為了進一步規(guī)范電子檔案管理過程，促進提升電子檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化水平，確保電子檔案真實、完整、可用與安全，2017年12月15日，國家檔案局印發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（以下簡稱《功能規(guī)定》），并于公布之日起正式實施。2001年6月5日國家檔案局公布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》同時廢止?！豆δ芤?guī)定》對各級國家綜合檔案館電子檔案管理工作的檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)管理作出了明確的規(guī)定，對電子檔案管理的核心要素電子檔案管理系統(tǒng)提出了規(guī)范化的要求，對各級檔案部門規(guī)范使用電子檔案管理系統(tǒng)有很強的指導(dǎo)作用。為更好的指導(dǎo)檔案部門規(guī)范開放使用電子檔案管理系統(tǒng)，國家檔案局技術(shù)部編寫了《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》解讀，供各級檔案部門參考執(zhí)行。

一、文件印發(fā)的重要意義

  各行各業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用產(chǎn)生了大量的電子文件，這些電子文件歸檔形成的電子檔案都需要進行管理和長期保存、利用。為了不斷提升工作質(zhì)量、降低資源浪費，滿足國家信息化發(fā)展需要，檔案部門大力推進開展電子文件歸檔工作。而此項業(yè)務(wù)工作的開展，注定離不開電子檔案管理系統(tǒng)。2001年6月，國家檔案局印發(fā)了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，但伴隨信息技術(shù)的發(fā)展與新業(yè)態(tài)的不斷產(chǎn)生，該規(guī)定已經(jīng)無法適用于今后電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，迫切需要立足全國檔案工作發(fā)展全局視角對電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能進行明確規(guī)定，引導(dǎo)檔案信息化的健康發(fā)展，提升各級檔案部門電子檔案管理系統(tǒng)以建設(shè)水平為目的新規(guī)范出臺。2016年底，國家檔案局技術(shù)部牽頭啟動了《功能規(guī)定》文件的起草工作，先后組織了10余次研討會，邀請了國家檔案局相關(guān)部門、北京市檔案局、天津市檔案局、清華大學(xué)、人民大學(xué)和部分技術(shù)企業(yè)的專家，對文稿的體例、框架、文字以及內(nèi)容等進行了全面討論。經(jīng)反復(fù)論證和廣泛征求意見，最終形成了正式公布的《功能規(guī)定》。

  《功能規(guī)定》基于對現(xiàn)有電子檔案管理系統(tǒng)功能分析，電子檔案管理業(yè)務(wù)應(yīng)用現(xiàn)狀分析、電子檔案管理系統(tǒng)相關(guān)規(guī)范性文件和標準關(guān)聯(lián)性分析，充分研究并設(shè)計了電子檔案管理系統(tǒng)功能框架，解決了國內(nèi)電子檔案管理領(lǐng)域存在的功能不完整性和不確定性困擾，對檔案管理軟件基礎(chǔ)模塊的功能設(shè)計提出了明確要求，對于檔案管理標準化程度的提高起了重要作用。

  《功能規(guī)定》秉承開放、適用原則，要求系統(tǒng)具有開放和可擴展的體系架構(gòu)，滿足各級各類檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)應(yīng)用和未來發(fā)展的需求?！豆δ芤?guī)定》中的條款內(nèi)容突出了基本業(yè)務(wù)特點，規(guī)定了電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能應(yīng)滿足電子檔案移交接收、長期保存、共享利用和安全可靠等業(yè)務(wù)需求，以電子檔案管理流程各環(huán)節(jié)為主線，有效促進各級各類檔案館開發(fā)和應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)?！豆δ芤?guī)定》中的每一項要求，都是電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的必要功能，規(guī)定內(nèi)容立足于電子檔案管理宏觀環(huán)境，從電子檔案的安全和利用的角度出發(fā)，強調(diào)了檔案管理系統(tǒng)的可靠性、可用性、兼容性。技術(shù)公司必須遵循《功能規(guī)定》的各項要求來開發(fā)此類系統(tǒng)?！豆δ芤?guī)定》的出臺，有利于電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)，有利于實現(xiàn)電子檔案更好地共享及利用，有利于檔案業(yè)務(wù)人員利用電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)對電子檔案的科學(xué)、高效和安全管理。

    二、文件的主要內(nèi)容

  《功能規(guī)定》按照規(guī)范性文件體例編制，共10章45條，以國家各級各類檔案館開展電子檔案管理職能為基準，以電子檔案管理業(yè)務(wù)的工作流程為主線，以檔案管理軟件設(shè)計時的各個功能模塊需求為章節(jié)，包含了總則、系統(tǒng)總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)管理和附則共10章內(nèi)容，有力地推動電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，進而實現(xiàn)電子檔案更好地共享及利用，確保電子檔案準確、完整、可用和安全?？紤]到電子檔案實際管理對象的特點，針對電子檔案管理的實際情況，立足宏觀檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從電子檔案的安全和利用出發(fā)，對電子管理系統(tǒng)提出了具體的要求。

