【案例】500強制造企業(yè)萬寶集團：文檔一體化管理創(chuàng)新應(yīng)用，得到主管部門認(rèn)可
2023/2/13 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 841
擁有1萬多名員工、7大生產(chǎn)基地、年產(chǎn)值達100億、500強公司，如何進行文檔檔案管理？本期內(nèi)容，小編給您展開講講得到主管部門認(rèn)可的文檔一體化管理平臺的故事。該平臺應(yīng)用主體為廣州萬寶集團有限公司。借助平臺力量，萬寶集團實現(xiàn)了實體檔案、數(shù)字檔案從采集、歸檔到再利用的“全生命周期管理鏈路”，大幅提升檔案管理效率。
廣州萬寶集團有限公司是中國大型現(xiàn)代化企業(yè)之一，是中國家電行業(yè)中最早、最具規(guī)模的家電制冷設(shè)備和產(chǎn)品研發(fā)制造中心。職工1萬多名，年產(chǎn)值達100億元，擁有廣州人和、從化、番禺及青島、合肥、海寧、河南民權(quán)等七大生產(chǎn)基地。
廣州萬寶集團建有國家級企業(yè)技術(shù)中心和廣東省供貨才能技術(shù)研究開發(fā)中心，設(shè)立了博士后科研工作站。廣州萬寶擁有“中國馳名商標(biāo)”、“最具市場力品牌”——“萬寶”以及“華光”兩大自有品牌，并擁有“萬寶”牌電冰箱、“華光”牌電冰箱壓縮機兩大“中國名牌產(chǎn)品”。廣州萬寶積極塑造國際品牌的形象，在多個國家和地區(qū)注冊商標(biāo)，銷售網(wǎng)絡(luò)覆蓋海外各主要市場。廣州萬寶連年位列中國企業(yè)500強。
02客戶痛點
1）文檔檔案數(shù)量多種類雜：集團型企業(yè)在日常工作中直接形成的文檔檔案數(shù)量多、種類雜。各部門在工作中直接形成的具有保留價值的多種文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)、圖紙等形式各異的材料，都要要納入保管范圍，工作量大，容易遺漏。
2）需進一步提升檔案安全：原則上，工作活動中形成的檔案，應(yīng)集中到答案管理部門統(tǒng)一管理，不得分散保留。各部門檔案工作由部門檔案管理員分管，在工作上接收檔案管理人員監(jiān)督和指導(dǎo)，然而在多人協(xié)作的過程中，易發(fā)生檔案泄露事件。
3）檔案借閱規(guī)范需進一步優(yōu)化：為確保檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，檔案出借及追回，需要經(jīng)過各相關(guān)部門審批，檔案利用、出借非常繁瑣。
4）人力管檔提升空間大：靠人力進行管檔，比較容易出現(xiàn)檔案編號錯誤，錯歸、漏歸，無法追責(zé)等情況，此類人力管檔的方式有較大的提升空間。
03會博通文檔一體化管理平臺：一體化，更便捷
1）文檔檔案全生命周期管理：文檔是檔案的前身、檔案是文檔的結(jié)果。使用會博通文檔一體化管理平臺，可以實現(xiàn)文件從草擬、到審批、鑒定、歸檔等全生命周期管理。文書工作全線在系統(tǒng)上完成的工作模式，可以使企業(yè)內(nèi)部文檔檔案工作更為科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)。
2）細粒化權(quán)限管理：會博通文檔一體化管理系統(tǒng)，提供細?；臋?quán)限管理功能。從人的角度出發(fā)，系統(tǒng)管理員可以賦予不同組織、部門、乃至具體人員相應(yīng)的訪問權(quán)限。從文檔、檔案角度來說，系統(tǒng)管理員也可以直接設(shè)置某一類型檔案或具體檔案可供訪問的權(quán)限。
3）線上線下文檔借閱服務(wù)：為方便實體文檔與電子文檔借閱，會博通提供了線上加線下的靈活借閱模式。如果是實體文檔，可以直接下線上提交申請，線下申領(lǐng)；如果是電子文檔，提交申請和文檔申領(lǐng)可全部通過線上完成。
4）智能化輔助、操作更省心：會博通文檔一體化管理平臺可為用戶提供了輔助文件編號編制、檔號自動查重、歸檔工作量統(tǒng)計等功能。比如當(dāng)檔案管理員不小心設(shè)置重復(fù)檔號時，系統(tǒng)就會自動彈窗提示，避免因檔案員粗心而造成紕漏。
