【案例】“醫(yī)藥公司檔案管理”如何落地？星群藥業(yè)這樣做！
2023/1/18 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 985
如何加強醫(yī)藥公司檔案管理？醫(yī)藥公司檔案管理如何做到規(guī)范化、制度化？廣州白云山星群（藥業(yè)）股份有限公司，為推動醫(yī)藥檔案管理工作與時俱進、創(chuàng)新發(fā)展，與會博通進行合作，將檔案管理需求與真實的醫(yī)藥應(yīng)用場景結(jié)合起來，推動了企業(yè)高效能運轉(zhuǎn)。
01客戶簡介
廣州白云山星群（藥業(yè)）股份有限公司，是廣藥集團控股的上市公司“廣州白云山醫(yī)藥集團股份有限公司”（香港H股、上海A股上市）的成員企業(yè)。其前身是創(chuàng)建于1950年國內(nèi)率先開展中藥現(xiàn)代化的廣州星群中藥提煉廠，歷史可追溯到1868年的黃祥華藥廠。
經(jīng)過多年的持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展，現(xiàn)已成為一家以顆粒劑、軟膠囊、口服溶液、搽劑、酊劑、糖漿等共11大劑型，擁有600余名員工、年銷售近5億元、年創(chuàng)利稅逾6000萬元的現(xiàn)代化醫(yī)藥健康企業(yè)。近年，曾先后榮獲首批中華老字號企業(yè)、中國海關(guān)信得過企業(yè)、國家質(zhì)量管理獎、國家高新技術(shù)企業(yè)、全國重合同守信用企業(yè)、國家知識產(chǎn)權(quán)優(yōu)勢企業(yè)等殊榮。
02客戶痛點
1）需進一步提升檔案管理專業(yè)度：醫(yī)藥企業(yè)檔案管理部門，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，部分人員不能直接看到檔案價值，檔案管理的專業(yè)性也還需提升，導(dǎo)致檔案管理的效果不夠規(guī)范，容易出現(xiàn)完全意識不到的漏歸、錯歸等情況。
2）需進一步提升檔案管理規(guī)范性：規(guī)范化的檔案管理是檔案價值得以實現(xiàn)的前提條件。檔案管理工作主要依賴專業(yè)人員，并沒有下沉到具體的檔案形成人員，需要在保證規(guī)范性的要求下，依據(jù)“誰形成、誰歸檔”原則，加強檔案管理效能。
3）醫(yī)藥檔案整理工作量大：醫(yī)藥企業(yè)檔案管理過程中，會涉及到各種各樣的文件資料，將這些文件資料，具有周期長、工作量大等問題，管理任務(wù)繁重。
4）需進一步提升醫(yī)藥檔案利用率：在傳統(tǒng)的醫(yī)藥檔案管理過程中，醫(yī)藥檔案在利用上，需要經(jīng)過層層審批，方可進行調(diào)閱。調(diào)閱紙質(zhì)檔案又非常容易對其形成損耗，不利于檔案保管，也不利于讓檔案賦能業(yè)務(wù)。
03會博通醫(yī)藥公司檔案管理系統(tǒng)：推動企業(yè)高效能運轉(zhuǎn)
1）全面符合國家法律法規(guī)要求：會博通醫(yī)藥檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)符合最新現(xiàn)行《中華人民共和國檔案法》、《國家醫(yī)藥管理局科技文件材料歸檔范圍及保管期限劃定辦法》、《國家醫(yī)藥管理局科技檔案分類法》等相關(guān)的法律法規(guī)。
2）模板化、流程化的應(yīng)用體系：針對如何進行標準化的檔案管理，會博通醫(yī)藥公司檔案管理系統(tǒng)支持模板化與流程化應(yīng)用。當用戶需要歸檔文件的時候，可由文件的形成人員進行掃描、錄入并上傳系統(tǒng)，直接套用流程模板，批量發(fā)起檔案移交歸檔流程。
3）科學(xué)框架設(shè)置，管理有章可循：星群藥業(yè)通過會博通的靈活底座，定義了符合自身管理需要文書檔案、人事檔案、科技檔案等檔案門類。并且，其明星產(chǎn)品“星群夏桑菊”也在會博通醫(yī)藥檔案管理系統(tǒng)中歸檔超過20年的檔案資料。
4）存檔、查檔、用檔數(shù)字化管理：星群藥業(yè)的工作人員可直接登錄系統(tǒng)管理員分配的賬號，在該賬號的權(quán)限范圍之下，進行存檔、查檔、用檔等面向用戶的檔案數(shù)字化操作。
