學校檔案管理平臺上線！哈爾濱師范大學X會博通，讓檔案知識惠及每一個人
2023/4/7 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 698
最近，由會博通參與承建的哈爾濱師范大學（簡稱：哈師大）檔案信息化建設項目，已經(jīng)圓滿落地。該檔案信息化建設項目涵蓋內(nèi)外部兩個平臺。雙平臺上線后，學校教職工、學生、社會各界人士，均可通過平臺接口，共同參與學校管檔、用檔事物。
哈爾濱師范大學是一所以教師教育為特色，文、理、藝、經(jīng)、管等多學科協(xié)調(diào)發(fā)展的省屬重點大學。成立于1951年，現(xiàn)擁有江南、江北兩個校區(qū)，建有以文博館為核心的四館一體的展覽中心，圖書館館藏文獻總量1000余萬冊，是“全國重點古籍保護單位”。檔案信息化建設項目落成，對于全國、乃至全世界檔案知識普及，具有重要的歷史文化意義。
01“雙平臺”檔案管理，讓檔案知識惠及每一個人
“對內(nèi)+對外”雙平臺檔案管理模式，不僅能承載哈師大歷年來的學校教職工檔案信息，實現(xiàn)學校內(nèi)部運轉檔案管理，也能夠便捷管理校內(nèi)館藏文獻，為社會各界人士提供檔案服務。
內(nèi)部需求以學校綜合檔案管理系統(tǒng)承接。教職工可通過該平臺隨時訪問學校內(nèi)部教案、課件、電子圖書、科研成果、知識產(chǎn)權論文等于教育教學相關的檔案資料。哈師大校內(nèi)26個學院（部）、82個本科專業(yè)、1700余名專任教師均可訪問該平臺，校務運轉便利度得以直線提升。
外部需求以檔案信息網(wǎng)承接。檔案信息網(wǎng)以供網(wǎng)站調(diào)用的公開檔案庫為基礎，社會各界人士可直接通過網(wǎng)站，進行檔案搜索、檔案管理、檔案捐贈等服務。此外在檔案信息網(wǎng)還可以進行校園資訊等內(nèi)容的輸出與管理，成為學校向外展示的窗口。
02多庫多端口多權限，“千人千面”的學校檔案管理平臺
哈師大學校檔案信息化體系，在構建之初聚焦于“檔案普及率”、“人群精準度”、“檔案安全性”3個要點，選定了多庫多端口多權限的落地方案。如今，建成的體系平臺可按人群標簽進行權限劃分并支持多終端訪問。
多庫，指的是不同的檔案庫。這些檔案庫針對不同的人群，可分為公開庫、網(wǎng)站內(nèi)容管理庫、文件資料庫、資料庫、人事檔案庫、綜合檔案庫、視頻庫、圖片庫等。
多端口，指的是用戶可以在不同的端口登入會博通學校檔案管理系統(tǒng)，端口共有web端（包括后臺端口，以及會博通專門對外開放的網(wǎng)頁端口），以及手機端（包括APP和微信小程序）。其中會博通專門為哈師大開發(fā)的哈爾濱師范大學檔案信息網(wǎng)，面向社會各界人士開通，通過該端口，任何人都可以依權限瀏覽哈師大檔案咨詢，參與哈師大檔案捐贈、檔案管理等工作。
多權限指的是，細?；臋嘞蘅刂啤┩▽W生檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)需求靈活配置用戶權限，保證每一個人都有機會管檔、用檔。系統(tǒng)操作權限可根據(jù)需求自主設定：若賬戶關聯(lián)人為院校負責人，管理權限可設置為覆蓋所有功能模塊；若賬戶關聯(lián)人為檔案管理組成員，操作權限可局限在檔案管理功能上。
03檔案采集、移交、接收、歸檔全面標準化
一個高校的檔案管理體制機制與城市里的檔案館類似，具有多級管理的特點，采用的均是“統(tǒng)一規(guī)范，多級管理”的原則，即每個歸檔單位都配備檔案管理員，按照學校的“統(tǒng)一規(guī)范”要求對檔案進行歸檔。
哈師大的各個歸檔單位都遵循“誰形成，誰歸檔”原則，按照規(guī)范性文件要求收集及整理檔案，通過會博通即可對紙質(zhì)、電子文件同時發(fā)起歸檔流程，向對應的管理單位進行移交。
04高效知識搜索引擎，可識別圖片文字
