學習檔案管理“三個走向”，推進檔案管理系統(tǒng)升級！
還記得檔案工作“三個走向”重要論述嗎？今年是“三個走向”提出的20周年。最近，湖南省檔案管理的相關(guān)工作者組織論述座談會，重溫“三個走向”。方向指引永遠是發(fā)展的主旋律，今天，我們一起學習時隔二十多年，仍舊刻在檔案血液當中檔案工作指引。
01何為三個走向？
“三個走向”指的是走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化。如何做好這三個走向，檔案管理工作者也給我們做出了方向指引。
在依法治理方面，要貫徹實施新修訂的檔案法，深入推進依法治檔，完善配套法規(guī)體系，把新修訂的檔案法所蘊含的立法原則、法治精神、法理要求等落到實處。加強行政執(zhí)法和監(jiān)督檢查，整合執(zhí)法資源，探索跨區(qū)域、跨層級聯(lián)合執(zhí)法方式，加大監(jiān)督檢查工作力度，強化法律剛性約束。持續(xù)做好普法宣傳工作，在全社會形成知悉檔案法、遵守檔案法、運用檔案法的良好氛圍。
在推動檔案開放方面，檔案部門要有效激活和釋放符合時代需求、符合人民期待的檔案價值，在多渠道、多層次、多維度的開放共享中將檔案價值轉(zhuǎn)化為社會共同財富。深入實施新時代新成就國家記憶工程，加強重大戰(zhàn)略、重大工程、重大項目、重大活動等領(lǐng)域檔案資源建設(shè)。找準檔案資源開發(fā)服務(wù)中心工作的最佳切入點和著力點，發(fā)揮全省豐富的紅色檔案資源優(yōu)勢，深入挖掘、充分釋放檔案中蘊含的精神力量和時代價值。加大開放力度，提供多樣化的檔案服務(wù)形式，更好服務(wù)人民群眾。
在走向現(xiàn)代化方面，檔案部門要加快信息化與檔案工作的融合發(fā)展，以信息化驅(qū)動檔案工作走向現(xiàn)代化。以數(shù)字化思維、信息化技術(shù)手段創(chuàng)新檔案治理、服務(wù)和發(fā)展模式，補短板、強弱項，實現(xiàn)后發(fā)趕超。深入探索大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)在檔案各領(lǐng)域的應(yīng)用，推進科技創(chuàng)新與檔案業(yè)務(wù)深度融合。以信息化驅(qū)動檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展，逐步實現(xiàn)電子文件單套制歸檔和電子檔案單套制管理，降低碳排放，實現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化綠色化協(xié)同轉(zhuǎn)型發(fā)展。
02會博通檔案管理系統(tǒng)：更合規(guī)、更開放、更現(xiàn)代化
1）更合規(guī)
在合規(guī)化方面，會博通檔案管理系統(tǒng)全面對接新檔案法?，F(xiàn)行新檔案法從原來的六章二十七條擴展至八章五十三條，新增了檔案信息化建設(shè)和監(jiān)督檢查兩個專章。
會博通在檔案信息化建設(shè)方面，構(gòu)建了一套從掃描開始，涵蓋檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案檢索、檔案編研、檔案利用的全生命檔案管理體系。檔案管理系統(tǒng)推進了檔案的數(shù)字化與信息化應(yīng)用，在有利于保護原始紙質(zhì)檔案的同時，也提高了檔案的利用率。在監(jiān)督檢查方面，會博通檔案管理系統(tǒng)，擁有類似“黑匣子”的痕跡可查功能，任何檔案的違規(guī)行為都可以從這里找到蛛絲馬跡，可有效杜絕檔案違法違規(guī)行為的出現(xiàn)。
