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【案例】物業(yè)檔案管理如何專業(yè)化?凱云發(fā)展借力會(huì)博通這樣做!

2023/1/16 0:00:00       來(lái)源:最新案例        作者:小博       瀏覽量:  698

從事物業(yè)工作的伙伴們,對(duì)物業(yè)檔案管理資料,一定不陌生。固定資產(chǎn)檔案明細(xì)、設(shè)備檔案及設(shè)施設(shè)備運(yùn)行檢修記錄明細(xì)、物業(yè)維修記錄檔案、第三方(包括消防、電梯、門窗、廣告及商業(yè)活動(dòng)、垃圾清運(yùn)等)交接、售后及承諾情況、工程檔案(小區(qū)平面圖、水電布置圖、消防等)、員工檔案、物業(yè)日常工作記錄檔案(會(huì)議記錄、各類通知等)、業(yè)主檔案……物業(yè)檔案這么多,究竟如何管理才能更專業(yè)?廣州凱云發(fā)展股份有限公司攜手會(huì)博通,這樣作答。 

物業(yè)檔案管理、物業(yè)檔案管理軟件
(圖片來(lái)源于廣州凱云發(fā)展有限公司官網(wǎng))

01客戶簡(jiǎn)介

廣州凱云發(fā)展股份有限公司(原廣州凱云物業(yè)管理有限公司,以下簡(jiǎn)稱“凱云公司”)成立于2009年12月,是廣州開發(fā)區(qū)管委會(huì)屬下廣州開發(fā)區(qū)控股集團(tuán)有限公司的子公司,具備國(guó)家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部頒發(fā)的一級(jí)物業(yè)管理資質(zhì),是廣東省物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)理事單位,廣州市物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)副會(huì)長(zhǎng)單位。

凱云公司依托開發(fā)區(qū)、服務(wù)開發(fā)區(qū),在開發(fā)區(qū)控股集團(tuán)的帶領(lǐng)下,秉承“竭誠(chéng)服務(wù)、和合共贏”的經(jīng)營(yíng)理念,踐行“求實(shí)、創(chuàng)新、團(tuán)結(jié)、奮進(jìn)”的企業(yè)精神,立足“以人為本、高效務(wù)實(shí)”的管理思想,做大做強(qiáng)公司規(guī)模,提升公司品牌價(jià)值。公司堅(jiān)持以市場(chǎng)化運(yùn)營(yíng)為核心,以物業(yè)管理為基礎(chǔ),積極拓展商業(yè)運(yùn)營(yíng)和多元化經(jīng)營(yíng),圍繞政務(wù)服務(wù)、園區(qū)服務(wù)、商務(wù)服務(wù)三大板塊,想標(biāo)準(zhǔn)化、集約化、規(guī)?;⑵放苹较虬l(fā)展,向現(xiàn)代服務(wù)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí),成為綜合運(yùn)營(yíng)服務(wù)商。

02客戶痛點(diǎn)

1)檔案歸檔工作量大:很多設(shè)施設(shè)備管理檔案中的開箱驗(yàn)收證明書、裝箱搶單、安裝使用說明書、產(chǎn)品合格證書、產(chǎn)品原理圖等隨機(jī)文件,設(shè)備安裝、調(diào)試記錄、驗(yàn)收單、移交清冊(cè)等以及物業(yè)項(xiàng)目實(shí)施過程的各類型文件都需要按規(guī)定歸檔,采用傳統(tǒng)純線下的歸檔模式,全部工作量都?jí)涸跈n案室,會(huì)出現(xiàn)歸檔滯后、掃描工作量大等困難。

2)電子檔案急劇增加:隨著信息化的發(fā)展,現(xiàn)在很多物業(yè)項(xiàng)目都采用全面信息化的手段進(jìn)行管理,如無(wú)人機(jī)巡檢等,這樣會(huì)產(chǎn)生大量的圖片與視頻檔案需要?dú)w檔。在傳統(tǒng)模式下,這類型的檔案采用特殊載體管理,利用起來(lái)非常不便。

