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醫(yī)院合同檔案管理如何做?4個具體做法,可直接套用!

2022/8/30 0:00:00       來源:行業(yè)動態(tài)        作者:小博       瀏覽量:  752

您所在的醫(yī)院有專門的檔案室嗎?醫(yī)院合同檔案是否能夠做到全面歸檔?檔案資料條款是否完整、格式是否規(guī)范?近年來,隨著國家醫(yī)改的不斷深入,醫(yī)院參與市場經濟活動不斷增加,合同檔案的利用也日漸繁瑣,絕大部分醫(yī)院都已經構建了信息化合同檔案管理系統,在創(chuàng)新合同管理模式上,取得了比較好的效果。

公立醫(yī)院合同檔案管理、合同檔案管理、檔案管理

筆者結合會博通與醫(yī)院的合作項目,搜索相關素材,為大家講述醫(yī)院合同檔案管理的具體做法。

01建立健全醫(yī)院合同檔案管理制度

醫(yī)院需根據醫(yī)院的實際情況并結合相關法律、法規(guī)和實施辦法,建立健全醫(yī)院合同檔案管理制度。合同管理辦法的內容包括醫(yī)院各類合同的審批、簽訂、履行、監(jiān)督及歸檔管理,明確了相關部門的職責、完善了合同審批、簽訂的流程;合同檔案管理制度確定了合同材料歸檔的范圍、移交的時間、類目的設立、保管期限的劃分、歸檔合同的編目、合同檔案的開發(fā)利用等。醫(yī)院通過制定合同檔案管理制度和工作流程,提出合同檔案的質量標準和要求,使合同檔案管理有章可循。

公立醫(yī)院合同檔案管理、合同檔案管理、檔案管理

為確保醫(yī)院合同檔案管理的合規(guī)性,會博通醫(yī)院合同檔案管理軟件嚴格依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案實施辦法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《電子檔案移交接受操作規(guī)程》等法規(guī)、制度構造功能應用。即使是非專業(yè)人員,也可以用會博通進行規(guī)范化醫(yī)院合同檔案管理。

02重視醫(yī)院合同檔案收集

合同檔案在收集的過程中,比較容易出現合同收集難、合同漏歸的現象。為提高檔案的歸檔率,需要嚴格執(zhí)行合同檔案管理制度,統一合同審批、簽訂流程、確定合同專人管理,合同管理人員在合同簽訂加蓋公章環(huán)節(jié)將合同文本及相關材料進行收集,并在規(guī)定時間內將材料移交醫(yī)院綜合檔案室集中統一歸檔管理。

公立醫(yī)院合同檔案管理、合同檔案管理、檔案管理

會博通醫(yī)院合同檔案管理系統通過廣泛的接口與知識支持技術,能夠實現與企業(yè)OA系統、ERP系統、財務系統,以及微信釘釘等各類業(yè)務系統無縫連接。與眾多第三方系統的接口打通后,用戶可直接將流轉于第三方平臺的文件傳輸到會博通中,并實現檔案的實時統一歸檔,簡單又方便,合同漏歸的現象得到大大減少。 

03加強醫(yī)院合同檔案信息化管理

隨著信息化建設的加速和無紙化辦公的要求,傳統的合同檔案管理模式已不能滿足醫(yī)院管理的需要,合同檔案信息化是合同檔案管理的必然趨勢。合同檔案信息化管理,要充分利用現代信息化平臺完成合同審批、會簽流程,生成合同清單,建立合同臺賬;要實現合同信息資源共享,及時為醫(yī)院經營活動提供有效的合同信息;要實現合同檔案信息的計算機錄入、檢索,使合同檔案利用更方便、快捷。

公立醫(yī)院合同檔案管理、合同檔案管理、檔案管理

會博通醫(yī)院合同檔案管理軟件為醫(yī)院提供了豐富的流程管理功能,以往線下的檔案存儲、借閱等需要多個部門共同協作才能完成的工作,全部被搬到了線上。你只需要編輯好文件、檔案,通過會博通的流程郵件功能,就可以將它流轉到其它用戶賬號中,省去了跑腿的時間,工作協同更高效。

04確保醫(yī)院合同檔案利用安全

醫(yī)院合同檔案至關重要,醫(yī)院在狠抓合同檔案管理質量、積極做好合同檔案的開發(fā)利用的同時,還需要確保合同檔案的保密性與安全性。


在具體行動上,有三個維度的參考:


①根據合同檔案的性質,確定合同檔案的利用權限,利用者在權限范圍內借閱合同檔案;


②運用檔案管理系統,使合同檔案的檢索更加方便快捷;


③拓寬合同檔案利用渠道,利用信息化辦公平臺,保存合同檔案電子版掃描件,供利用者查閱。


合同檔案管理是醫(yī)院管理中的重要內容,通過完善合同檔案管理制度,持續(xù)改進管理流程,創(chuàng)新合同檔案管理模式,加強合同檔案信息化管理,有利于提高醫(yī)院合同檔案管理的效率,為促進醫(yī)院發(fā)展提供強有力的保障。

公立醫(yī)院合同檔案管理、合同檔案管理、檔案管理

會博通檔案管理系統滿足實體紙質檔案及數字化電子檔案從采集、整理、錄入、歸檔入庫、編研、借還到銷毀的全生命周期管理,不同類型、不同性質的檔案都能按照需求有序歸檔,清晰分類,能切實提高醫(yī)院合同檔案管理效率。

在醫(yī)藥行業(yè)綜合檔案管理應用上,會博通相繼與國藥控股山東有限公司、廣州白云山星群(藥業(yè))股份有限公司、北部戰(zhàn)區(qū)總醫(yī)院等多家醫(yī)藥企業(yè)或醫(yī)院合作,研制出了與醫(yī)療應用場景相契合的檔案功能深度應用,并得到一致好評。


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