【案例】學(xué)校檔案管理軟件怎么選？城建職業(yè)技術(shù)學(xué)校典型案例
2023/1/19 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 952
學(xué)校檔案管理軟件怎么選？有這么幾個方法可以分享給您：首先做需求分析，明確梳理出您需要解決的關(guān)鍵問題是什么。其次看看市面上檔案管理軟件有哪些功能是與您的需求相匹配的。然后再比較下價格。走完以上3條路徑，您基本上就能找到適用的軟件了。如果還不能確定的話，邀請您來看看會博通承建的廣州市城建職業(yè)技術(shù)學(xué)校典型案例。
01客戶簡介
廣州市城市建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)校系廣州市教育局直屬中職學(xué)校，2020年由市土地房產(chǎn)管理職業(yè)學(xué)校、市市政職業(yè)學(xué)校、市建筑工程職業(yè)學(xué)校三校強強聯(lián)合組建而成，是廣東省高水平中職學(xué)校建設(shè)單位；承接全國提質(zhì)培優(yōu)行動計劃；是教育部首批1+X證書制度BIM試點院校；廣州城市建設(shè)職教集團(tuán)以及廣州市房地產(chǎn)職教集團(tuán)牽頭單位；被國家教育部、建設(shè)部認(rèn)定為技能型緊缺人才培養(yǎng)基地；多次承辦廣東省職業(yè)院校技能大賽建設(shè)類項目比賽及世界技能大賽建筑項目廣東省、住建部、國家選拔賽。學(xué)?，F(xiàn)有全日制在校生近萬人。學(xué)校固定資產(chǎn)總值70040萬元，教學(xué)科研實習(xí)儀器設(shè)備總值7866萬元，學(xué)校圖書館擁有藏書近75萬冊，電子圖書59.6多萬冊。網(wǎng)絡(luò)信息點數(shù)近萬個，教學(xué)區(qū)、辦公區(qū)及學(xué)生宿舍等區(qū)域?qū)崿F(xiàn)校園有線、無線網(wǎng)絡(luò)全覆蓋。
02客戶痛點
1）檔案管理需從管理到服務(wù)進(jìn)行升級：以往的學(xué)校檔案管理模式，比較重管理，但是比較少關(guān)注于檔案利用，不能很好地與學(xué)校各項建設(shè)密切結(jié)合起來，真正讓檔案成為推動教學(xué)教育的有效力量。
2）檔案管理部分細(xì)節(jié)工作需進(jìn)行規(guī)范：學(xué)校檔案在收集、整理、錄入等過程中，存在部分資料填寫不規(guī)范，歸檔編號等操作不規(guī)范問題，對于后續(xù)檔案的利用而言，存在一些不便和隱患問題。
3）檔案資源分散，檔案收集不便：在收集學(xué)校檔案的過程當(dāng)中，涉及較多的部門和人員，需要進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)的地方比較多，檔案資料收集花費的時間比較長，漏歸錯歸的現(xiàn)象也時有出現(xiàn)。
4）需要將紙質(zhì)檔案全面數(shù)字化：學(xué)校檔案資料比較多，如果將實時產(chǎn)生的資料全部保存起來，所需要的空間會比較大，管理成本比較高。所以需要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面的數(shù)字化，以便達(dá)到降低保管成本，提升保管安全的目的。
03會博通學(xué)校檔案管理軟件：好用快捷！
1）檔案快速檢索與利用：會博通學(xué)校檔案管理軟件，內(nèi)置高效的搜索引擎。用戶在平臺當(dāng)中輸入關(guān)鍵詞，就可以快速檢索出所需檔案。檔案檢索過程不需要經(jīng)過管理員，需求方通過分配的賬號即可快速獲取。檔案獲取后可直接在線上依據(jù)權(quán)限，進(jìn)行分享或調(diào)閱。
2）規(guī)范化的操作指引：會博通學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)對功能應(yīng)用和流程模式進(jìn)行了規(guī)范化設(shè)置與自動化、智能化操作設(shè)置。用戶只需要輸入簡單的指令，系統(tǒng)便可輔助完成科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作。
3）一個平臺統(tǒng)籌管理：學(xué)生檔案、教師檔案、教學(xué)檔案、組織檔案、圖書檔案、財務(wù)檔案等學(xué)校內(nèi)部所有檔案資料，都可以集中在會博通學(xué)校檔案管理軟件當(dāng)中進(jìn)行集中管理。集中管理后，不同學(xué)院檔案相關(guān)人員，可直接通過檔案管理平臺協(xié)作溝通。
4）檔案管理全面數(shù)字化：會博通學(xué)校檔案管理軟件可連接多種類型的掃描儀，支持批量化上傳檔案，批量化掛接條目等，能夠方便快捷地幫助用戶進(jìn)行檔案數(shù)字化。數(shù)字化后，系統(tǒng)用戶可以直接在線上完成檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案編研等工作。
01客戶簡介