3)檔案借還復(fù)雜,利用率不高:傳統(tǒng)的檔案借閱方式,需要進(jìn)行層層的線下審批,檔案室和辦公室也不是同一個(gè)物理位置,操作起來(lái)比較耗時(shí)。原始紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)既不利于檔案的保管和保存,也難以做到多人同時(shí)利用,整體而言利用率不高。

4)檔案資料多,查找工作量大:檔案逐日逐年累積,體系龐大,如果憑著記憶和分類查找實(shí)體檔案,比較費(fèi)力。需要一套軟件實(shí)時(shí)記錄檔案是否在庫(kù),并可快速查詢電子檔案。

5)檔案安全管理建設(shè)還需升級(jí):部分檔案不適宜廣泛傳閱,需要進(jìn)行相應(yīng)的保密機(jī)制處理。但由于檔案管理與應(yīng)用所牽涉的人員眾多,在不影響檔案利用率的前提下,保障檔案安全,是當(dāng)下物業(yè)檔案管理面對(duì)的難題之一。

03會(huì)博通物業(yè)檔案管理軟件:全面歸檔、安全利用!


物業(yè)檔案管理、物業(yè)檔案管理軟件


1)視頻檔案與圖片檔案無(wú)憂管理: 基于目前物業(yè)檔案管理中有較多的視頻和圖片管理需求,會(huì)博通為凱云發(fā)展提供專屬的視頻庫(kù)和圖片庫(kù)。視頻庫(kù)是專業(yè)化的視頻觀看與管理工具,支持視頻直接播放,長(zhǎng)/短視頻等資源的上傳、分類管理和搜索利用等管理。利用圖片庫(kù),可滿足縮略圖快速瀏覽和圖片水印要求。檔案形式和內(nèi)容,都更為完整。

2)以流程化管理,提升檔案質(zhì)量:本人簽名、填表時(shí)間、審核簽字等等繁瑣操作,都可以在會(huì)博通物業(yè)檔案管理平臺(tái)上完成。比如在一份文件當(dāng)中,需要多個(gè)人員進(jìn)行審核簽字,您可以直接在會(huì)博通上自定義流程,讓審核簽字的動(dòng)作依據(jù)流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)到各負(fù)責(zé)人處。各項(xiàng)資料完成后方可歸檔。

3)電子化借閱,快速分享檔案:會(huì)博通物業(yè)檔案管理軟件,應(yīng)用的是檔案數(shù)字化管理方式,支持純線上、純線下以及線上+線下的檔案借閱模式,檔案借閱更為靈活和便捷。用戶在進(jìn)行電子檔案的在線閱讀時(shí)會(huì)有防擴(kuò)散水印,防止截屏、拍照等檔案泄露風(fēng)險(xiǎn)。

4)檔案框架規(guī)范,秒級(jí)查檔:會(huì)博通提供符合國(guó)家規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)且可供靈活構(gòu)建的檔案框架,檔案類型再多,也能做到有章可循。逐日、逐年的檔案按照“章法”累積、歸檔,可輕松進(jìn)行檔案查找。查找過程中可直接通過關(guān)鍵字搜索,也可根據(jù)“章法”自行索引。

5)依“用戶旅程”構(gòu)建安全體系:在用戶登錄階段,會(huì)博通設(shè)置了強(qiáng)制復(fù)雜密碼、機(jī)器指紋登錄、驗(yàn)證碼登錄、賬號(hào)加密傳輸、支持SSL網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)等安全措施;在檔案利用階段,會(huì)博通采用與職能相適應(yīng)的權(quán)限體系多維度授權(quán),并且用戶所有操作行為都將記錄在系統(tǒng)中;在檔案存儲(chǔ)方面,會(huì)博通支持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)和文件服務(wù)器存儲(chǔ)、病毒掃描與加密存儲(chǔ)。

高效的物業(yè)檔案管理,不僅能夠提升物業(yè)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,而且能夠提升經(jīng)濟(jì)效益水平。疫情后時(shí)代,在會(huì)博通物業(yè)檔案管理平臺(tái)的助力下,祝愿凱云發(fā)展在設(shè)備檢修、安全巡檢、園林綠化、安全監(jiān)控、衛(wèi)生清潔等各項(xiàng)業(yè)務(wù)上,都能取得更新更大的增長(zhǎng)。



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