 1.系統(tǒng)總體要求：

  《功能規(guī)定》提出電子檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)具備開放性、可拓展性、靈活性，系統(tǒng)運行應(yīng)安全可靠，根據(jù)保存和利用的業(yè)務(wù)要求建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，能夠保管符合國家、行業(yè)標準規(guī)定的各類電子檔案，能夠具備對實體檔案進行輔助管理的功能。第一章第二條中解釋了“本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構(gòu)運用信息技術(shù)手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。”明確了系統(tǒng)必備的功能，規(guī)定了系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)依據(jù)先進、使用、安全、發(fā)展的原則。根據(jù)電子檔案管理系統(tǒng)實際情況，落實責(zé)任部門和責(zé)任人，確立統(tǒng)一的管理機制，明確電子檔案管理責(zé)任，保存電子檔案管理的關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程記錄，采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認證等技術(shù)手段，保障電子檔案安全。

  為實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享與交換，滿足當(dāng)前及可預(yù)見時間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求，電子檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)具備開放性和可拓展性，能夠靈活的定義和部署電子檔案管理的業(yè)務(wù)模式、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等。

 2.電子檔案接收與整理：

  《功能規(guī)定》提出電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收、處理、格式轉(zhuǎn)換、著錄及備份等功能，能夠?qū)﹄娮訖n案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進行檢查，電子檔案應(yīng)滿足《電子文件歸檔與管理規(guī)范》要求，對不合格的電子檔案進行標注，對合格的電子檔案進行登記。滿足對電子檔案在線和離線進行批量接收、整理、保存的需求，支持電子檔案數(shù)量的清點、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，保存移交接收及整理的處理記錄，通過電子檔案的著錄、標引等功能，形成電子檔案目錄，賦予電子檔案唯一標識，并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。電子檔案管理系統(tǒng)還需要具備對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。

 3.電子檔案保存：

  《功能規(guī)定》提出電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進行備份與恢復(fù)功能，設(shè)置備份與恢復(fù)策略，制作備份數(shù)據(jù)，對備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進行登記、監(jiān)測與管理，使用備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)處理，記錄備份恢復(fù)過程信息。為防止數(shù)據(jù)丟失，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份，并記錄數(shù)據(jù)備份的時間、介質(zhì)等相關(guān)信息，確保數(shù)據(jù)備份的安全可靠性。

  系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控及警告功能，對于存儲介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問和系統(tǒng)響應(yīng)超時等情況發(fā)出警告，并對警告事項處理過程進行跟蹤與記錄，以便后續(xù)進行處理。

 4.電子檔案利用、鑒定及處置：

  《功能規(guī)定》提出電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備對檔案檢索、借閱、鑒定等功能，記錄利用、鑒定與處置的責(zé)任人員、意見和時間等信息。電子檔案利用中，檢索是非常關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，電子檔案管理系統(tǒng)的檢索功能應(yīng)當(dāng)做到具備多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索，檢索結(jié)果能夠進行局部瀏覽和有選擇性地輸出。為了更好地提供利用，系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理。

  檔案鑒定是指檔案管理部門依據(jù)一定的原則、方法和標準，科學(xué)地判斷單位檔案歷史與現(xiàn)實的價值，確定其保管期限的管理行為。電子檔案的管理中也需要鑒定，電子檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)電子檔案的目錄信息及保管期限設(shè)置，對系統(tǒng)內(nèi)的電子檔案進行管理，對到期的電子檔案進行鑒定處理，判定電子檔案的價值，確定其保管期限、公布情況、利用范圍，并對其做相應(yīng)處理。在完成鑒定處理后，需要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施條例、《檔案館工作通則》、《關(guān)于進一步加強檔案安全工作的意見》、《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制適用范圍的暫行規(guī)定》、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)規(guī)范的規(guī)定，檢查檔案鑒定、解密、公布、借閱等是否合規(guī)，是否規(guī)范。

5.檔案統(tǒng)計：

  為了更好地管理電子檔案，需要了解電子檔案的詳細情況，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計功能，按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統(tǒng)計，并可對電子檔案的接收、整理、保存、堅定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程工作情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計后的系統(tǒng)及電子檔案信息應(yīng)可通過系統(tǒng)內(nèi)置的報表制作工具輸出，報表應(yīng)支持用戶進行自定義設(shè)置，輸出符合管理需求的相應(yīng)樣式報表。

6.系統(tǒng)管理：

  電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結(jié)構(gòu)、電子檔案分類方案的定義與配置功能，支持電子檔案類目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理；還應(yīng)內(nèi)置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；應(yīng)支持對會計、業(yè)務(wù)類等專業(yè)檔案分類體系的設(shè)置。系統(tǒng)可以對電子檔案的后臺數(shù)據(jù)庫及存儲附件或數(shù)字化副本結(jié)構(gòu)定義與配置功能，這些功能在檔案門類及其元數(shù)據(jù)定義中實現(xiàn)，分類方案可以自定義并維護，維護中包含類目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理，并支持自定義設(shè)置。

  《功能規(guī)定》提出電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶信息管理的功能，支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數(shù)據(jù)進行授權(quán)等功能。三員不瀏覽和管理檔案數(shù)據(jù)，只能管理系統(tǒng)用戶、權(quán)限、配置等基礎(chǔ)信息。其中系統(tǒng)安全保密員具備系統(tǒng)角色和權(quán)限分配權(quán)限，系統(tǒng)安全審計員具備系統(tǒng)日志管理權(quán)限，系統(tǒng)管理員具備其他系統(tǒng)配置相關(guān)權(quán)限。

轉(zhuǎn)載：中華人民共和國國家檔案局

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