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企業(yè)檔案管理這8個(gè)流程，任何一個(gè)做好都不容易！
2022/9/5 0:00:00 來源：知識(shí)學(xué)院 作者：小博 瀏覽量： 632
職場上，我們經(jīng)常會(huì)談到一個(gè)閉環(huán)思維。何為閉環(huán)？用《閉環(huán)思維》一書的總結(jié)就是：凡事有交代、件件有回音。閉環(huán)思維在檔案管理工作中其實(shí)也適用，只有當(dāng)你將企業(yè)檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)做的全面而有成效，才會(huì)對企業(yè)的成長發(fā)展產(chǎn)生較大的價(jià)值。
流程1：檔案編碼
在企業(yè)中，檔案編碼一般由辦公室統(tǒng)一編碼。
（1）公司下發(fā)的文件按文件編號(hào)作為檔案編號(hào)。
（2）員工檔案按個(gè)人的工號(hào)作為檔案編號(hào)。
（3）財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部編號(hào)。
（4）上級(jí)發(fā)文的有文件編號(hào)的按文件編號(hào)作為檔案編號(hào)。
（5）業(yè)務(wù)單位往來的文、函件有編號(hào)的按其編號(hào)作為檔案編號(hào)。
（6）對外合同有編號(hào)的按合同編號(hào)作為檔案編號(hào)。
（7）其它無編號(hào)的合同、文件、資料等，按年、按級(jí)、按類、按順序編號(hào)。 備 注：如遇有新增文件或遺漏文件，各個(gè)部門需及時(shí)進(jìn)行預(yù)先的統(tǒng)計(jì)與整理，最后匯總到辦公室進(jìn)行統(tǒng)一的編碼（財(cái)務(wù)部的除外）。
流程2：檔案整理
由辦公室整理出‘范本’，各部門則按‘范本’對各自部門的文件進(jìn)行整理。
（1）每年裝訂一次。
（2）同一年、同一保管年限、同一類的裝訂在一起。
（3）按時(shí)間順序或入檔順序排列裝訂。
流程3：檔案歸檔
（1）原則上每一項(xiàng)工作一結(jié)束，就需將所有的相關(guān)資料送至檔案室進(jìn)行歸檔。
（2）對于正在進(jìn)行的各項(xiàng)工作所涉及的文件，各部門應(yīng)作好‘預(yù)先歸檔’工作，整理方法與‘范本’雷同。
（3）財(cái)務(wù)部檔案由本部門裝訂、編號(hào)，滿 周年歸檔，檔案室設(shè)專柜管理。
流程4：外來文件的收發(fā)
由辦公室進(jìn)行統(tǒng)一接收，并作好登記、存檔，再分發(fā)到各個(gè)職能部門，各部門在接收到資料時(shí)也應(yīng)作好相應(yīng)的登記與歸檔。原則上檔案室均保留原稿，如有特殊情況需保留復(fù)印件的需在‘文件收發(fā)記錄表’的備注欄上注明。
流程5：檔案資料的發(fā)行
如因工作上的需要，有些部門需備有相關(guān)檔案資料，此時(shí)應(yīng)填寫‘檔案資料發(fā)行申請表’并經(jīng)審核后再由檔案室統(tǒng)一發(fā)行。
（1）當(dāng)有新的檔案資料時(shí)，檔案室應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新、回收、發(fā)行等工作。
（2）各種發(fā)行檔案資料需蓋有‘檔案發(fā)行章’才能生效，嚴(yán)禁私自對各種發(fā)行的檔案進(jìn)行復(fù)印。
流程6：印章管理
（1）在檔案室存檔的檔案資料需蓋有‘存檔’章 。
（2）發(fā)行的檔案資料需蓋有‘發(fā)行’章 。
（3）對于過期或失效的檔案應(yīng)改有‘作廢’章。
（4）檔案的‘存檔’、‘發(fā)行’、‘作廢’應(yīng)做相關(guān)的履歷。
流程6：檔案使用審批
（1） 檔案查閱：在檔案室現(xiàn)場查閱，不得帶離。
① 、查閱本部門檔案：查閱人填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 。
②、 查閱非本部門檔案：
a、B級(jí)檔案查閱：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 →辦公室負(fù)責(zé)人審批。
b、A級(jí)檔案查閱：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 →辦公室負(fù)責(zé)人審批 → 公司負(fù)責(zé)人審批（副總→總經(jīng)理→董事長）（注：證件、合同等關(guān)系到公司運(yùn)營等相關(guān)證件需經(jīng)總經(jīng)理或董事長審批，其余只需主管副總審批即可）。
（2）借閱本部門檔案：
① 、程序：借閱人填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批。
②、 時(shí)間：三天，如續(xù)借則需再次填寫申請表。
（3）借閱非本部門檔案：
