隨著信息時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為了現(xiàn)代檔案管理的必然趨勢(shì)。為了更好地保護(hù)和管理檔案資料，山東省越來(lái)越多的企業(yè)、機(jī)構(gòu)采用了會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)之后，確實(shí)做到了不斷推進(jìn)數(shù)字化檔案管理，聚焦安全檔案，推進(jìn)保障服務(wù)的科學(xué)化。

一、數(shù)字化檔案管理的重要性

  數(shù)字化檔案是指將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，通過(guò)計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)手段進(jìn)行管理、存儲(chǔ)、檢索和利用的過(guò)程。數(shù)字化檔案不僅可以提高檔案管理的效率，還可以增強(qiáng)檔案的安全保密性和長(zhǎng)期保存能力。數(shù)字化檔案管理的重要性在于：

1.提高檔案管理效率

  數(shù)字化檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案的智能化、自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和查找，提高檔案管理的效率。

2.增強(qiáng)檔案安全保密性

  可以通過(guò)系統(tǒng)的權(quán)限管理、加密保護(hù)等手段提高檔案的安全保密性，防止檔案信息泄露。

3.加強(qiáng)檔案長(zhǎng)期保存能力

  可以通過(guò)系統(tǒng)的存儲(chǔ)技術(shù)的升級(jí)和遷移，保障檔案信息的長(zhǎng)期保存，防止檔案信息的丟失和損壞。

二、山東省檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)展

  山東省檔案管理一直致力于數(shù)字化檔案管理的推進(jìn)，已經(jīng)取得了一系列的成果。

1.數(shù)字化檔案管理平臺(tái)建設(shè)

  山東省不少企業(yè)、單位、機(jī)構(gòu)等組織已經(jīng)建設(shè)了數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的數(shù)字化管理和檢索。該檔案管理平臺(tái)具有安全、穩(wěn)定、高效等特點(diǎn)。

2.數(shù)字化檔案掃描設(shè)備的引進(jìn)

  引進(jìn)了一批先進(jìn)的數(shù)字化管理系統(tǒng)+檔案掃描設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了對(duì)實(shí)體檔案的數(shù)字化掃描，為數(shù)字化檔案管理提供了有效的支持。

3.數(shù)字化檔案管理規(guī)范的制定

  檔案管理系統(tǒng)制定了數(shù)字化檔案管理規(guī)范，明確了數(shù)字化檔案管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范了數(shù)字化檔案管理的實(shí)施。

三、聚焦安全檔案，推進(jìn)保障服務(wù)科學(xué)化

  山東省所用的會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)在數(shù)字化檔案管理的推進(jìn)過(guò)程中，聚焦了“安全檔案”的作用，推進(jìn)保障服務(wù)的科學(xué)化。

1.加強(qiáng)檔案安全保密性

  檔案管理系統(tǒng)建立了檔案安保機(jī)制，加強(qiáng)檔案安全保密性。所有檔案都要經(jīng)過(guò)安全審查和加密保護(hù)，防止檔案信息泄露。

2.提高檔案利用效益

  通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，提高了檔案利用效益。數(shù)字化檔案可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等渠道進(jìn)行公開(kāi)和利用，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享和傳播。

3.科學(xué)化檔案的保障服務(wù)

  會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)具備了科學(xué)的檔案保障服務(wù)體系，包括檔案防火、防水、防蟲(chóng)、防盜等措施，保障檔案的安全和長(zhǎng)期保存。

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