合同檔案管理系統(tǒng)保障工作執(zhí)行的全局管理

2022/11/25 0:00:00 來源：作者：小通瀏覽量： 352

人與企業(yè)、企業(yè)與企業(yè)的合作，越來越多企業(yè)是使用合同形式來約束的，因此合同的重要性不言而喻，為了方便管理，安全管理都會使用有關的合同檔案管理系統(tǒng)。合同檔案管理系統(tǒng)是指幫助企業(yè)、機構、組織將合同從簽訂、審批、過程執(zhí)行、財務進度、合同結款及合同歸檔等信息，還能夠針對用戶某些需求的全面統(tǒng)計分析，幫助企業(yè)相關人員更輕松的管理合同，了解公司業(yè)務的進度情況，分析改進的方向。

時間在推進，科技在發(fā)展，在互聯網信息時代企業(yè)選擇使用合同檔案管理系統(tǒng)越來越普遍了，有了一套好的企業(yè)合同檔案管理系統(tǒng)必然會幫助企業(yè)完善很多工作流程，保障工作執(zhí)行的全局管理。

1、多種收集方式

會博通檔案管理系統(tǒng)支持批量上傳單個或多個文件夾功能。一是利用Excel，批量導入案卷、卷內目錄。其二是對于已經以數字形式存儲于電腦中的檔案，可以約定對應關系，直接從磁盤批量導入到系統(tǒng)當中，同時支持電子文檔的批量更換，以及屬性的批量修改和批量導入。

2、搜索查詢功能

傳統(tǒng)的合同管理方式是把一堆各式各樣的合通整理放置在保險柜中，針對有時急需取出查閱、利用時需要耗費很多時間，特別是需要分類數量較多時，常常會因為尋找耽誤其他工作，長此以往，這是不利于公司的發(fā)展，特別是針對企業(yè)越來越大，業(yè)務越來越多時就更加頭痛。有了專業(yè)的合同檔案管理系統(tǒng)后，搜索查詢功能就能快速輕松解決精準尋找查閱、獲取信息問題。

3、資金管理

合同執(zhí)行過程中，關于資金收付情況是個復雜問題，企業(yè)管理人員與有關人員（比如業(yè)務人員、上級領導等）對于當前執(zhí)行期間合同進度不了解，對已完成合同的資金缺乏了解，就會使用代收款死賬或長期制度貸款等不良信息。資金管理功能，幫助相關人員快速查看所有合同的資金情況，以及可設置到期提醒功能。

4、具有移交性

現在是科技化時代，擁有移交性功能的管理系統(tǒng)是每個企業(yè)首選因素。合同在執(zhí)行一項事宜時，發(fā)起人可以發(fā)起代辦事宜流程，系統(tǒng)可以按流程推送給每一個相關人員或領導審核，從而加快了合同審批流程，配置信息提醒。那么不管領導出差還是員工外出辦事，都可以隨時隨及時查閱合同文件，確保工作可以順利進行。

5、數據匯總分析

數據統(tǒng)計一直是傳統(tǒng)管理方法的頭痛問題，紙質合同需要一一清點，而合同檔案管理系統(tǒng)能夠依據系統(tǒng)入庫中的合同數據快速生成報告，用戶快速獲得合同中的執(zhí)行情況的分析視圖。在具體的匯總分析中，為企業(yè)管理者提供合理的決策分析。