①、B級(jí)檔案借閱：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 → 辦公室負(fù)責(zé)人審批。
②、A級(jí)檔案借閱：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 →辦公室負(fù)責(zé)人審批 → 公司負(fù)責(zé)人審批（副總→總經(jīng)理→董事長）
（4）復(fù)印、摘抄：
①、復(fù)印、摘抄本部門檔案：程序：借閱人填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批。
②、復(fù)印、摘抄非本部門檔案：
a、B級(jí)檔案復(fù)印、摘抄：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 → 辦公室負(fù)責(zé)人審批。
b、A級(jí)檔案復(fù)印、摘抄：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 →辦公室負(fù)責(zé)人審批 → 公司負(fù)責(zé)人審批（副總→總經(jīng)理→董事長）。
（5）、備注：A級(jí)檔案包括機(jī)密檔案、證照類檔案、對外合同檔案、財(cái)務(wù)檔案；B級(jí)檔案即是A級(jí)檔案除外的普通檔案。
流程8：書籍、技術(shù)資料、宣傳資料的使用程序
（1）借閱：只需在登記表上作相關(guān)的登記。
（2） 領(lǐng)用：只限于宣傳資料，但也需在‘宣傳資料領(lǐng)用登記表’上登記。
檔案編碼、檔案整理、檔案歸檔、外來文件的收發(fā)、檔案資料的發(fā)行、印章管理、檔案使用審批、資料使用者8項(xiàng)流程您做得怎么樣？在現(xiàn)在的工作當(dāng)中，每一項(xiàng)需要花費(fèi)多少時(shí)間？在現(xiàn)代化的檔案管理中，以上8個(gè)流程都實(shí)現(xiàn)了電子化，可以極大地提高檔案管理效率。
會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)提供全生命周期檔案管理服務(wù)，讓企業(yè)輕松實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化。在檔案編碼上，我們提供了批量性的檔案編碼功能。如下圖所示，可以通過修改檔案號(hào)前綴、件號(hào)位數(shù)，來批量性修改檔案編碼。此外也可以直接修改歸檔號(hào)。
在檔案歸檔方面，會(huì)博通可隨時(shí)將預(yù)歸檔庫當(dāng)中的檔案，一鍵勾選歸入至檔案庫當(dāng)中，相較于紙質(zhì)檔案手動(dòng)歸檔，歸檔效率提升70%。
流程1：檔案編碼
在企業(yè)中，檔案編碼一般由辦公室統(tǒng)一編碼。
（1）公司下發(fā)的文件按文件編號(hào)作為檔案編號(hào)。
（2）員工檔案按個(gè)人的工號(hào)作為檔案編號(hào)。
（3）財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部編號(hào)。
（4）上級(jí)發(fā)文的有文件編號(hào)的按文件編號(hào)作為檔案編號(hào)。
（5）業(yè)務(wù)單位往來的文、函件有編號(hào)的按其編號(hào)作為檔案編號(hào)。
（6）對外合同有編號(hào)的按合同編號(hào)作為檔案編號(hào)。
（7）其它無編號(hào)的合同、文件、資料等，按年、按級(jí)、按類、按順序編號(hào)。 備 注：如遇有新增文件或遺漏文件，各個(gè)部門需及時(shí)進(jìn)行預(yù)先的統(tǒng)計(jì)與整理，最后匯總到辦公室進(jìn)行統(tǒng)一的編碼（財(cái)務(wù)部的除外）。
流程2：檔案整理
由辦公室整理出‘范本’，各部門則按‘范本’對各自部門的文件進(jìn)行整理。
（1）每年裝訂一次。
（2）同一年、同一保管年限、同一類的裝訂在一起。
（3）按時(shí)間順序或入檔順序排列裝訂。
流程3：檔案歸檔
（1）原則上每一項(xiàng)工作一結(jié)束，就需將所有的相關(guān)資料送至檔案室進(jìn)行歸檔。
（2）對于正在進(jìn)行的各項(xiàng)工作所涉及的文件，各部門應(yīng)作好‘預(yù)先歸檔’工作，整理方法與‘范本’雷同。
（3）財(cái)務(wù)部檔案由本部門裝訂、編號(hào)，滿 周年歸檔，檔案室設(shè)專柜管理。
流程4：外來文件的收發(fā)
由辦公室進(jìn)行統(tǒng)一接收，并作好登記、存檔，再分發(fā)到各個(gè)職能部門，各部門在接收到資料時(shí)也應(yīng)作好相應(yīng)的登記與歸檔。原則上檔案室均保留原稿，如有特殊情況需保留復(fù)印件的需在‘文件收發(fā)記錄表’的備注欄上注明。
流程5：檔案資料的發(fā)行
如因工作上的需要，有些部門需備有相關(guān)檔案資料，此時(shí)應(yīng)填寫‘檔案資料發(fā)行申請表’并經(jīng)審核后再由檔案室統(tǒng)一發(fā)行。
