一、現(xiàn)狀問題
由于檔案管理其數(shù)量巨大、繁復(fù)性、特殊性、重要性、歷史性、真實性等特征,讓許多企事業(yè)單位在這部分的管理明顯跟不上現(xiàn)代信息化發(fā)展水平,因此圖文檔案管理系統(tǒng)目前需求將會增大。傳統(tǒng)的檔案管理主要痛點表現(xiàn)的問題如下:
1、檔案管理出現(xiàn)了無序化、凌亂、不標準
2、檔案管理員日常工作量巨大
3、檢索費時間,檔案利用困難
4、未達成企業(yè)信息化帶來的無紙化歸檔要求
5、未按當?shù)貦n案管理國家需求標準
在辦公信息化發(fā)展起來后,很多企業(yè)、單位的所有辦公流程、郵件、收發(fā)文、公文、公告等重要業(yè)務(wù),全部實現(xiàn)無紙化辦公存儲。其中重要的公文、流程、收發(fā)文等,按照企業(yè)管理規(guī)則,全部需要歸檔保存;還有OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)傳遞的種種重要郵件、文檔、公告等,也有歸檔的需求。個人空間有限(100-200M),很難滿足企業(yè)、單位內(nèi)部的所有郵件、流程、圖文、公文的永久保存的。所以在此情況下,重要文件的歸檔管理需求,顯得更加突出。
所以讓企業(yè)重要的信息文檔安全保存,方便檢索、可再利用,是檔案管理信息化必須要解決的問題。
二、圖文檔案管理系統(tǒng)設(shè)計目標
建設(shè)高效規(guī)范的企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng),是提高企業(yè)管理信息化水平、促進企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)目標是:
1、實現(xiàn)所有檔案管理工作信息化
會博通圖文檔案管理系統(tǒng)功能可以滿足檔案收集、整理、歸檔、管理、利用、檢索、審批、查閱、銷毀等整個檔案全生命周期的管理,代替了以前檔案信息的人工分檢與人工查閱。盡最大可能做到將所有資料電子化、信息化、數(shù)字化管理。
2、實現(xiàn)企業(yè)OA系統(tǒng)并行安全歸檔
建設(shè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中的圖文檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)企業(yè)OA辦公平臺中幾乎所有重要工作內(nèi)容的及時歸檔和管理。保證OA系統(tǒng)負載均衡,輕負擔運行,同時也保證企業(yè)無紙化辦公中,重要流程、公文、文檔的科學(xué)企業(yè)管理。
3、提升企業(yè)檔案管理水平,加快檢索再利用速度
企業(yè)檔案不僅是企業(yè)發(fā)展的寶貴歷史和財富,也是未來產(chǎn)品更新?lián)Q代、科技探索進步、制度變更完善的重要資料庫,為一代代企業(yè)管理、技術(shù)、應(yīng)用人員提供著無限的資源和支持。所以為滿足企業(yè)日益加快的發(fā)展速度,必須重視檔案信息化管理,提升企業(yè)重要產(chǎn)品、科技、文件、制度等文檔資料的檢索、查閱、再利用的速度。建立完善的企業(yè)重要資料檔案庫,實現(xiàn)所有檔案的電子化、信息化管理、雙線管理,通過先進的檢索工具,實現(xiàn)企業(yè)資料的快速查閱、科學(xué)變更、及時積累的功能。為企業(yè)發(fā)展帶來便利。
4、提高企業(yè)檔案管理安全管理水平
所有檔案信息化管理,采用雙線備份、實現(xiàn)企業(yè)檔案資料線下紙質(zhì)、線上電子存檔的雙線管理,幫助企業(yè)將重要的產(chǎn)品技術(shù)、科技信息、項目成果、工程資料盡最大可能實現(xiàn)電子化、代碼化管理,線下線上相結(jié)合。保證這些重要資料的安全保存和管理。
三、圖文檔案管理系統(tǒng)功能架構(gòu)
圖文檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)就是根據(jù)真實實踐需求來“及時歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的設(shè)計原則,將系統(tǒng)分為采集、管理、利用、注銷4大部分。如下圖:
檔案信息管理系統(tǒng)整體功能架構(gòu)圖
四、檔案信息管理系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計
1、存儲方式設(shè)計
在圖文檔案管理系統(tǒng)中用戶可對文件進行同步歸檔,可以極大節(jié)省了用戶審核、手工收集的麻煩。
眾多圖文文件在被采集歸檔管理時,就會被同步復(fù)制到檔案數(shù)據(jù)庫中進行數(shù)據(jù)保存,用戶可以在系統(tǒng)上重新分類保存。而檔案數(shù)據(jù)庫對文件、電子化內(nèi)容的保管,安全級別更高,實行全庫歸檔模式運行。非自然災(zāi)害情況下,以上內(nèi)容信息要求必須安全保存,不可損壞、丟失。
圖文檔案管理系統(tǒng)存儲方式設(shè)計
2、存儲內(nèi)容設(shè)計
圖文檔案管理系統(tǒng)采用矩陣列表設(shè)計,不但能夠方便存儲普通文檔、圖文類資料,還可存儲音頻、視頻、鏈接等各類多媒體素材資料。數(shù)據(jù)庫可以保證大容量、多媒體電子檔案的安全、穩(wěn)定存儲與查閱、借閱。做到管理不損耗、安全保存、不丟失。
3、圖文檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計
圖文檔案管理系統(tǒng)依據(jù)企業(yè)檔案管理流程,分為信息收錄、檔案整理(四性檢測)、檔案管理、檔案利用、注銷等多種功能模塊,可以完整實現(xiàn)檔案生命周期管理,實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理建設(shè)。
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