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青海青咨工程咨詢借力會(huì)博通：文件、檔案、知識(shí)管理一體化，全面提升咨詢效率！

2022/10/31 0:00:00       來(lái)源：最新案例        作者：小博       瀏覽量：  851
最近，會(huì)博通與青海青咨工程服務(wù)有限公司達(dá)成項(xiàng)目合作，會(huì)博通文檔檔案一體化管理系統(tǒng)順利落地青海西寧，助力青海青咨工程咨詢?nèi)鎸?shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。

檔案管理、文件、檔案、知識(shí)管理一體化


01客戶名稱


青海青咨工程咨詢服務(wù)有限公司，成立于2007年11月30日，是一個(gè)以工程為主的咨詢公司，屬于國(guó)有企業(yè)，下設(shè)多個(gè)分公司，業(yè)務(wù)內(nèi)容涵蓋單位施工、監(jiān)理以及咨詢、設(shè)計(jì)等。

02客戶痛點(diǎn)


1）在日常工作中，缺少具備檔案管理功能，且能夠滿足對(duì)外協(xié)作需求的應(yīng)用；


2）在日常工作中，多人協(xié)作產(chǎn)生的細(xì)分資料較多，需要將不同的細(xì)分資料進(jìn)行整合；


3）在檔案整理過(guò)程中，檔案資料過(guò)多，分類復(fù)雜、花費(fèi)時(shí)間過(guò)多；


4）在檔案歸檔的過(guò)程中，內(nèi)容質(zhì)量不規(guī)范，需要反復(fù)校對(duì)，工作量太大；


5）在檔案利用的過(guò)程中，由于審核借閱流程太長(zhǎng)，檔案利用效率低下

03青海青咨用會(huì)博通實(shí)現(xiàn)文件、檔案、知識(shí)管理一體化


會(huì)博通為青海青咨定制了不限制用戶使用數(shù)量文件、檔案、知識(shí)一體化管理系統(tǒng)，上線后，企業(yè)內(nèi)部人員可隨時(shí)隨地根據(jù)權(quán)限瀏覽、查閱文檔檔案內(nèi)容，進(jìn)行文檔、檔案協(xié)同工作，大大提升了青海青咨內(nèi)部工作效率。

1）快速外鏈分享，無(wú)憂協(xié)作更安全


作為工程咨詢公司，青海青咨經(jīng)常需要將完成后的對(duì)應(yīng)圖紙和文檔提交給客戶，但這期間會(huì)涉及到安全和保密的問(wèn)題，為保障各類文檔、檔案安全，會(huì)博通為青海青咨定制了外發(fā)鏈接功能。

通過(guò)外發(fā)鏈接功能，其內(nèi)部員工不僅可以使用系統(tǒng)發(fā)送文檔、檔案給用戶。外鏈需要輸入密碼才能查看，且打開(kāi)次數(shù)和下載都被設(shè)置了限制，網(wǎng)頁(yè)打印為空白。這項(xiàng)功能在工程文檔、檔案流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，起到了很好的“保護(hù)傘”作用。

會(huì)博通文檔檔案一體化管理系統(tǒng)當(dāng)中，專門(mén)設(shè)置了協(xié)作單位等外部人員管理的框架體系，系統(tǒng)內(nèi)的用戶只需要在公共通訊錄中選擇外部聯(lián)系人，即可以電子郵件、短信、地址、二維碼等形式向外部協(xié)作人員發(fā)送協(xié)作流程。

檔案管理、文件、檔案、知識(shí)管理一體化
（選擇外部聯(lián)系人員）

檔案管理、文件、檔案、知識(shí)管理一體化
（選擇發(fā)送方式）

收到協(xié)作流程的人員，可直接點(diǎn)擊所發(fā)送的內(nèi)容，即可加入到協(xié)作流程當(dāng)中。比如青海青咨就可以通過(guò)這種方式，將需要將制作完成的圖紙和文檔發(fā)送給客戶，給予客戶批示、查閱等權(quán)限，以完成安全范圍下的需求對(duì)接與階段性成果交付。

2）多文檔一鍵合并，協(xié)同作業(yè)更高效


青海青咨經(jīng)常需要進(jìn)行多人合作、擬寫(xiě)文檔，為了讓各人員協(xié)作更高效，會(huì)博通為青海青咨定制了多文檔一鍵合并功能。

檔案管理、文件、檔案、知識(shí)管理一體化
（不同的文檔合并1）

該功能在工程咨詢上的應(yīng)用非常必要且廣泛，比如工程師在擬寫(xiě)《監(jiān)理報(bào)告》時(shí)，就可以很快將各個(gè)部分的數(shù)據(jù)資料整合分析、以及呈現(xiàn)。比如在寫(xiě)標(biāo)書(shū)的過(guò)程中，商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)是分開(kāi)寫(xiě)的，這時(shí)，系統(tǒng)管理員就可以直接將不同的細(xì)分檔案快速合成為一個(gè)檔案，提高工作效率。

