)展的新階段。這一階段的主要特征是：

以檔案資源的服務(wù)利用為目的開(kāi)展信息化建設(shè)。檔案信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范逐漸被編制并發(fā)布實(shí)施，國(guó)家檔案局和各省市檔案局加大力度開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的科研工作，并將檔案信息化納入相關(guān)規(guī)劃中。與此同時(shí)，館藏檔案數(shù)字化加工和提供數(shù)字化檔案服務(wù)利用等工作也普遍開(kāi)展起來(lái)，電子文件歸檔和歸檔后的電子檔案的管理系統(tǒng)也逐步建立起來(lái)，檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)一步發(fā)展到瀏覽器/服務(wù)器（Browser/Server，以下簡(jiǎn)稱B/S）應(yīng)用模式，一些單位甚至開(kāi)始探索AMIS的智能客戶端運(yùn)行模式，全國(guó)范圍內(nèi)的檔案信息化建設(shè)有了一些成功的應(yīng)用案例。典型的應(yīng)用成果有：國(guó)家檔案局制定并發(fā)布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《檔案管理信息系統(tǒng)功能規(guī)范》，各省市也根據(jù)自己的發(fā)展特點(diǎn)制定了相應(yīng)的規(guī)范及實(shí)施辦法。目前，全國(guó)正在進(jìn)行“十一五”規(guī)劃的編制，檔案事業(yè)發(fā)展的“十一五”規(guī)劃也被列入專業(yè)行業(yè)規(guī)劃編制目錄，檔案信息化將作為檔案事業(yè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作來(lái)開(kāi)展。

這充分體現(xiàn)了國(guó)家和政府對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的重視和支持，為推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造了有利條件，促進(jìn)了檔案事業(yè)與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各項(xiàng)事業(yè)的同步發(fā)展。

總體而言，檔案信息化發(fā)展經(jīng)過(guò)了以上四個(gè)典型的發(fā)展與應(yīng)用階段，但每個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)在開(kāi)展信息化建設(shè)時(shí)不一定都會(huì)有相同的經(jīng)歷。起步較晚的一些檔案館，在充分認(rèn)識(shí)到信息化的重要性和實(shí)效性后，積極采取了一系列的準(zhǔn)備工作，如加快體制改革、更新管理理念、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、規(guī)范管理工作、準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、引進(jìn)復(fù)合型人才、加大投資力度等措施，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息化的跨越式發(fā)展，這將會(huì)形成新時(shí)期檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的新局面。