01客戶簡介
廣州白云山星群（藥業(yè)）股份有限公司，是廣藥集團控股的上市公司“廣州白云山醫(yī)藥集團股份有限公司”（香港H股、上海A股上市）的成員企業(yè)。其前身是創(chuàng)建于1950年國內(nèi)率先開展中藥現(xiàn)代化的廣州星群中藥提煉廠，歷史可追溯到1868年的黃祥華藥廠。
經(jīng)過多年的持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展，現(xiàn)已成為一家以顆粒劑、軟膠囊、口服溶液、搽劑、酊劑、糖漿等共11大劑型，擁有600余名員工、年銷售近5億元、年創(chuàng)利稅逾6000萬元的現(xiàn)代化醫(yī)藥健康企業(yè)。近年，曾先后榮獲首批中華老字號企業(yè)、中國海關(guān)信得過企業(yè)、國家質(zhì)量管理獎、國家高新技術(shù)企業(yè)、全國重合同守信用企業(yè)、國家知識產(chǎn)權(quán)優(yōu)勢企業(yè)等殊榮。
02客戶痛點
1）需進一步提升檔案管理專業(yè)度：醫(yī)藥企業(yè)檔案管理部門，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，部分人員不能直接看到檔案價值，檔案管理的專業(yè)性也還需提升，導(dǎo)致檔案管理的效果不夠規(guī)范，容易出現(xiàn)完全意識不到的漏歸、錯歸等情況。
2）需進一步提升檔案管理規(guī)范性：規(guī)范化的檔案管理是檔案價值得以實現(xiàn)的前提條件。檔案管理工作主要依賴專業(yè)人員，并沒有下沉到具體的檔案形成人員，需要在保證規(guī)范性的要求下，依據(jù)“誰形成、誰歸檔”原則，加強檔案管理效能。
3）醫(yī)藥檔案整理工作量大：醫(yī)藥企業(yè)檔案管理過程中，會涉及到各種各樣的文件資料，將這些文件資料，具有周期長、工作量大等問題，管理任務(wù)繁重。
4）需進一步提升醫(yī)藥檔案利用率：在傳統(tǒng)的醫(yī)藥檔案管理過程中，醫(yī)藥檔案在利用上，需要經(jīng)過層層審批，方可進行調(diào)閱。調(diào)閱紙質(zhì)檔案又非常容易對其形成損耗，不利于檔案保管，也不利于讓檔案賦能業(yè)務(wù)。
03會博通醫(yī)藥公司檔案管理系統(tǒng)：推動企業(yè)高效能運轉(zhuǎn)
1）全面符合國家法律法規(guī)要求：會博通醫(yī)藥檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)符合最新現(xiàn)行《中華人民共和國檔案法》、《國家醫(yī)藥管理局科技文件材料歸檔范圍及保管期限劃定辦法》、《國家醫(yī)藥管理局科技檔案分類法》等相關(guān)的法律法規(guī)。
2）模板化、流程化的應(yīng)用體系：針對如何進行標準化的檔案管理，會博通醫(yī)藥公司檔案管理系統(tǒng)支持模板化與流程化應(yīng)用。當用戶需要歸檔文件的時候，可由文件的形成人員進行掃描、錄入并上傳系統(tǒng)，直接套用流程模板，批量發(fā)起檔案移交歸檔流程。
3）科學(xué)框架設(shè)置，管理有章可循：星群藥業(yè)通過會博通的靈活底座，定義了符合自身管理需要文書檔案、人事檔案、科技檔案等檔案門類。并且，其明星產(chǎn)品“星群夏桑菊”也在會博通醫(yī)藥檔案管理系統(tǒng)中歸檔超過20年的檔案資料。
4）存檔、查檔、用檔數(shù)字化管理：星群藥業(yè)的工作人員可直接登錄系統(tǒng)管理員分配的賬號，在該賬號的權(quán)限范圍之下，進行存檔、查檔、用檔等面向用戶的檔案數(shù)字化操作。
展望未來，星群人將以滿腔激情與斗志，致力于打造面向世界、中藥時尚化健康產(chǎn)業(yè)特色和文化鮮明的現(xiàn)代化企業(yè)，以振興民族制藥工業(yè)為己任，努力為推動中藥大健康產(chǎn)業(yè)振興發(fā)展貢獻力量。會博通醫(yī)藥檔案管理平臺，將全力助陣星群藥業(yè)，以更為智能更為科學(xué)的知識體現(xiàn)，加速完成使命愿景。
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