為方便圖片、PDF文件搜索，哈師大定制了OCR服務。OCR功能配置好之后，用戶在上傳圖片文件時，系統(tǒng)將會分配一個后臺任務，在系統(tǒng)空閑的時候，對文件進行識別成為文本文件，以方便系統(tǒng)進行全文檢索和再利用。
現(xiàn)在，哈師大教職工通過綜合檔案系統(tǒng)中的組合搜索、關鍵詞搜索、二次搜索，已經(jīng)可以快速查找到所需資料了。
05定制電子歸檔章，異地蓋章安全便捷
在檔案管理方面，考慮到電子印章的安全性和便捷性，哈師大跟會博通定制了電子歸檔章。這一需求，恰好與近期《國務院辦公廳關于加快推進電子證照擴大應用領域和全國互通互認的意見》中提及的，要提升電子印章支撐保障能力的意見，不謀而合。
會博通綜合檔案管理系統(tǒng)中的電子印章功能，可采用數(shù)字簽名技術，具有和傳統(tǒng)印章相同的法律效力。
06學校檔案全面數(shù)字化，助力檔案的知識化管理
學校綜合檔案涉及類型比較廣，涵蓋教學計劃、教案、科研活動記載、教學總結、實踐性教學方案等在內(nèi)的教務資料，也包含思政工作、精神文明建設、學生學籍管理、財務收支狀況等管理資料，還包括校舍維修、校園建設等基建資料。
視頻文件既能夠批量導入，也可以無插件播放，貼合全媒體時代發(fā)展需求，實現(xiàn)從檔案管理到知識管理的躍升。
哈師大采用會博通檔案管理軟件進行的檔案信息化建設，不是一個單獨的檔案管理建設，作為一個綜合管理平臺，起著中間承接的關鍵作用，內(nèi)部的較保密的檔案，可根據(jù)內(nèi)部用戶給予對應權限的開放去進行規(guī)范利用。對于可公開的檔案通過網(wǎng)站建設去進行有效的展示，讓更多的人對于哈師大有更多的了解。
（哈爾濱師范大學）
哈爾濱師范大學是一所以教師教育為特色，文、理、藝、經(jīng)、管等多學科協(xié)調(diào)發(fā)展的省屬重點大學。成立于1951年，現(xiàn)擁有江南、江北兩個校區(qū)，建有以文博館為核心的四館一體的展覽中心，圖書館館藏文獻總量1000余萬冊，是“全國重點古籍保護單位”。檔案信息化建設項目落成，對于全國、乃至全世界檔案知識普及，具有重要的歷史文化意義。
01“雙平臺”檔案管理，讓檔案知識惠及每一個人
“對內(nèi)+對外”雙平臺檔案管理模式，不僅能承載哈師大歷年來的學校教職工檔案信息，實現(xiàn)學校內(nèi)部運轉檔案管理，也能夠便捷管理校內(nèi)館藏文獻，為社會各界人士提供檔案服務。
內(nèi)部需求以學校綜合檔案管理系統(tǒng)承接。教職工可通過該平臺隨時訪問學校內(nèi)部教案、課件、電子圖書、科研成果、知識產(chǎn)權論文等于教育教學相關的檔案資料。哈師大校內(nèi)26個學院（部）、82個本科專業(yè)、1700余名專任教師均可訪問該平臺，校務運轉便利度得以直線提升。
（哈爾濱師范大學檔案管理平臺）
外部需求以檔案信息網(wǎng)承接。檔案信息網(wǎng)以供網(wǎng)站調(diào)用的公開檔案庫為基礎，社會各界人士可直接通過網(wǎng)站，進行檔案搜索、檔案管理、檔案捐贈等服務。此外在檔案信息網(wǎng)還可以進行校園資訊等內(nèi)容的輸出與管理，成為學校向外展示的窗口。
（哈爾濱師范大學檔案信息網(wǎng)）
02多庫多端口多權限，“千人千面”的學校檔案管理平臺
哈師大學校檔案信息化體系，在構建之初聚焦于“檔案普及率”、“人群精準度”、“檔案安全性”3個要點，選定了多庫多端口多權限的落地方案。如今，建成的體系平臺可按人群標簽進行權限劃分并支持多終端訪問。
（依權限展示的會博通平臺）
多庫，指的是不同的檔案庫。這些檔案庫針對不同的人群，可分為公開庫、網(wǎng)站內(nèi)容管理庫、文件資料庫、資料庫、人事檔案庫、綜合檔案庫、視頻庫、圖片庫等。
多端口，指的是用戶可以在不同的端口登入會博通學校檔案管理系統(tǒng)，端口共有web端（包括后臺端口，以及會博通專門對外開放的網(wǎng)頁端口），以及手機端（包括APP和微信小程序）。其中會博通專門為哈師大開發(fā)的哈爾濱師范大學檔案信息網(wǎng)，面向社會各界人士開通，通過該端口，任何人都可以依權限瀏覽哈師大檔案咨詢，參與哈師大檔案捐贈、檔案管理等工作。