（1）當(dāng)有新的檔案資料時(shí)，檔案室應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新、回收、發(fā)行等工作。
（2）各種發(fā)行檔案資料需蓋有‘檔案發(fā)行章’才能生效，嚴(yán)禁私自對各種發(fā)行的檔案進(jìn)行復(fù)印。
流程6：印章管理
（1）在檔案室存檔的檔案資料需蓋有‘存檔’章 。
（2）發(fā)行的檔案資料需蓋有‘發(fā)行’章 。
（3）對于過期或失效的檔案應(yīng)改有‘作廢’章。
（4）檔案的‘存檔’、‘發(fā)行’、‘作廢’應(yīng)做相關(guān)的履歷。
流程6：檔案使用審批
（1） 檔案查閱：在檔案室現(xiàn)場查閱，不得帶離。
① 、查閱本部門檔案：查閱人填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 。
②、 查閱非本部門檔案：
a、B級(jí)檔案查閱：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 →辦公室負(fù)責(zé)人審批。
b、A級(jí)檔案查閱：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 →辦公室負(fù)責(zé)人審批 → 公司負(fù)責(zé)人審批（副總→總經(jīng)理→董事長）（注：證件、合同等關(guān)系到公司運(yùn)營等相關(guān)證件需經(jīng)總經(jīng)理或董事長審批，其余只需主管副總審批即可）。
（2）借閱本部門檔案：
① 、程序：借閱人填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批。
②、 時(shí)間：三天，如續(xù)借則需再次填寫申請表。
（3）借閱非本部門檔案：
①、B級(jí)檔案借閱：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 → 辦公室負(fù)責(zé)人審批。
②、A級(jí)檔案借閱：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 →辦公室負(fù)責(zé)人審批 → 公司負(fù)責(zé)人審批（副總→總經(jīng)理→董事長）
（4）復(fù)印、摘抄：
①、復(fù)印、摘抄本部門檔案：程序：借閱人填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批。
②、復(fù)印、摘抄非本部門檔案：
a、B級(jí)檔案復(fù)印、摘抄：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 → 辦公室負(fù)責(zé)人審批。
b、A級(jí)檔案復(fù)印、摘抄：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 →辦公室負(fù)責(zé)人審批 → 公司負(fù)責(zé)人審批（副總→總經(jīng)理→董事長）。
（5）、備注：A級(jí)檔案包括機(jī)密檔案、證照類檔案、對外合同檔案、財(cái)務(wù)檔案；B級(jí)檔案即是A級(jí)檔案除外的普通檔案。
流程8：書籍、技術(shù)資料、宣傳資料的使用程序
（1）借閱：只需在登記表上作相關(guān)的登記。
（2） 領(lǐng)用：只限于宣傳資料，但也需在‘宣傳資料領(lǐng)用登記表’上登記。
檔案編碼、檔案整理、檔案歸檔、外來文件的收發(fā)、檔案資料的發(fā)行、印章管理、檔案使用審批、資料使用者8項(xiàng)流程您做得怎么樣？在現(xiàn)在的工作當(dāng)中，每一項(xiàng)需要花費(fèi)多少時(shí)間？在現(xiàn)代化的檔案管理中，以上8個(gè)流程都實(shí)現(xiàn)了電子化，可以極大地提高檔案管理效率。
會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)提供全生命周期檔案管理服務(wù)，讓企業(yè)輕松實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化。在檔案編碼上，我們提供了批量性的檔案編碼功能。如下圖所示，可以通過修改檔案號(hào)前綴、件號(hào)位數(shù)，來批量性修改檔案編碼。此外也可以直接修改歸檔號(hào)。
在檔案歸檔方面，會(huì)博通可隨時(shí)將預(yù)歸檔庫當(dāng)中的檔案，一鍵勾選歸入至檔案庫當(dāng)中，相較于紙質(zhì)檔案手動(dòng)歸檔，歸檔效率提升70%。
諸如企業(yè)檔案管理信息化管理的功能，會(huì)博通還有很多，能夠全面涵蓋企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用。如果您有企業(yè)檔案管理系統(tǒng)定制化的需求，歡迎與會(huì)博通進(jìn)行深度交流。
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