最近，山東省青島市多措并舉，全面推行機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度，取得良好效果。借著這個(gè)新聞，我們想跟大家再聊聊檔案管理中的“三合一”制度。一起探討“三合一”制度下都有哪些具體舉措。

01青島機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度具體舉措

山東青島機(jī)關(guān)檔案的“三合一”具體措施包括以下幾個(gè)方面：

1)修訂相關(guān)制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案門類劃分，統(tǒng)一檔案分類方法，理順檔案整理要求；

2)調(diào)整檔號(hào)結(jié)構(gòu)、補(bǔ)充元數(shù)據(jù)，兼顧規(guī)范性和延續(xù)性，做好新舊數(shù)據(jù)銜接；

3)組織人員專題攻關(guān)升級(jí)數(shù)字檔案室系統(tǒng)，補(bǔ)充完善相關(guān)功能模塊，特別是針對(duì)錄音、錄像和實(shí)物檔案增加“按件整理”模式，為各機(jī)關(guān)實(shí)施“三合一”制度搭建好信息化平臺(tái)；

4)指導(dǎo)制定“三合一”制度范本，為各機(jī)關(guān)提供參考，并創(chuàng)新性提出“檔案分類方案索引表”，使分類方案與信息化平臺(tái)有機(jī)融合；

5)舉辦專題培訓(xùn)班，詳細(xì)講解業(yè)務(wù)要求，明確任務(wù)目標(biāo)。        

02究竟什么是機(jī)關(guān)檔案的“三合一”制度

“三合一”制度是規(guī)范和指導(dǎo)檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項(xiàng)基本檔案制度。全面推行“三合一”制度，對(duì)于進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和信息化水平，建設(shè)覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化的檔案資源體系，維護(hù)國(guó)家檔案資源完整與安全，促進(jìn)檔案事業(yè)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。

國(guó)家檔案局印發(fā)通知，在機(jī)關(guān)檔案工作中全面推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表“三合一”制度。

03會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，落深落實(shí)檔案“三合一”制度

在檔案分類方面，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)可幫助用戶提高檔案分類的效率。首先，會(huì)博通提供了一個(gè)可靈活調(diào)整的檔案分類框架。會(huì)博通對(duì)于框架的層級(jí)不設(shè)限，分類的細(xì)致程度可按需設(shè)定會(huì)博通檔案管理軟件提供分類號(hào)表的編輯和管理功能，用戶可以在分類號(hào)表中定義和維護(hù)相關(guān)的分類號(hào)、分類名稱、分類描述等信息，以便于對(duì)檔案進(jìn)行分類和標(biāo)引。

例如，對(duì)于園林綠化工程竣工資料，我們此前就為大家整理出了224項(xiàng)具體文件，這些文件資料該如何歸檔和分類，大家可根據(jù)具體的需求進(jìn)行劃分，比如劃分為合同文件類、勘察設(shè)計(jì)規(guī)劃類、資質(zhì)類、監(jiān)理工作指導(dǎo)類、施工指導(dǎo)文件、監(jiān)理工作記錄文件及工程管理往來(lái)文件收發(fā)文記錄文件、綠化分部工程質(zhì)量文件等等，這些分類可以靈活增刪和調(diào)整。

在文件材料歸檔范圍方面。文件材料歸檔范圍指的是一個(gè)機(jī)構(gòu)、組織或企業(yè)對(duì)其所擁有的文件材料進(jìn)行分類、整理和存儲(chǔ)時(shí)，所確定的歸檔對(duì)象的范圍。這個(gè)范圍通?；谖募男再|(zhì)、用途、時(shí)間等因素進(jìn)行劃分，以便更好地管理和利用這些文件材料。

例如，一家公司可能會(huì)將其所有的合同、報(bào)告、備忘錄等文件材料歸檔范圍設(shè)定為“公司歷史”或“業(yè)務(wù)文件”，而將員工手冊(cè)、人事檔案等文件材料歸檔范圍設(shè)定為“人力資源”。這樣可以方便地對(duì)不同類型的文件材料進(jìn)行分類、檢索和管理，同時(shí)也有利于保護(hù)機(jī)密信息和保留重要?dú)v史記錄。

會(huì)博通是涵蓋全檔案門類的管理平臺(tái)，集成文書/基建/科技等綜合檔案、干部人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等一站式管理功能。

在檔案保管期限方面，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)提供靈活的檔案保管期限設(shè)置，用戶可以根據(jù)需求，自主將檔案的保存期限設(shè)置為幾天、幾月或幾年、幾十年不等。此外，會(huì)博通還擁有到期提醒功能。檔案到期之后，會(huì)博通可通過短信、郵件等方式通知相關(guān)負(fù)責(zé)人員執(zhí)行相關(guān)的到期操作。

從1988年面市到現(xiàn)在，會(huì)博通落地了非常多的機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)，比如廣東省財(cái)政監(jiān)察專員辦事處、云南省第一強(qiáng)制戒毒所、江西省人民檢察院、東莞市衛(wèi)生健康局等等。近年來(lái)，會(huì)博通也在機(jī)關(guān)檔案“三合一”上持續(xù)發(fā)力，將檔案管理系統(tǒng)融入更多的機(jī)關(guān)工作場(chǎng)景。

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