比如當我們發(fā)現(xiàn)機密檔案泄露的時候，可直接在會博通檔案管理系統(tǒng)當中，在“黑匣子”功能界面下封裝的批注清單、日志清單、歷史版本、發(fā)送名單等控件，對接觸該檔案的人員進行逐一排查。就日志清單而言，在日志清單內(nèi)容顯示欄，我們可以清楚地看到所有用戶對該檔案的利用情況，比如查詢、閱讀、編輯等等。倘若該賬號用戶調(diào)閱了該檔案，那么可以初步判斷該成員與該檔案的泄密有一定相關(guān)性。
2）更開放
在開放性上面，會博通支持多人同時管理、單人管理+多人上傳等豐富的模式。在多人同時管理的模式下，可根據(jù)職能特性將檔案收集的責任下方到的系統(tǒng)用戶上。該系統(tǒng)用戶也同時享有檔案利用的權(quán)利。“單人管理+多人上傳”的模式是指一人統(tǒng)籌管理，多人共同完成檔案收集上傳任務(wù)的工作模式。會博通系統(tǒng)為兩種模式，都提供了很好的流程協(xié)作與交互工具。
系統(tǒng)人員可通過在線交流工具直接交流檔案工作內(nèi)容；可直接以二維碼或鏈接的方式，在加密的條件下，將檔案發(fā)送給協(xié)作人員；可以關(guān)聯(lián)文檔的形式，進行多主題的編研工作；可將外部人員也囊括進內(nèi)部的審核流程當中。
會博通檔案管理系統(tǒng)為開放性的檔案協(xié)作提供了很好的工具支持。比如在校園檔案管理上，會博通“1+n”模式的檔案管理機器人，可以充分鏈接不同學院、不同科系的檔案管理資料，為教職工們提供統(tǒng)一的檔案歸集平臺，推動多學科的交匯融合發(fā)展。
3）更現(xiàn)代化
在推進檔案工具做的數(shù)字化綠色化協(xié)同轉(zhuǎn)型方面，會博通聯(lián)合多方行業(yè)專家，推進檔案數(shù)字化的泛在應(yīng)用。比如2023年，會博通跟愛普生達成戰(zhàn)略合作，將掃描儀納入到檔案管理生態(tài)中，根據(jù)用戶具體的業(yè)務(wù)需求，輔助用戶構(gòu)建從資料生產(chǎn)到管理、利用等全流程的“無紙化”應(yīng)用模式。
在現(xiàn)代化的發(fā)展中，會博通檔案管理軟件也將向ESG需求對齊，不斷將先進的數(shù)字技術(shù)、自主國產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用進檔案管理系統(tǒng)當中，結(jié)合各個行業(yè)的細分應(yīng)用場景，不遺余力推進檔案現(xiàn)代化建設(shè)。
“無紙化+智能化”是現(xiàn)階段會博通檔案管理系統(tǒng)的產(chǎn)品方向。在無紙化方面，我們跟愛普生中國達成戰(zhàn)略合作協(xié)議，構(gòu)建了檔案從生成到管理、存儲、利用等全流程的無紙化應(yīng)用。在智能化方面，會博通根據(jù)用戶的使用需求，結(jié)合用戶使用習慣，在檔案管理范圍內(nèi)提供了非常多的自動且智能的工具。比如輔助文件編號編制、檔號自動查重、身份證信息讀取、歸檔工作量統(tǒng)計等等。
比如對于檔案量特別多的集團型企業(yè)，會博通檔案統(tǒng)計的功能對于其檔案管理其中非常重要的作用。通過檔案統(tǒng)計，檔案管理員可以隨時查看檔案的類型、分布、年度、報表等。呈現(xiàn)形式豐富多元，可以幫助檔案管理員充分了解檔案的歸檔與利用情況，使之成為衡量企業(yè)經(jīng)營的一個重要量化指標。
03寫在最后
走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化，“三個走向”的精神思想穿越20年，依舊熠熠閃光，照亮檔案管理前行之路。會博通檔案管理系統(tǒng)在三個走向的指引下，將更多向業(yè)靠攏，拓寬細分場景，推動檔案管理的泛在化應(yīng)用，讓檔案創(chuàng)造更多價值。
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