檔案管理、文件、檔案、知識(shí)管理一體化

（不同的文檔合并2）


多文檔合并功能，常常跟會(huì)博通的流程審批功能一起用。比如說(shuō)我們將一個(gè)項(xiàng)目書(shū)拆分為幾個(gè)部分來(lái)寫(xiě)，由A完成第一部分、B完成第二部分、C完成第三部分，不同的部分經(jīng)過(guò)流程審批后，就可以直接合成一個(gè)文檔。

3）規(guī)范化檔案分類，檔案管理更科學(xué)

此前，青海青咨的檔案比較多、類型比較雜，若不經(jīng)整理、單個(gè)存放，后續(xù)檔案查找、檔案利用會(huì)非常耗時(shí)。會(huì)博通文檔檔案管理系統(tǒng)為科學(xué)的檔案歸類方式，檔案的類型可以根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況自主靈活分類，分類的層級(jí)不設(shè)限。

比如我們可以看到，青海青咨將部分不同類型檔案分為了項(xiàng)目規(guī)劃研究報(bào)告、投資機(jī)會(huì)、初可研研究報(bào)告及項(xiàng)目建設(shè)、可行性研究報(bào)告。在每一類檔案下，又分別按照年代、專業(yè)、地區(qū)進(jìn)行分類。這樣分類后，不論是歸檔、還是查閱，都非常方面。

檔案管理、文件、檔案、知識(shí)管理一體化
（檔案分類方式）

4）定制化表單，申請(qǐng)審批更便捷

會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)標(biāo)配“審批流”功能。通過(guò)該功能，系統(tǒng)用戶可直接通過(guò)線上填寫(xiě)申請(qǐng)表單，套用流程模板，直接進(jìn)行借閱、采購(gòu)、項(xiàng)目申請(qǐng)等自動(dòng)化辦公應(yīng)用。

檔案管理、文件、檔案、知識(shí)管理一體化
（系統(tǒng)內(nèi)置表單）

針對(duì)青海青咨詢的特定需要求，會(huì)博通為其定制了產(chǎn)品過(guò)程監(jiān)測(cè)記錄、項(xiàng)目費(fèi)用、業(yè)務(wù)承接審批、報(bào)告加印通知書(shū)、成果交付表等十項(xiàng)表單。表單設(shè)置好后，用戶線上審批更為規(guī)范、便捷。

檔案管理、文件、檔案、知識(shí)管理一體化
（系統(tǒng)內(nèi)置表單）

組織內(nèi)部人員，直接通過(guò)表單填寫(xiě)內(nèi)容，可以從源頭上保證檔案內(nèi)容的規(guī)劃性，從而減少返工、提高工作效率。

5）流程化審核借閱，檔案利用更快捷

會(huì)博通會(huì)青海青咨提供了高效的文檔檔案一體化搜索平臺(tái)，系統(tǒng)用戶直接通過(guò)系統(tǒng)關(guān)鍵詞、組合關(guān)鍵詞等，精準(zhǔn)快速定位檔案。找到檔案流，通過(guò)提交流程，便可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速借閱。

檔案管理、文件、檔案、知識(shí)管理一體化
（流程化借閱）

會(huì)博通文檔檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中的每一個(gè)功能其實(shí)都不是單獨(dú)的存在，各種功能結(jié)合起來(lái)，就會(huì)發(fā)揮更大的效果。比如我們上述提到的搜索平臺(tái)+流程化功能，可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速借閱；外部鏈接分享+流程化功能+文檔檔案合并功能，可以實(shí)現(xiàn)多人協(xié)作當(dāng)中的資料整合需求。

青海青咨工程咨詢服務(wù)有限公司用上會(huì)博通后，文檔、檔案管理效率，企業(yè)管理效率，都有很大的提升。未來(lái)會(huì)博通將繼續(xù)為青海青咨提供檔案管理服務(wù)，助力青海青咨詢?cè)趯I(yè)化、科學(xué)化咨詢服務(wù)商不斷升級(jí)。

會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)始于1988年，專業(yè)定位于文檔管理領(lǐng)域，是國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的文件、檔案、知識(shí)管理一體化系統(tǒng)解決方案提供商。會(huì)博通經(jīng)過(guò)三十多年積淀，在文件、檔案、知識(shí)一體化管理上，除了青海青咨以外，還落地了很多經(jīng)典案例。

會(huì)博通對(duì)日立電梯的知識(shí)管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，幫助日立電梯建立了完善的內(nèi)部知識(shí)搜索體系，用戶只要輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，搜索結(jié)果就可以依權(quán)限展示在用戶面前。

會(huì)博通為廣晟建設(shè)投資實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部辦公管理的數(shù)字化、無(wú)紙化，與個(gè)分支機(jī)構(gòu)的溝通與協(xié)作，也不再收時(shí)間和空間的限制，真正做到了任何時(shí)候、任何地點(diǎn)、與任何人溝通與協(xié)作的理想。

會(huì)博通在很短的時(shí)間內(nèi)，幫助珠江鋼琴集團(tuán)建成了以企業(yè)綜合檔案管理為基礎(chǔ)的檔案轉(zhuǎn)悠知識(shí)管理平臺(tái)和知識(shí)管理體系，并且做到了集團(tuán)與各分支機(jī)構(gòu)全覆蓋。

會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，助力各企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案熟悉華管理，用文檔為組織創(chuàng)造更大價(jià)值!



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