廣州市城市建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)校系廣州市教育局直屬中職學(xué)校，2020年由市土地房產(chǎn)管理職業(yè)學(xué)校、市市政職業(yè)學(xué)校、市建筑工程職業(yè)學(xué)校三校強強聯(lián)合組建而成，是廣東省高水平中職學(xué)校建設(shè)單位；承接全國提質(zhì)培優(yōu)行動計劃；是教育部首批1+X證書制度BIM試點院校；廣州城市建設(shè)職教集團(tuán)以及廣州市房地產(chǎn)職教集團(tuán)牽頭單位；被國家教育部、建設(shè)部認(rèn)定為技能型緊缺人才培養(yǎng)基地；多次承辦廣東省職業(yè)院校技能大賽建設(shè)類項目比賽及世界技能大賽建筑項目廣東省、住建部、國家選拔賽。學(xué)?，F(xiàn)有全日制在校生近萬人。學(xué)校固定資產(chǎn)總值70040萬元，教學(xué)科研實習(xí)儀器設(shè)備總值7866萬元，學(xué)校圖書館擁有藏書近75萬冊，電子圖書59.6多萬冊。網(wǎng)絡(luò)信息點數(shù)近萬個，教學(xué)區(qū)、辦公區(qū)及學(xué)生宿舍等區(qū)域?qū)崿F(xiàn)校園有線、無線網(wǎng)絡(luò)全覆蓋。
02客戶痛點
1）檔案管理需從管理到服務(wù)進(jìn)行升級：以往的學(xué)校檔案管理模式，比較重管理，但是比較少關(guān)注于檔案利用，不能很好地與學(xué)校各項建設(shè)密切結(jié)合起來，真正讓檔案成為推動教學(xué)教育的有效力量。
2）檔案管理部分細(xì)節(jié)工作需進(jìn)行規(guī)范：學(xué)校檔案在收集、整理、錄入等過程中，存在部分資料填寫不規(guī)范，歸檔編號等操作不規(guī)范問題，對于后續(xù)檔案的利用而言，存在一些不便和隱患問題。
3）檔案資源分散，檔案收集不便：在收集學(xué)校檔案的過程當(dāng)中，涉及較多的部門和人員，需要進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)的地方比較多，檔案資料收集花費的時間比較長，漏歸錯歸的現(xiàn)象也時有出現(xiàn)。
4）需要將紙質(zhì)檔案全面數(shù)字化：學(xué)校檔案資料比較多，如果將實時產(chǎn)生的資料全部保存起來，所需要的空間會比較大，管理成本比較高。所以需要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面的數(shù)字化，以便達(dá)到降低保管成本，提升保管安全的目的。
03會博通學(xué)校檔案管理軟件：好用快捷！
1）檔案快速檢索與利用：會博通學(xué)校檔案管理軟件，內(nèi)置高效的搜索引擎。用戶在平臺當(dāng)中輸入關(guān)鍵詞，就可以快速檢索出所需檔案。檔案檢索過程不需要經(jīng)過管理員，需求方通過分配的賬號即可快速獲取。檔案獲取后可直接在線上依據(jù)權(quán)限，進(jìn)行分享或調(diào)閱。
2）規(guī)范化的操作指引：會博通學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)對功能應(yīng)用和流程模式進(jìn)行了規(guī)范化設(shè)置與自動化、智能化操作設(shè)置。用戶只需要輸入簡單的指令，系統(tǒng)便可輔助完成科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作。
3）一個平臺統(tǒng)籌管理：學(xué)生檔案、教師檔案、教學(xué)檔案、組織檔案、圖書檔案、財務(wù)檔案等學(xué)校內(nèi)部所有檔案資料，都可以集中在會博通學(xué)校檔案管理軟件當(dāng)中進(jìn)行集中管理。集中管理后，不同學(xué)院檔案相關(guān)人員，可直接通過檔案管理平臺協(xié)作溝通。
4）檔案管理全面數(shù)字化：會博通學(xué)校檔案管理軟件可連接多種類型的掃描儀，支持批量化上傳檔案，批量化掛接條目等，能夠方便快捷地幫助用戶進(jìn)行檔案數(shù)字化。數(shù)字化后，系統(tǒng)用戶可以直接在線上完成檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案編研等工作。
廣州市城市建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)校秉承“匠心筑夢，美好創(chuàng)造”的辦學(xué)理念，多年來學(xué)校始終踐行踐行“匠心有為”的校訓(xùn)精神，著力打造集聚廣州特色、廣東示范、全國頂尖的引領(lǐng)城市建設(shè)類職業(yè)教育發(fā)展的現(xiàn)代化職業(yè)學(xué)校。以夢為馬，奮力前行，在這條發(fā)展之路上，會博通學(xué)校檔案管理軟件將持續(xù)以高水平的檔案業(yè)務(wù)服務(wù)，相伴隨行。
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