（檔案權限管理）
多權限指的是，細?；臋嘞蘅刂啤┩▽W生檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)需求靈活配置用戶權限，保證每一個人都有機會管檔、用檔。系統(tǒng)操作權限可根據(jù)需求自主設定：若賬戶關聯(lián)人為院校負責人，管理權限可設置為覆蓋所有功能模塊；若賬戶關聯(lián)人為檔案管理組成員，操作權限可局限在檔案管理功能上。
03檔案采集、移交、接收、歸檔全面標準化
一個高校的檔案管理體制機制與城市里的檔案館類似，具有多級管理的特點，采用的均是“統(tǒng)一規(guī)范，多級管理”的原則，即每個歸檔單位都配備檔案管理員，按照學校的“統(tǒng)一規(guī)范”要求對檔案進行歸檔。
（哈師大檔案移交業(yè)務流程）
哈師大的各個歸檔單位都遵循“誰形成，誰歸檔”原則，按照規(guī)范性文件要求收集及整理檔案，通過會博通即可對紙質(zhì)、電子文件同時發(fā)起歸檔流程，向對應的管理單位進行移交。
04高效知識搜索引擎，可識別圖片文字
為方便圖片、PDF文件搜索，哈師大定制了OCR服務。OCR功能配置好之后，用戶在上傳圖片文件時，系統(tǒng)將會分配一個后臺任務，在系統(tǒng)空閑的時候，對文件進行識別成為文本文件，以方便系統(tǒng)進行全文檢索和再利用。
（會博通高效搜索引擎介紹）
現(xiàn)在，哈師大教職工通過綜合檔案系統(tǒng)中的組合搜索、關鍵詞搜索、二次搜索，已經(jīng)可以快速查找到所需資料了。
（會博通全文檢索引擎）
除資料搜索外，教職工還可以結合系統(tǒng)上的流程管理功能，對搜索出來的文件進行各種業(yè)務流程處理。比如當某用戶無法查看權限范圍以外的案卷時，可以通過流程審批的方式，申請瀏覽或借閱。
05定制電子歸檔章，異地蓋章安全便捷
在檔案管理方面，考慮到電子印章的安全性和便捷性，哈師大跟會博通定制了電子歸檔章。這一需求，恰好與近期《國務院辦公廳關于加快推進電子證照擴大應用領域和全國互通互認的意見》中提及的，要提升電子印章支撐保障能力的意見，不謀而合。
（檔案電子歸檔章）
會博通綜合檔案管理系統(tǒng)中的電子印章功能，可采用數(shù)字簽名技術，具有和傳統(tǒng)印章相同的法律效力。
06學校檔案全面數(shù)字化，助力檔案的知識化管理
學校綜合檔案涉及類型比較廣，涵蓋教學計劃、教案、科研活動記載、教學總結、實踐性教學方案等在內(nèi)的教務資料，也包含思政工作、精神文明建設、學生學籍管理、財務收支狀況等管理資料，還包括校舍維修、校園建設等基建資料。
（學校知識資源管理）
07紙質(zhì)檔案與電子、多媒體檔案的集中統(tǒng)一管理
（哈爾濱師范大學檔案管理系統(tǒng)功能界面截圖）
視頻文件既能夠批量導入，也可以無插件播放，貼合全媒體時代發(fā)展需求，實現(xiàn)從檔案管理到知識管理的躍升。
哈師大采用會博通檔案管理軟件進行的檔案信息化建設，不是一個單獨的檔案管理建設，作為一個綜合管理平臺，起著中間承接的關鍵作用，內(nèi)部的較保密的檔案，可根據(jù)內(nèi)部用戶給予對應權限的開放去進行規(guī)范利用。對于可公開的檔案通過網(wǎng)站建設去進行有效的展示，讓更多的人對于哈師大有更多的了解。
我們欣喜于看到學校檔案管理，正一步步朝著智能化、便利化的方向發(fā)展，希望后續(xù)跟哈師大有更精彩的檔案應用場景的碰撞，也希望數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)在更多的學校落地應用，讓檔案創(chuàng)造更多智識上的價值！
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