多省多市多區(qū)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織為了不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，堅(jiān)持進(jìn)一步完善檔案管理工作，做好檔案收集、整理、保護(hù)、利用及其監(jiān)督管理，因此，針對檔案的管理工作獲得各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。

    隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，已有機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位建立了科學(xué)的管理制度，借助檔案管理系統(tǒng)平臺來便于對檔案管理于利用；配置一些必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)（比如：利用掃描儀紙質(zhì)版檔案掃描生成電子版），實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。
就如企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理弊端眾多：
    1、傳統(tǒng)表格式的檔案管理，信息比較單一、資料零散、查詢不便、更新延遲。
    2、大量數(shù)據(jù)手工管理，工作效率低、易出錯、工作量大、利用率低，報(bào)表不清晰，難以全方位深入的各種查詢及統(tǒng)計(jì)分析，容易決策依據(jù)不足。
    3、各種報(bào)告表格信息分散、零亂、難以共享；安全性差、真實(shí)性差、表格信息容易被非法修改與復(fù)制。
    4、工作報(bào)告式的日常管理，難以真實(shí)全面地掌握銷售人員的工作狀況。
    5、只注重結(jié)果，缺乏過程管理，沒有明確的工作量指標(biāo)和有效的稽核手段，導(dǎo)致銷售人員缺乏工作指引、效率低下、能力提升慢，間接浪費(fèi)了企業(yè)的人力資源投入。
    6、由市場營銷資源的投入帶來的大量潛在意向客戶缺乏及時(shí)有效的管理，將導(dǎo)致成交率低、銷售周期拉長，是對市場營銷投入的巨大浪費(fèi)。
    7、大量潛在客戶信息在銷售人員手中沒有及時(shí)報(bào)備，容易撞單，導(dǎo)致銷售中斷、客戶資源的流失，影響公司的發(fā)展步伐。

    會博通檔案管理系統(tǒng)平臺組織架構(gòu)虛擬化，實(shí)現(xiàn)與實(shí)際組織機(jī)構(gòu)一致的應(yīng)用場景，管理員在系統(tǒng)上搭建了統(tǒng)一辦公門戶，解決不在同一地點(diǎn)協(xié)同辦公、溝通與共享知識的不便。針對散落第三方軟件的檔案資料也能夠自動實(shí)時(shí)歸檔，比如散落在OA、ERP、釘釘、企業(yè)微信等第三方軟件的檔案資料，保障檔案資料收集更齊全、更及時(shí)。為了公司發(fā)展決策依據(jù)比較全面，系統(tǒng)后臺可以根據(jù)用戶需求生產(chǎn)各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
    會博通檔案管理系統(tǒng)平臺采用協(xié)同辦公的方式，解決了傳統(tǒng)復(fù)雜的手工流程，以及公司跨部門、跨地域的協(xié)作不便問題，實(shí)現(xiàn)全面的自動化與電子化，完美實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。建造信息相互交流和共享的橋梁，消除工作職員成為“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)知識集成。

    為了檔案的管理更加規(guī)范化，確保信息安全，已是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位的當(dāng)務(wù)之急，檔案管理系統(tǒng)平臺可以提高檔案的利用率，還做到保障檔案的安全性，比如針對一些重要檔案資料可嚴(yán)密權(quán)限控制，檔案的管理、搜索、借還等操作，均需依據(jù)權(quán)限進(jìn)行。檔案的查閱利用管理人員可以自定義設(shè)置防散水印，針對機(jī)構(gòu)重要保密檔案才進(jìn)行多重安全機(jī)制，包括SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略。

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