萬寶集團文檔一體化管理平臺的設(shè)立，對于加強企業(yè)檔案工作的科學(xué)管理、提升檔案工作水平，維護檔案工作的完整與安全、有效收集、保管和利用檔案，充足發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理、科研中的作用有顯著成效。此次文檔一體管理項目得到主管部門的認(rèn)可，是對萬寶集團的肯定，也是對會博通的肯定，后續(xù)萬寶集團和會博通將加強合作，充分發(fā)揮文檔、檔案作用，為社會創(chuàng)造更多價值。
廣州萬寶集團有限公司是中國大型現(xiàn)代化企業(yè)之一，是中國家電行業(yè)中最早、最具規(guī)模的家電制冷設(shè)備和產(chǎn)品研發(fā)制造中心。職工1萬多名，年產(chǎn)值達100億元，擁有廣州人和、從化、番禺及青島、合肥、海寧、河南民權(quán)等七大生產(chǎn)基地。
廣州萬寶集團建有國家級企業(yè)技術(shù)中心和廣東省供貨才能技術(shù)研究開發(fā)中心，設(shè)立了博士后科研工作站。廣州萬寶擁有“中國馳名商標(biāo)”、“最具市場力品牌”——“萬寶”以及“華光”兩大自有品牌，并擁有“萬寶”牌電冰箱、“華光”牌電冰箱壓縮機兩大“中國名牌產(chǎn)品”。廣州萬寶積極塑造國際品牌的形象，在多個國家和地區(qū)注冊商標(biāo)，銷售網(wǎng)絡(luò)覆蓋海外各主要市場。廣州萬寶連年位列中國企業(yè)500強。
02客戶痛點
1）文檔檔案數(shù)量多種類雜：集團型企業(yè)在日常工作中直接形成的文檔檔案數(shù)量多、種類雜。各部門在工作中直接形成的具有保留價值的多種文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)、圖紙等形式各異的材料，都要要納入保管范圍，工作量大，容易遺漏。
2）需進一步提升檔案安全：原則上，工作活動中形成的檔案，應(yīng)集中到答案管理部門統(tǒng)一管理，不得分散保留。各部門檔案工作由部門檔案管理員分管，在工作上接收檔案管理人員監(jiān)督和指導(dǎo)，然而在多人協(xié)作的過程中，易發(fā)生檔案泄露事件。
3）檔案借閱規(guī)范需進一步優(yōu)化：為確保檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，檔案出借及追回，需要經(jīng)過各相關(guān)部門審批，檔案利用、出借非常繁瑣。
4）人力管檔提升空間大：靠人力進行管檔，比較容易出現(xiàn)檔案編號錯誤，錯歸、漏歸，無法追責(zé)等情況，此類人力管檔的方式有較大的提升空間。
03會博通文檔一體化管理平臺：一體化，更便捷
1）文檔檔案全生命周期管理：文檔是檔案的前身、檔案是文檔的結(jié)果。使用會博通文檔一體化管理平臺，可以實現(xiàn)文件從草擬、到審批、鑒定、歸檔等全生命周期管理。文書工作全線在系統(tǒng)上完成的工作模式，可以使企業(yè)內(nèi)部文檔檔案工作更為科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)。
2）細粒化權(quán)限管理：會博通文檔一體化管理系統(tǒng)，提供細?；臋?quán)限管理功能。從人的角度出發(fā)，系統(tǒng)管理員可以賦予不同組織、部門、乃至具體人員相應(yīng)的訪問權(quán)限。從文檔、檔案角度來說，系統(tǒng)管理員也可以直接設(shè)置某一類型檔案或具體檔案可供訪問的權(quán)限。
3）線上線下文檔借閱服務(wù)：為方便實體文檔與電子文檔借閱，會博通提供了線上加線下的靈活借閱模式。如果是實體文檔，可以直接下線上提交申請，線下申領(lǐng)；如果是電子文檔，提交申請和文檔申領(lǐng)可全部通過線上完成。
4）智能化輔助、操作更省心：會博通文檔一體化管理平臺可為用戶提供了輔助文件編號編制、檔號自動查重、歸檔工作量統(tǒng)計等功能。比如當(dāng)檔案管理員不小心設(shè)置重復(fù)檔號時，系統(tǒng)就會自動彈窗提示，避免因檔案員粗心而造成紕漏。
萬寶集團文檔一體化管理平臺的設(shè)立，對于加強企業(yè)檔案工作的科學(xué)管理、提升檔案工作水平，維護檔案工作的完整與安全、有效收集、保管和利用檔案，充足發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理、科研中的作用有顯著成效。此次文檔一體管理項目得到主管部門的認(rèn)可，是對萬寶集團的肯定，也是對會博通的肯定，后續(xù)萬寶集團和會博通將加強合作，充分發(fā)揮文檔、檔案作用，為社會創(chuàng)造更多價值。
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