在數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面,有一個非常重要的點,就是通過數(shù)字化軟件工具來幫助企業(yè)提高能效,轉(zhuǎn)變工作的思維方式,將更多的精力聚焦更難、更有價值的事情上面。數(shù)字檔案軟件也是眾多數(shù)字化軟件當中的一個,現(xiàn)如今各大企業(yè)已經(jīng)或者說正在上線內(nèi)部數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)究竟如何選,有哪些衡量的維度,我們?yōu)槟砹艘韵?點內(nèi)容。
1. 看功能和特性
挑選數(shù)字化檔案軟件,需要考慮檔案軟件的功能是否能夠滿足企業(yè)的需求以及軟件的特性是否符合企業(yè)的要求。例如,檔案管理軟件需要全方位滿足檔案的收集、整理、存儲、利用等各個環(huán)節(jié)的使用,才能對檔案進行全方位的歸檔;大中小型企業(yè)所需要匹配的細分功能,也要根據(jù)需求進行靈活匹配。
在這個基礎上我們認為數(shù)字化檔案軟件,首先得了解檔案管理的各項業(yè)務規(guī)則及檔案管理人員的作業(yè)習慣。由于檔案管理是一個專業(yè)性和垂直性都非常強的細分行業(yè),做到這一點需要擁有多年的積累和實踐,所以大家可以盡量從行業(yè)的從業(yè)時間和深耕程度,來選擇檔案管理系統(tǒng)。
許多經(jīng)過了市場以及客戶的考驗的系統(tǒng),會有很多“接地氣”的功能,如可以自定義檔案門類與著錄項(屬性字段)的功能,以適應企業(yè)在不同的發(fā)展階段,對各種檔案門類管理的需求;如承辦電子檔案的借閱(在線借閱)時,可設置針對該次借閱用途的水印功能;如可對檔案全宗、門類進行管理分權、限定可訪問的IP地址等功能……。
2. 看可擴展性
企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中會不斷地增加新的業(yè)務需求,因此需要選擇一款具有可擴展性的數(shù)字化檔案軟件,才能夠支持企業(yè)的發(fā)展和變化。例如,目前的檔案軟件必須滿足能夠跨平臺存檔、實時更新等功能,才能適應不斷變化的市場需求。
面對日新月異的檔案管理需求,檔案數(shù)字化管理應用的服務商必須保持領域和持續(xù)迭代的能力。軟件的持續(xù)迭代能力,正是我們所說的軟件的拓展性。
一方面,系統(tǒng)一般都是“靈活底座”,如提供“面向?qū)ο蟮墓芾怼惫δ?,功能模塊與檔案門類、屬性字段,均可根據(jù)用戶需求進行快速匹配和功能重組;另一方面,也會預留很多跟系統(tǒng)軟件相聯(lián)通的接口,比如企業(yè)微信、釘釘、OA、ERP等,能實現(xiàn)流程歸檔、單點登錄、組織架構(gòu)同步以及消息同步等功能。
3. 看數(shù)據(jù)安全性
數(shù)字檔案軟件需要保存企業(yè)機密信息,因此需要考慮軟件的數(shù)據(jù)安全性。軟件需要具備可靠的安全機制,如登錄審計、防擴散水印、權限管理機制、數(shù)據(jù)備份和恢復等。
檔案泄露風險,可能出現(xiàn)在檔案管理的任何一個環(huán)節(jié),因此想要做好檔案安全管理工作,必須從檔案管理全流程上下功夫。檔案管理系統(tǒng)最好配置安全機制,包括SSL網(wǎng)絡加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略、防擴散水印加密等安全體系。層層控制,嚴密守護檔案安全。
4. 看用戶體驗
企業(yè)內(nèi)部的員工需要使用數(shù)字檔案軟件,因此需要選擇易于使用和學習的軟件,具有可靠的用戶體驗,減少培訓成本和使用阻力。什么是用戶體驗好的軟件,你可以看看界面和操作習慣,是不是跟現(xiàn)在的主流習慣一致,若相差不大,學習成本就會比較小。
除了顏值就是正義這句話之外,在軟件的設計上有一個原則也很重要,就是永遠不要挑戰(zhàn)用戶的使用習慣。一方面,檔案管理軟件的設置最好對標互聯(lián)網(wǎng)用戶使用習慣,操作模式與微軟操作系統(tǒng)相近,非檔案管理專業(yè)人員,也能輕易上手;另一方面,高頻的功能如一些面向用戶服務,如:搜索、借閱等功能,都需要貼近用戶的實際應用操作場景,如果閱讀一個文件還需要臨時下載插件,就非常不方便了。
5. 看成本效益
數(shù)字檔案軟件需要一定的投資,因此需要考慮軟件的成本效益。需要選擇一款能夠滿足企業(yè)需求的軟件,同時具有合理的價格和性價比。通常來說數(shù)字化檔案軟件都有不同的功能選配,根據(jù)需求選擇會用到的功能就好,后續(xù)如果需要開通,一般可按照需求付費增加。
企圖用一套系統(tǒng)對接所有的業(yè)務需求的軟件應用,不僅會脫離應用場景,也會給檔案管理系統(tǒng)的使用者帶來使用上的復雜性以及難度,同時企業(yè)也會為此付出不必要的成本。考慮到以上原因,檔案管理軟件需要能夠根據(jù)用戶需求匹配不同的功能配置,而不僅僅只是提供一套“死板”的軟件系統(tǒng)。
6. 看技術支持
企業(yè)在使用數(shù)字檔案軟件時可能會遇到技術問題,需要選擇一家提供可靠的技術支持和售后服務的軟件供應商。有技術人員的支持,數(shù)字化軟件的使用門檻會更低一些,在企業(yè)內(nèi)部進行軟件推行的阻力也會更小。
技術支持包括售前、售后服務體系,最好能夠進行一對一的培訓指導。同時還要提供系統(tǒng)升級等服務。服務有保障,重要的是要以人為本,以客戶為本,有什么軟件上的使用問題,都能第一時間響應解決。
數(shù)字檔案軟件如何挑選?答案是6看:看功能和特性、看可擴展性、看數(shù)據(jù)安全性、看用戶體驗、看成本效益、看技術支持。在挑選之前,不妨一個一個對照,看看你選定的軟件是否滿足要求。希望本期的數(shù)字檔案軟件干貨內(nèi)容對你有幫助,如果想了解更多數(shù)字檔案干貨內(nèi)容,歡迎關注我們。
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