電子檔、文檔檔案在企業(yè)中屬于重要的財富資產(chǎn),也是一個企業(yè)發(fā)展必要資料,因此,針對重要性的電子檔、文檔檔案都會有專門的人事或負責保存好并做好歸檔、分享、利用工作。那么針對電子檔、文檔檔案的管理方式一般或采取怎么做?經(jīng)電話尋訪多名企業(yè)檔案負責人了解,早已經(jīng)在多年前就開始使用了檔案管理軟件來實現(xiàn)電子檔、文檔檔案一體化管理,其中會博通是一個比較實用的檔案管理軟件。
會博通作為三十多年匠心檔案管理軟件系統(tǒng)已被眾多企業(yè)認可并使用,那么會博通是如何做到文件檔案一體化管理的呢?
1.文件歸—多種自動化歸檔的方式
在文件管理階段,會博通檔案管理軟件可多種自動化方式,將那些處理完畢的文件自動收集到檔案收集箱中,檔案管理人員與用戶可憑借自己的需求進行管理,能夠及時將檔案收集箱中的待歸檔文件轉(zhuǎn)入相應的檔案類目中,以形成檔案,避免檔案丟失或難以尋找。
文件、文檔的歸檔流程操作,可以先由文件持有者將文件移交給檔案管理人員后,再由檔案管理人員予以歸檔,也能夠由檔案管理員授權(quán)文件持有的部門或人員直接進行歸檔操作,歸檔完成后,經(jīng)檔案管理員驗收,再入庫保管,可靈活選擇歸檔方式。
2.文件與檔案的搜索利用
根據(jù)管理員或用戶的需求,可以在會博通搜索平臺靈活關(guān)鍵詞即可查找相應的文件檔案,通常是具備閱讀權(quán)的檔案才能夠查到,沒有查閱權(quán)限的可以申請借閱,申請通過后也能夠在線查閱,有利于管理人員針對性管理檔案,針對重要性檔案進行嚴格有效操作,有針對性借閱審批。
3.檔案管理—檔案全生命周期管理
會博通檔案管理軟件為檔案管理員會用戶提供了授權(quán)、借閱與歸還、統(tǒng)計、注冊與取消注冊、檔案注銷、表格打印以及復制、剪切和刪除等,可滿足檔案文件日常管理的各種需要,還可設(shè)置到期提醒功能,可短信或內(nèi)部信息提醒借閱者按時歸還外借的文檔與資料。會博通企業(yè)檔案管理軟件成為您的檔案收、存、管、用的檔案管理好幫手!